Rôles et responsabilités des équipes de projet

Lignes directrices pour les projets relatifs aux locaux et aux biens

• Équipes de projet – Renseignements généraux
• Membres de l'équipe de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
  • Chef de projet
  • Gestionnaire des locaux / Conseiller, Services aux clients (CSC)
  • Gestionnaire de projet
  • Gestionnaire de la conception des services d'architecture et de génie
  • Expert technique des services d'architecture et de génie
  • Agent de location
  • Approvisionnements – Agent ou spécialiste des approvisionnements
  • Gestionnaire des biens et gestionnaire des immeubles et des installations
  • Évaluateur
  • Propriétaire-investisseur / Analyste financier*
  • Agent de déménagement (si nécessaire)
  • Client
  • Gestionnaire de la mise en service
• Annexe A – Réunions de l'équipe de projet
• Annexe B – Ordre du jour de la réunion de lancement de l'équipe de projet
• Annexe C – Ordre du jour des réunions d'avancement de l'équipe de projet

Équipes de projet – Renseignements généraux

Les équipes de projet représentent un véhicule de communication interne de renseignements pertinents et essentiels relatifs à l'élaboration et à la réalisation de projets et d'activités continues connexes.

Les présentes lignes directrices visent à préciser le concept des équipes de projet ainsi que les rôles et les responsabilités des membres de celles-ci.

La taille et la composition des équipes responsables de projets sont déterminées par le chef de projet (ou le gestionnaire de projet dans le cas des projets financés par d'autres ministères) et varient selon l'importance, la complexité et le type de projet immobilier. Le rôle des membres des équipes de projet peut aussi varier. Toutefois, les descriptions ci-dessous correspondent aux rôles et aux responsabilités clés de postes courants.

Membres de l'équipe de TPSGC

Chef de projet

Le chef de projet représente les intérêts de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) ou du principal parrain au sein de l'équipe de projet. Pour les projets relatifs aux locaux, le chef de projet est habituellement un gestionnaire des locaux ou un conseiller, Services aux clients. Pour les projets relatifs aux biens dans un bâtiment de la Couronne dont TPSGC est responsable, le chef de projet est habituellement un gestionnaire immobilier. Pour les grands projets de l'État, le directeur de projet représente le chef de projet. Finalement, pour les projets relatifs aux biens et financés par d'autres ministères, le représentant du ministère client agit comme chef de projet.

Le chef de projet est responsable de tous les aspects du projet et de la direction de celui-ci durant le cycle de vie du Système national de gestion de projet (SNGP), de l'étape de début jusqu'à la clôture de l'étape de réalisation de projet. Il doit aussi obtenir l'approbation et le financement nécessaires à la réalisation du projet et doit assurer le leadership global de l'équipe de projet. Pour ce faire, il effectue une surveillance continue du projet afin de s'assurer, avec l'aide d'un analyste financier, que le niveau de financement approuvé est respecté. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

• d'agir comme la principale personne-ressource de TPSGC tout au long de la durée du projet;
• de gérer les activités des étapes de début et d'identification de projet conformément au SNGP, et assurer la production et l'approbation de l'énoncé des exigences, du plan préliminaire de projet, du rapport de faisabilité, du rapport d'analyse des investissements (RAI), de l'évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP), de l'arrêté de projet et du document de clôture de l'identification;
• de recevoir les exigences du client et de déterminer, de planifier et d'élaborer les modalités de la portée, de la date de mise en service et du budget (y compris tous les coûts du projet pertinents, liés notamment aux communications, aux activités des intervenants, à l'environnement et aux biens immobiliers), ainsi que de préparer et de soumettre des rapports d'étape à l'autorité compétente;
• de présenter des demandes à chaque secteur d'activité en vue de l'affectation des membres de l'équipe et d'organiser la première réunion de l'équipe de projet après l'établissement de l'énoncé des exigences;
• d'organiser et de présider les réunions de l'équipe lors des étapes de début et d'identification de projet, et de rédiger le compte rendu de ces réunions;
• d'effectuer des recherches et de recueillir des renseignements et des données de la part de toutes les unités en vue de l'élaboration des produits livrables de l'étape d'identification de projet; cela implique de consulter les membres de l'équipe de projet au sujet de leurs domaines d'expertise, et d'établir le calendrier et les coûts du projet en collaboration avec eux;
• de s'assurer que les approbations et le financement du client sont obtenus dans le respect de l'échéancier du projet;
• d'examiner les demandes de non-conformité par rapport aux Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relative à l'initiative Milieu de travail 2.0, et d'obtenir les approbations nécessaires;
• d'examiner dans les détails les propositions visant à modifier des objectifs de projet en raison de changements apportés aux facteurs externes ou internes, et de présenter ces modifications et des rapports sur l'état d'avancement aux fondés de pouvoir d'approbation de projet;
• de faire appel à un agent de location pour la recherche des espaces à louer;
• d'assurer la liaison avec l'équipe de gestion immobilière pendant la durée du bail en ce qui concerne les questions qui pourraient avoir une répercussion sur l'administration des baux;
• de s'assurer que les fonds alloués au projet sont disponibles et que des prévisions précises sont établies durant les diverses phases du projet;
• d'interpréter les besoins opérationnels du client et les objectifs plus larges du gouvernement, et de valider le produit final prévu du projet dans ce contexte;
• d'assurer une surveillance de tous les aspects internes du projet, y compris la supervision générale du cadre de gestion du projet, afin de veiller à l'atteinte de tous les objectifs approuvés du projet;
• de faire en sorte que le gestionnaire de projet assure une planification adéquate du projet en fonction de son envergure, de sa portée, de sa complexité, des risques, de la visibilité et des besoins administratifs;
• d'aviser, s'il y a lieu, les autres ministères ou organismes fédéraux qui peuvent être touchés par un projet particulier et les inviter à assumer un rôle actif ou un rôle de coordination, selon le cas;
• d'entretenir, dans le cadre de projets comportant plusieurs clients, des relations avec la haute direction du ministère parrain et des ministères participants, et de servir de porte-parole pour le projet;
• de participer aux réunions du comité consultatif sur l'examen de projets, tel que spécifié dans la Procédure du SNGP de la DGBI concernant l'examen de projets;
• de veiller à ce que le processus officiel de leçons apprises soit entrepris et achevé, tel que spécifié dans la Procédure du SNGP relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers.

Gestionnaire des locaux / Conseiller, Services aux clients (CSC)

Le gestionnaire des locaux / CSC assure une liaison entre le ministère client et TPSGC et doit posséder une connaissance approfondie des activités, de la culture et des besoins du ministère occupant. Il joue un rôle de premier plan pour ce qui est de communiquer à l'équipe de projet les exigences du client en matière d'opérations et de locaux et de contribuer à leur atteinte. De plus, le gestionnaire des locaux / CSC assume souvent les tâches du chef de projet. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

• de recevoir les exigences du client, de fournir des données historiques et de participer à l'élaboration de la portée des travaux, du calendrier, de l'estimation des coûts et du RAI;
• d'effectuer des recherches et de recueillir des renseignements en vue de l'élaboration du RAI;
• d'obtenir les approbations et le financement révisés du client et des représentants de TPSGC, le cas échéant;
• de s'assurer que les approbations et le financement du client sont obtenus dans le respect de l'échéancier du projet;
• d'examiner les demandes de non-conformité par rapport aux Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relative à l'initiative Milieu de travail 2.0, et d'obtenir les approbations nécessaires;
• d'assurer la liaison avec l'équipe de projet et avec le client tout au long du cycle de vie du projet;
• d'obtenir les signatures d'approbation du ministère client;
• d'interpréter les besoins opérationnels du client et les objectifs plus larges du gouvernement, et de valider le produit final prévu du projet dans ce contexte;
• de contribuer au processus des leçons apprises.

Gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet est chargé de gérer quotidiennement et de façon plus détaillée les activités liées au projet. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

• d'agir à titre d'agent de liaison unique durant la réalisation du projet;
• de gérer les activités de l'étape de réalisation de projet conformément au SNGP, soit :
  • appuyer le chef de projet durant l'élaboration de tous les produits livrables de l'étape d'identification de projet;
  • préparer le plan de gestion de projet;
  • présenter la demande visant la tenue d'une réunion du comité consultatif sur l'examen de projet et fournir une copie des documents obligatoires, tel que spécifié dans la Procédure du SNGP de la DGBI concernant l'examen de projets;
  • organiser le projet à l'aide d'outils de planification et d'outils analytiques pour répartir le travail, attribuer les responsabilités et préparer l'échéancier;
  • estimer les avantages et les coûts des options liées au projet;
  • évaluer les risques et prévoir des mesures d'atténuation;
  • assurer la planification pour échelonner le projet, au besoin;
  • consigner les coûts du projet et tenir à jour des prévisions précises dans les systèmes de gestion opérationnelle de TPSGC (p. ex. SIGMA);
  • surveiller l'état d'avancement du projet pour s'assurer que le plan de gestion de projet est respecté et mettre ce dernier à jour, au besoin;
  • présenter des rapports d'étape mensuels à la direction interne (au chef de projet, à l'équipe de projet et au Conseil du Trésor (CT), s'il y a lieu); émettre des commentaires pour l'élaboration de notes d'information, de présentations au CT et d'autres documents, le cas échéant, afin d'offrir du soutien au chef de projet;
  • relever, dans le plan de gestion de projet, des jalons de rendement précis selon lesquels il conviendrait de se retirer du projet ou d'y mettre un terme s'il cessait d'être viable en cours de route.
• de veiller à ce que l'équipe technique soit établie au sein de TPSGC;
• de tirer profit de l'expertise et des conseils techniques des services d'architecture et de génie, des Approvisionnements et des Services environnementaux, ainsi que d'obtenir une orientation en matière d'architecture, de génie, d'information spatiale, de développement durable, de spécifications relatives au mobilier et d'approvisionnement;
• d'obtenir des estimations de coûts de construction et des calendriers de construction (comprenant l'aménagement, le déménagement et les locaux transitoires) pour les projets relatifs aux locaux loués, occupés par l'État et faisant l'objet d'une cession-bail; les coûts du projet comprennent les frais assumés par le client pour le mobilier et les accessoires; le calendrier et les coûts du projet sont fournis aux gestionnaires des locaux pour l'aider à rédiger l'analyse des investissements et sont mis à jour à mesure que le projet progresse;
• de s'assurer que les inspections techniques, les études, les évaluations ou les examens requis sont effectués;
• d'obtenir les plans de l'immeuble de base ou de l'ouvrage fini, de travailler avec les clients (et l'équipe d'architecture et génie si requise) à la conception des locaux (en consultation avec le gestionnaire des locaux) et de retenir les services d'experts-conseils pour la préparation des plans d'amélioration et des spécifications des locataires;
• de gérer le projet, d'attribuer des rôles et des responsabilités et de définir ceux-ci en fonction des modalités énoncées dans les accords internes et interministériels pertinents;
• d'élaborer un plan d'approvisionnement pour les services et les produits qui ne sont pas offerts dans le cadre du bail (y compris les cloisons, le mobilier et le déménagement), et d'établir une méthode d'approvisionnement au moyen d'une consultation avec le gestionnaire de la conception et l'agent d'approvisionnement durant l'étape de réalisation de projet;
• d'élaborer un plan de coûts du projet, ce qui implique d'obtenir des estimations durant les diverses phases du projet (p. ex. l'expert-conseil peut fournit des estimations de catégorie A, B, C ou D ou des coûts d'aménagement, selon les dessins achevés);
• de négocier et de conclure des accords écrits avec les ministères participants, si des activités ou des engagements propres au projet et visant les ressources doivent être étayés, dans un souci d'assurer une gestion efficace du projet;
• de déterminer si une évaluation environnementale doit être réalisée dans le cadre du projet en vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale, et, le cas échéant, de s'assurer que cette évaluation est réalisée avant l'attribution du contrat de construction;
• d'assurer la liaison avec la Division des services de protection contre les incendies de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC), et de soumettre des dessins à l'examen du chef des pompiers (le programme de service-conseil de RHDCC se terminera en mars 2014);
• de prendre les dispositions nécessaires pour publier un appel d'offres à l'intention des locateurs relativement à des améliorations locatives, examiner les soumissions, obtenir une répartition des coûts, s'il y a lieu, négocier les prix, confirmer le calendrier de construction, informer le gestionnaire des locaux ou le chef de projet de tout problème budgétaire et fournir des recommandations au gestionnaire des locaux ou à l'agent de location en ce qui concerne la préparation d'ententes auxiliaires;
• d'organiser, au besoin, des réunions portant sur la construction lors de l'aménagement des locaux des locataires, y participer et rédiger un compte rendu de ces réunions;
• de s'assurer que les stocks de mobilier situés dans les locaux actuels du ministère client sont compris dans la portée des travaux établie par l'expert-conseil;
• de déterminer avec les services d'architecture et de génie si les spécifications relatives au mobilier doivent être rédigées et, dans l'affirmative, de décider de qui est chargé de le faire (à l'interne ou par l'intermédiaire d'un expert-conseil);
• de coordonner des activités d'acquisition de mobilier avec l'administration centrale, les services d'architecture et de génie et l'expert-conseil, et de s'assurer que les spécifications sont achevées en vue de l'appel d'offres;
• de gérer le processus d'approvisionnement, y compris l'élaboration du cadre de référence et des critères d'évaluation, avec l'aide des Approvisionnements et des services d'architecture et de génie, au besoin;
• d'agir à titre d'agent de liaison unique avec l'administration centrale pour les demandes de renseignements techniques relatives à l'approvisionnement en mobilier, et de s'assurer d'inscrire les Approvisionnements en copie conforme lorsque l'on soumet des spécifications relatives au mobilier à l'examen de l'administration centrale ou que l'on sollicite des offres selon une méthode d'approvisionnement de mobilier établie en fonction d'un arrangement en matière d'approvisionnement principal et national;
• de demander l'aide des services d'architecture et de génie ou du gestionnaire de la conception pour réaliser les examens techniques des soumissions relatives au mobilier, pour recueillir les commentaires de l'administration centrale et pour évaluer et recommander l'attribution de contrats (voir les rôles et les responsabilités des Approvisionnements);
• de s'assurer que les inspections relatives au respect des codes, à la construction et au mobilier sont menées par les parties appropriées durant l'aménagement, tel que peuvent l'exiger les diverses autorités compétentes dans le cadre du contrat;
• de documenter les lacunes et de s'assurer qu'elles sont corrigées;
• d'examiner les modifications proposées avec le chef et l'équipe de projet, de s'assurer que les fonds sont disponibles, d'émettre des autorisations de modification, s'il y a lieu, et d'autoriser des paiements pour des améliorations locatives;
• de coordonner le déménagement, et d'assurer la liaison avec le client, le gestionnaire immobilier et le gestionnaire des locaux;
• de prendre les dispositions nécessaires pour assurer la mise en service des locaux après l'emménagement du client;
• de présenter une demande à la Gestion de l'information spatiale pour confirmer le mesurage des locaux et créer des dessins à l'aide de Tech2 en vue de l'élaboration de l'accord d'occupation;
• d'obtenir des dessins d'après exécution de la part du locateur conformément à l'énoncé des travaux et de les soumettre à la Gestion de l'information spatiale;
• de prendre les dispositions nécessaires pour faire installer, entre autres, les panneaux relatifs aux nouveaux locaux (p. ex. le tableau indicateur et les panneaux du hall des ascenseurs) et les drapeaux;
• d'examiner et de coordonner, en collaboration avec le coordonnateur de l'accessibilité, au besoin, l'application des normes d'accessibilité touchant les installations de l'immeuble de base;
• de contribuer au processus des leçons apprises, tel que spécifié dans la Procédure du SNGP relative aux leçons apprises pour les projets immobiliers.

Gestionnaire de la conception des services d'architecture et de génie

Le gestionnaire de la conception est principalement responsable de fournir des conseils stratégiques et techniques relatifs au développement et à la réalisation de projets et de s'assurer que les exigences en matière de services de conception de projet sont d'une qualité qui satisfait aux attentes des intervenants. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

• de consulter le client et le gestionnaire de projet pour établir la portée des services et la composition de l'équipe de gestion de la conception;
• de fournir des commentaires ou de préparer le cadre de référence (énoncé de projet) pour les contrats des consultants;
• de vérifier l'accessibilité, de réaliser les examens de la conception, les examens techniques ainsi que l'assurance de la qualité des documents de conception soumis, et l'examen et l'analyse des locaux éventuellement loués relativement aux exigences de l'Annexe C de la Trousse de documentation pour location à bail;
• de coordonner les activités de l'équipe technique au sein des services d'architecture et de génie;
• de fournir de l'aide et des conseils en préparation des processus d'approvisionnement en services de conception ou en mobilier.

Expert technique des services d'architecture et de génie

L'expert technique est chargé de s'assurer que les aspects techniques et conceptuels du projet sont bien définis et bien communiqués. Il protège les intérêts supérieurs de l'État et veille à ce que les exigences soient conformes aux normes du client et du Ministère, aux exigences réglementaires techniques, aux codes et aux normes connexes. Il s'assure, par l'intermédiaire du processus d'assurance et de contrôle de la qualité, que les fournisseurs de services et les experts-conseils comprennent et appliquent ces règlements à toutes les étapes du projet.

Agent de location

L'agent de location est responsable du processus d'acquisition de locaux loués. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

• de fournir au client et au gestionnaire des locaux des conseils et de l'expertise en matière de biens immobiliers durant la phase de définition des exigences;
• de faire partie d'équipes de projet responsables de la planification, de la mise en œuvre et de la réalisation de projets relatifs à des locaux loués et à des services connexes;
• d'effectuer, au besoin, des analyses financières préliminaires en vue de projets de location dans le cadre du processus d'élaboration de projets;
• de préparer le cadre de référence d'une évaluation d'un contrat pour l'élaboration d'un rapport d'étude du marché ou d'un rapport d'analyse du marché, ou de préparer l'attestation de bail;
• de fournir des services de location et de cession à bail transactionnelles de façon ouverte, équitable et transparente; 
• de diriger les négociations directes concernant l'acquisition de locaux loués, l'annulation de baux et l'établissement de contrats de cession à bail conformément à l'approbation de projet, ou de diriger l'équipe de projet lors de l'annulation de baux sur le plan des contraintes liées aux coûts, aux délais et à la qualité;
• de maintenir l'intégrité des processus de location et d'appel d'offres;
• de publier une demande de renseignements pour recueillir de l'information sur le marché et les locaux disponibles sur celui-ci;
• de préparer et de mettre en œuvre un processus d'appel d'offres à deux étapes, comprenant des demandes de qualification et une offre irrévocable de location ou de construction à des fins de location, relativement à l'acquisition de locaux;
• de faire traduire la demande de renseignements et les demandes de qualification, et d'assurer la coordination du processus avec les Communications ministérielles et les Approvisionnements afin de publier les annonces dans MERX et dans les journaux;
• d'examiner les réponses à la demande de renseignements par rapport aux publications dans MERX et aux avis publics afin de garantir leur conformité et de possiblement rejeter les soumissions portant sur des immeubles non conformes;
• d'organiser et de diriger des visites d'immeubles, d'examiner ceux-ci avec l'équipe de projet et de confirmer la liste d'admissibilité avec le chef de projet et le gestionnaire de projet;
• d'achever la liste d'immeubles acceptables, d'élaborer le document d'invitation à soumissionner, de lancer des invitations aux locateurs d'immeubles présélectionnés et, avec l'aide d'autres spécialistes, de rejeter les soumissions non conformes et d'examiner, d'analyser et d'évaluer les offres reçues;
• de préparer les contrats de location aux fins d'approbation et de signature, et de veiller à ce que les baux soient enregistrés auprès des bureaux d'enregistrement appropriés;
• de surveiller, d'évaluer et d'atténuer les facteurs de risque durant la phase d'acquisition, et de mener des négociations avec le locateur, s'il y a lieu, en ce qui concerne les retards dans la construction ou la non-exécution des travaux par le locateur;
• de représenter le Ministère ou le client lors de réunions avec les propriétaires des immeubles, les entrepreneurs et les représentants afin de discuter d'enjeux relatifs aux projets de location ou de les résoudre;
• d'achever les ententes auxiliaires durant la phase de conception et d'aménagement du projet, en collaboration avec l'agent ou le gestionnaire de projet et le chef de projet, et de veiller à l'application de ces ententes et des autorisations de modification connexes; cette responsabilité ne s'applique que dans certaines régions.

Approvisionnements – Agent ou spécialiste des approvisionnements

L'agent ou le spécialiste des approvisionnements fournit des conseils et des directives au sujet des outils d'approvisionnement disponibles (p. ex. les offres à commandes, les arrangements en matière d'approvisionnement, MERX) par rapport aux diverses catégories de services, de mobilier et d'ameublement de bureau. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

• de fournir à l'équipe de projet de l'expertise et des conseils relatifs aux outils et aux processus d'approvisionnement en mobilier disponibles durant la phase de définition des exigences;
• de fournir des calendriers estimatifs pour tout le processus d'approvisionnement en mobilier durant la phase de définition des exigences;
• d'agir à titre d'agent de liaison avec la Division des produits de l'ameublement de l'administration centrale en ce qui concerne les questions et les directives sur les outils et les enjeux contractuels;
• d'aider le gestionnaire de projet à élaborer un plan d'approvisionnement en mobilier et en services d'installation qui ne sont pas fournis dans le cadre du bail (y compris les cloisons, le mobilier et le déménagement);
• d'aider le gestionnaire de projet et le gestionnaire de la conception à élaborer l'énoncé des travaux relatif au mobilier requis;
• d'acheter le mobilier, dans la limite de ses pouvoirs, et d'assurer la liaison avec le gestionnaire de projet lors de la diffusion des documents d'appel d'offres; les Approvisionnements doivent examiner (assurance de la qualité) les documents de demande de soumissions ainsi que la recommandation du gestionnaire de projet quant à l'attribution du contrat jusqu'à ce que le gestionnaire de projet reçoive le Barème 1 relative au pouvoir délégué l'autorisant à avoir recours à un arrangement en matière d'approvisionnement. Si tout est en ordre, les Approvisionnements doivent attribuer le contrat en fonction de leurs pouvoirs de passation de contrats; lorsque la Gestion de projet reçoit l'autorisation, les Approvisionnements doivent effectuer une assurance de la qualité de façon ponctuelle;
• de fournir des directives relatives à l'établissement des critères d'évaluation des soumissions, de la méthode de sélection de l'entrepreneur et des spécifications relatives au mobilier; 
• de diriger l'appel d'offres, d'examiner les soumissions, d'obtenir une ventilation des prix, s'il y a lieu, d'attribuer les contrats ou les commandes subséquentes et de gérer les contrats relatifs aux exigences dépassant les limites des commandes subséquentes à l'offre à commande ou à l'arrangement en matière d'approvisionnement, dépassant les pouvoirs du gestionnaire de projet ou dépassant les pouvoirs liés aux outils d'approvisionnement actuels.

Un résumé des principales responsabilités de l'agent de négociation des marchés de l'Attribution des marchés immobiliers se trouve dans le Manuel de la gestion des approvisionnements – Cadre de responsabilisation pour la gestion des marchés immobiliers.

Gestionnaire des biens et gestionnaire des immeubles et des installations

Le gestionnaire des biens et le gestionnaire des immeubles et des installations sont chargés de gérer le fonctionnement et l'entretien des immeubles et des installations appartenant à l'État, loués ou sous la garde d'un ministère. Ils peuvent avoir, entre autres, comme responsabilité :

• de réaliser les projets relatifs aux services aux locataires et aux biens;
• de gérer tous les aspects liés à l'exécution des ententes de location auxiliaires, y compris l'Annexe C de la Trousse de documentation pour location à bail;
• de participer en tant que membre à part entière de l'équipe de projet aux réunions de celle-ci pour veiller à l'intégrité des biens, et de fournir des conseils au sujet de la fonctionnalité opérationnelle dans le cadre du projet;
• d'assurer la mise hors service des locaux inoccupés (c.-à-d. d'aviser le locateur des dates de déménagement, de réserver les ascenseurs et d'effectuer une revue générale avec le preneur à bail et le ministère client après le déménagement);
• d'administrer les nouveaux baux, y compris s'assurer que le preneur à bail répond aux modalités du bail tout au long de la durée du contrat;
• d'autoriser les paiements de loyer, et d'examiner et d'approuver les demandes d'indexation des loyers;
• de fournir au Centre national d'appels de service des coordonnées relatives au bail, et de contribuer à la résolution des problèmes quotidiens qui pourraient survenir;
• d'offrir des conseils au gestionnaire de projet concernant la portée des travaux proposée;
• de participer, en tant que membre clé, à l'équipe d'inspection de la mise en service, de s'assurer que chaque immeuble qui a fait l'objet de travaux de modernisation est prêt pour les occupants, et de veiller à l'entière conformité au bail dans le cas d'un projet de location en faisant appel à ressources spécialisées au besoin;
• de participer aux évaluations de nouvelles acquisitions proposées dans le cadre du projet;
• de donner des conseils et des renseignements sur l'immeuble de base, au besoin, et de contribuer à la coordination des mises à niveau de l'immeuble de base et des exigences du client en matière de sécurité pour les immeubles appartenant à l'État;
• d'aider à coordonner les travaux d'aménagement (dans les immeubles appartenant à l'État) afin de réduire le plus possible les répercussions sur les occupants de l'immeuble;
• de veiller notamment à la continuité des activités quotidiennes de l'immeuble et à la prestation de services de soutien pour des travaux de nettoyage additionnels et de services de chauffage, de ventilation et de conditionnement d'air après les heures normales de travail;
• de veiller à ce que les fonds nécessaires au fonctionnement, à l'entretien, aux projets et aux immobilisations prévus pendant l'exercice soient engagés;
• d'aider le gestionnaire de projet et le gestionnaire de la mise en service à cibler les lacunes de l'immeuble à mesure de l'exécution des travaux, et de surveiller tous les travaux effectués en vue de corriger ces lacunes, de manière à ce que le gestionnaire des biens de TPSGC, le fournisseur de services Autres formes de prestation de services (AFPS) et l'équipe de projet de TPSGC soient entièrement satisfaits;
• d'informer le locataire de ses responsabilités à l'égard de l'élaboration d'un plan d'évacuation et d'intervention d'urgence en collaboration avec le service d'incendie municipal;
• d'examiner les plans des entrepreneurs en matière de santé et de sécurité afin de s'assurer qu'ils cadrent avec le plan d'évacuation d'urgence de l'immeuble de base;
• de servir d'agent de liaison entre le gestionnaire de projet et le fournisseur de services AFPS;
• de fournir des connaissances et des renseignements sur les conditions locales des locaux actuels durant la phase de définition de projet (p. ex. examen du rendement de l'immeuble);
• de participer aux visites et aux inspections des immeubles, le cas échéant.

Évaluateur

L'évaluateur offre une expertise en matière d'évaluation à TPSGC et aux autres ministères lorsqu'ils exécutent des opérations immobilières, comme l'achat et la vente de biens, la location de locaux et l'évaluation d'une construction, d'un achat ou d'une location pour déterminer si cela est dans l'intérêt supérieur de l'État. Il fournit également aux intervenants internes de précieux services d'évaluation qui sont requis pour préparer des documents comme le Plan de gestion des biens immobiliers (PGBI) et le RAI. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

• d'évaluer les renseignements tirés des rapports d'analyse du marché et de les fournir à la Location et au gestionnaire des locaux en vue de l'élaboration du RAI;
• d'informer le gestionnaire des locaux et la Location de retards dans l'obtention des rapports d'analyse du marché, et de connaître les répercussions de ces retards sur le calendrier;
• de fournir au gestionnaire des locaux des prévisions du financement nécessaire pour obtenir les rapports d'analyse du marché, et de tenir à jour des prévisions précises dans SIGMA.

Propriétaire-investisseur / Analyste financier*

Le groupe de propriétaire-investisseur est le « banquier » interne de la DGBI qui assure les transferts de fonds entre l'administration centrale et les régions et qui travaille avec les intervenants régionaux afin de transférer le financement alloué qui est nécessaire à la réalisation du programme de la DGBI. Il peut avoir, entre autres, comme responsabilité :

• de contribuer au processus d'approbation du RAI;
• de s'assurer qu'il existe une piste de vérification pour valider les données utilisées dans l'analyse des investissements*;
• d'examiner et de valider les Outils d'investissement financier en immobilier*;
• de s'assurer que toutes les options appropriées ont été analysées*;
• de fournir des analyses financières;
• de veiller à ce qu'une structure de gouvernance appropriée soit mise en œuvre relativement aux approbations régionales;
• de fournir des renseignements sur la façon dont les projets cadrent avec le contexte stratégique, comme des documents tels que la Stratégie d'investissement locale, le PGBI et la Stratégie d'investissement régionale;
• d'assurer la liaison avec l'administration centrale quant à l'approbation de projets nécessitant l'autorisation du Conseil de gestion des investissements, du Comité de gestion des Biens immobiliers, du sous-ministre adjoint ou du sous-ministre, ou l'élaboration d'une présentation au CT ou à la ministre;
• de demander un financement par l'intermédiaire du processus de mise à jour annuelle des niveaux de référence, du cadre de contrôle de l'expansion ou d'une séance d'affectation de fonds dans le cas de baux, ou par l'intermédiaire du système des notes d'information sur les projets d'immobilisations dans le cas de petits ou de grands projets d'immobilisations.

*Rôle de l'analyste financier seulement.

Agent de déménagement (si nécessaire)

L'agent de déménagement de TPSGC offre une aide technique particulière à l'équipe de projet et aux intervenants pour préparer et mener à bien la réinstallation de tous les employés, du mobilier et des équipements.

Client

Le gestionnaire des locaux de TPSGC représente habituellement le client durant les étapes de début et d'identification de projet. On doit demander au client d'autoriser le plan de gestion des locaux préliminaire et de fournir des exigences détaillées en ce qui concerne le câblage, la sécurité et le mobilier tout au long de l'examen de la conception et de l'étape de réalisation de projet.

Gestionnaire de la mise en service

Le gestionnaire de la mise en service de TPSGC peut avoir, entre autres, comme rôle et responsabilité :

• d'offrir des conseils techniques et de planification relativement aux questions de fonctionnement et d'entretien;
• de coordonner les activités de mise en service à toutes les étapes du projet;
• de s'assurer qu'on donne suite aux préoccupations liées au fonctionnement et à l'entretien;
• de fournir une assurance de la qualité;
• d'examiner tous les documents relatifs à la mise en service à toutes les étapes de la réalisation du projet;
• de vérifier l'exactitude des formulaires d'information sur les produits et de vérification du rendement;
• d'obtenir une rétroaction du gestionnaire immobilier et du personnel du fonctionnement et de l'entretien.

Annexe A – Réunions de l'équipe de projet

Remarques :

Énoncé sur l'extensibilité  : Les lignes directrices présentées dans la présente section sont pour des réunions typiques; on ne s'attend pas à ce qu'elles soient appliquées textuellement pour chaque projet. Le niveau de détails et d'efforts est directement proportionnel à l'envergure et à la complexité de chaque projet ou de l'équipe de projet.

Définition d'une réunion  : Dans le même ordre d'idées que l'énoncé ci-dessus, le terme « réunion » peut représenter une rencontre entre de nombreux membres de l'équipe de projet dans une salle de réunion ou simplement une conversation électronique entre deux membres de l'équipe. Tout dépend de l'extensibilité requise.

La réunion de lancement de l'équipe de projet (voir l'Annexe B – Ordre du jour de la réunion de lancement de l'équipe de projet) doit être tenue lors de l'étape de début de projet ou dès que possible après la réception des exigences du client ou l'identification d'un éventuel projet. La participation des membres de l'équipe de projet doit être établie selon l'envergure, la portée, les coûts et la complexité du projet.

Les réunions subséquentes sur l'avancement du projet et sur la réalisation du projet (voir l'Annexe C – Ordre du jour des réunions d'avancement de l'équipe de projet) doivent être tenues durant les autres étapes ou phases du projet. On doit s'assurer que la participation des membres de l'équipe de projet aux réunions correspond à l'objectif de ces réunions tenues durant les étapes ou phases pertinentes du projet.

Les membres de l'équipe de projet doivent tenter de se réunir durant les étapes ou phases de projet ci-dessous.

Début de projet – président habituel : chef de projet

1. Après l'achèvement et l'approbation de l'énoncé des exigences.

Identification de projet – président habituel : chef de projet

1. Avant l'achèvement et l'approbation du plan préliminaire de projet.
2. Avant l'achèvement et l'approbation de l'Évaluation de la complexité et des risques du projet préliminaire pour les projets dont la valeur est supérieure à un million de dollars.
3. Avant l'achèvement et l'approbation du rapport de faisabilité et/ou du RAI.

Réalisation de projet – président habituel : gestionnaire de projet

1. Après l'attribution du contrat de location (le cas échéant) ou avant l'achèvement et l'approbation du plan de gestion de projet.
2. Chaque mois durant la période d'aménagement, afin d'examiner la portée, le calendrier et le budget.
3. Périodiquement durant la mise en œuvre du projet.
4. Lors de l'achèvement du projet.

Annexe B – Ordre du jour de la réunion de lancement de l'équipe de projet

Voici un modèle d'ordre du jour de la réunion de lancement de l'équipe de projet de TPSGC. Cette réunion vise à examiner les renseignements sur le Rapport sur les activités de location planifiées (RALP) du projet, le Plan de gestion des immeubles (PGI), le Plan de gestion des biens immobiliers (PGBI) et la liste de vérification des besoins du client. Les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe doivent aussi être établis ou précisés, et on doit également discuter des exigences du projet, du calendrier, des options pour la prestation de services et des risques prévus.

Selon la complexité du projet, des points à l'ordre du jour proposé peuvent être supprimés, ajoutés ou échelonnés sur plusieurs réunions.

Ordre du jour

1. Présentations
2. Renseignements contextuels sur le projet (examen du RALP, du PGI et du PGBI)
3. Examen du Questionnaire sur les besoins en locaux du client, si le projet concerne des locaux (si le questionnaire n'est pas disponible, on doit organiser une autre réunion pour l'examiner).
   1. Date de début et de fin du projet
   2. Superficie de locaux demandée
   3. Objectif général
   4. Locaux à usage particulier
   5. Équivalents temps plein
   6. Demandes de non-conformité
   7. Limites géographiques
   8. Exigences techniques (surcharge du plancher, génératrice, etc.)
   9. Postes de travail, cloisons et mobilier (exigences et stratégie d'approvisionnement)
   10. Questions d'accessibilité
   11. Sécurité
   12. Nettoyage
   13. Autres questions
4. Rôles et responsabilités
5. Problèmes prévus dans le cadre du projet
6. Risques prévus dans le cadre du projet
7. Processus d'acquisition de locaux (si le projet concerne des locaux)
8. Budget, financement et approbations du projet (niveaux, processus, etc.) – estimation et portée seulement
9. Calendrier du projet (et éventualités)
10. Prochaines étapes
11. Calendrier des réunions ou des téléconférences de l'équipe de projet (heure, lieu, etc.)
12. Points supplémentaires

Annexe C – Ordre du jour des réunions d'avancement de l'équipe de projet

Voici un modèle d'ordre du jour de la réunion d'avancement de l'équipe de projet de TPSGC. Lors de ces réunions, les membres visent à examiner les questions liées au projet et l'avancement de celui-ci par rapport à la portée, au calendrier et au budget.

Selon la complexité du projet, des points à l'ordre du jour proposé peuvent être supprimés ou ajoutés.

Modèle d'ordre du jour de réunion de l'équipe de projet

1. Examen du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la dernière réunion
2. Le point sur l'approbation de projet et montant de celle-ci
3. Dépenses et financement relatifs au projet
   • Cumul annuel, engagements, prévisions
   • Totaux (dépenses et prévisions pluriannuelles)
4. Calendrier du projet
5. Portée du projet
6. Exigences et capacité en matière de ressources
7. Documents relatifs au projet (selon la phase et la complexité du projet, ces documents peuvent consister en l'énoncé des exigences, le rapport de faisabilité, le plan de projet, le RAI, la conception, les dessins, les autorisations de modification, etc.)
8. Problèmes et obstacles relatifs au projet