Gestion des approvisionnements - Domaine de connaissances

Système national de gestion de projet
Projets opérationnels appuyés par les TI

TITRE :

Domaine de connaissances « Gestion des approvisionnements »

1. DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR :

DE 2010

2. AUTORITÉ :

Le présent document est publié avec l'autorisation du sous-ministre, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3. CONTEXTE :

La procédure faisant l'objet du présent document doit être mise en œuvre de pair avec la politique sur le Système national de gestion de projet (SNGP) de TPSGC.

4. OBJECTIF :

Décrire les composantes et les exigences du SNGP qui s'appliquent à la gestion des approvisionnements dans le cadre d'un projet.

5. RENSEIGNEMENTS SUR LA PROCÉDURE :

L'approvisionnement vise à acquérir les biens et les services qui sont nécessaires à la réalisation de la portée d'un projet donné.

L'objectif du plan de gestion des approvisionnements consiste à définir les méthodes que l'équipe de projet emploiera pour gérer les approvisionnements dans le cadre du projet. Ce plan décrit de quelle façon les processus d'approvisionnement seront gérés, depuis la signature d'un contrat jusqu'à sa clôture.

Principes directeurs du Guide des approvisionnements de TPSGC

Le processus d'approvisionnement est fondé sur les cinq principes ci-après, qui sont tirés du Guide des approvisionnements de TPSGC.

• Services à la clientèle
  TPSGC fera tous les efforts raisonnables pour répondre aux besoins opérationnels de ses clients, tout en obtenant la meilleure valeur dans chaque processus d'acquisition.
• Objectifs nationaux
  Les activités relatives aux achats de TPSGC feront progresser les politiques socio-économiques nationales du gouvernement, dans les limites imposées par les obligations liées aux accords commerciaux internationaux.
• Concurrence
  Les acquisitions de TPSGC se feront sur une base concurrentielle, sauf dans des cas exceptionnels.
• Équité
  TPSGC s'assurera que tous les soumissionnaires éventuels, pour un besoin spécifique, sont assujettis aux mêmes conditions.
• Responsabilisation
  TPSGC doit rendre des comptes concernant l'intégrité du processus contractuel. Les clients ont la responsabilité de s'assurer de l'exactitude et de l'intégrité de tous les renseignements transmis à TPSGC concernant leurs exigences.

Objectifs

L'objectif d'un plan de gestion des approvisionnements consiste à décrire l'ensemble du processus d'approvisionnement que l'équipe de projet suivra pour acquérir des biens et des services. Ce plan figurera dans le plan de gestion de projet.

Le présent document vise à :

• décrire le processus de planification des approvisionnements;
• présenter les principales activités d'approvisionnement;
• exposer les hypothèses et les contraintes relatives à l'approvisionnement;
• présenter les organisations du Ministère qui sont responsables de l'approvisionnement;
• décrire le processus d'évaluation des soumissions; et
• définir les rôles et les responsabilités des personnes qui participent au processus.

Processus de gestion des approvisionnements en fonction des étapes et des phases du SNGP

Étape de début de projet

Phase de définition

Les exigences en matière d'approvisionnement ne sont pas établies au cours de cette étape. Un responsable est nommé en vue de la prochaine étape.

Étape d'identification de projet

Phase de lancement

Durant la phase de lancement, le chef de projet produit des estimations de coûts globales relatives à la réalisation des activités de l'étape d'identification. Ces estimations sont incluses dans le Plan préliminaire de projet (PPP). Aucun document d'approvisionnement particulier n'est préparé au cours de cette phase, car aucune option recommandée n'a encore été sélectionnée.

L'équipe de projet pourrait devoir engager des ressources spécialisées provenant de fournisseurs de services en vue d'appuyer son travail au cours de l'étape d'identification et de la phase de définition.

Phase de la faisabilité

Le rapport de la faisabilité comprend les exigences relatives au coût de la phase de réalisation (coûts des immobilisations et coûts opérationnels pertinents.) Des estimations globales des coûts, tenant compte des hypothèses, des contraintes ainsi que des fonds de prévoyance et des réserves pour éventualités, sont fournies pour toutes les options. Si l'une des options prévoit un approvisionnement en biens ou en services, l'exigence doit être décrite clairement, car elle est essentielle à l'analyse subséquente des options.

Il est conseillé d'inclure l'agent des achats de la Direction générale des approvisionnements à cette phase afin d'entreprendre la définition du plan d'approvisionnement et de préciser les exigences en matière d'approvisionnement. Travailler en collaboration dès le début facilitera considérablement le processus d'approvisionnement et les étapes subséquentes s'en trouveront simplifiées.

Phase de l'analyse

L'équipe de projet réalisera des activités d'analyse et préparera des produits livrables à l'appui des décisions afin de recommander une solution parmi les diverses options viables. L'analyse de rentabilisation, qui comprend la solution recommandée, constitue le principal document à produire aux points de vérification de la phase de l'analyse.

Le gestionnaire de projet, en consultation avec l'ensemble des intervenants, préparera plusieurs documents à l'appui du processus d'approvisionnement qui vise à acquérir les biens et les services requis pour réaliser l'option recommandée. Ces produits livrables sont les suivants :

• les exigences en matière de propositions financières et les tableaux de tarification (documents concernant la base de paiement);
• un aperçu du projet et l'énoncé des exigences (document de la Direction des approvisionnements);
• une demande de renseignements (au besoin);
• les critères d'évaluation des exigences en matière de services; et
• l'arrêté de projet, dans laquelle figure un énoncé des exigences en matière d'approvisionnement.

Un processus de demande de renseignements peut avoir lieu durant la phase d'analyse, soit pendant la collecte de renseignements par l'équipe de projet. Des demandes de renseignements sont utilisées pour diverses raisons au cours d'un projet. En ce qui concerne la phase de l'analyse, elles facilitent la sélection de l'option à privilégier, car :

• elle permet à l'équipe de projet de préciser les exigences opérationnelles;
• elle permet d'obtenir les commentaires de l'industrie; et
• elle permet de cibler les produits, les services et les capacités pouvant être offerts sur le marché.

Lorsque les documents d'approvisionnement sont en cours de préparation, le gestionnaire de projet assure la liaison avec l'agent des achats afin de déterminer s'il existe un mécanisme d'approvisionnement permettant de satisfaire aux exigences du projet. Le cas échéant, l'agent des achats proposera un mécanisme approprié. Le gestionnaire de projet vérifiera ensuite que ce mécanisme permet de répondre à toutes les exigences du projet. S'il n'existe aucun mécanisme de passation de contrats et que la valeur des exigences est supérieure à 250 000 $, le gestionnaire de projet établira des exigences globales pour les biens et les services requis. Ces exigences seront ensuite présentées au comité d'examen de la direction générale concerné. Après avoir obtenu l'approbation du comité d'examen, l'équipe de projet entreprendra la prochaine phase du processus d'approvisionnement.

Phase de la clôture de l'étape d'identification

La phase de la clôture de l'identification vise à garantir que le nécessaire a été fait en ce qui concerne l'appréciation, l'établissement de rapports, l'évaluation, le transfert et les activités de clôture administrative, pour que le gestionnaire de projet (organisation chargée de la réalisation) puisse procéder sans heurt à l'étape de réalisation.

À la suite de l'approbation préliminaire de projet (APP), obtenue lors de la phase de l'analyse, le gestionnaire de projet, ou son délégué, doit s'assurer que l'ensemble des produits livrables et des dossiers relatifs à l'approvisionnement qui auront été préparés au cours de la présente phase, y compris les registres de la correspondance et les comptes rendus de décision, peuvent être consultés et que leur version la plus récente est clairement indiquée et conservée dans un dossier archivé.

Étape de réalisation de projet

Phase de la planification

Durant l'étape de réalisation de projet, l'équipe de projet élabore les produits livrables relatifs à l'approvisionnement et suit le processus d'approvisionnement de la direction générale et du Ministère, en fonction des politiques et des procédures établies. Ce processus permet au gestionnaire de projet et à l'agent des achats de décider s'ils doivent acquérir des biens ou des services, et de déterminer la façon de procéder, les biens ou les services à acquérir, le volume à acquérir et le moment de le faire.

Les sections suivantes décrivent les renseignements devant être recueillis pour procéder à la planification initiale des approvisionnements.

Renseignements concernant la planification des approvisionnements

Un membre de l'équipe de projet doit recueillir des renseignements en vue de la planification des approvisionnements, notamment le type de produits et de services requis, les estimations des coûts et les contraintes associées au projet.

Liste des biens et des services acquis

Le gestionnaire de projet, ou son délégué, dresse une liste des biens et des services acquis afin de consigner les biens et les services dont on sait qu'ils doivent être acquis. Certaines contraintes pourraient avoir une incidence sur l'approvisionnement éventuel. Le gestionnaire de projet doit dresser la liste des contraintes qui auront des conséquences sur le projet. Ces contraintes pourraient se rapporter notamment aux coûts (qui ne doivent pas être dépassés), au calendrier, aux plans relatifs à la qualité, aux prévisions de flux de trésorerie, à la structure de répartition du travail, aux risques, aux plans relatifs au personnel ou aux facteurs liés à la durée du processus contractuel qui limitent les options relatives à l'approvisionnement ou aux contrats.

Hypothèses

Le gestionnaire de projet dressera la liste des hypothèses qui, aux fins de la planification des approvisionnements, sont considérées comme exactes, réelles ou certaines.

Conditions du marché

Le gestionnaire de projet, en collaboration avec l'agent des achats, établira la liste des biens et des services offerts sur le marché, des fournisseurs de ces éléments et des modalités de fourniture ou de prestation. Selon la complexité de l'approvisionnement, le gestionnaire de projet pourrait officialiser ce processus en publiant une demande de renseignements. Les documents relatifs à la demande de renseignements sont préparés par l'agent des achats.

Formation de l'équipe d'évaluation

Selon la complexité de l'approvisionnement en biens ou en services, une équipe d'évaluation pourrait devoir être formée. Le rôle d'une équipe d'évaluation consiste à évaluer les aspects techniques des soumissions envoyées par les fournisseurs. L'analyste des approvisionnements doit informer le gestionnaire de projet des compétences que les membres de l'équipe devront posséder. L'équipe sera composée d'au moins trois membres.

Activités d'approvisionnement pouvant être accomplies durant la phase de planification

De nombreux outils différents peuvent servir à acquérir les biens et les services requis dans le cadre d'un projet. En voici quelques-uns :

• la demande de propositions;
• la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement;
• la demande d'offre à commandes;
• l'appel d'offres.

L'équipe de projet pourrait devoir acquérir des biens et des services qui font partie intégrante de la solution recommandée, dont des services professionnels, des services d'intégration, un système commercial ou du matériel technique. Avant de se tourner vers des fournisseurs de services externes pour acquérir ces biens et ces services, l'équipe de projet peut examiner les options proposées par des directions générales ou par le Ministère. La gamme de services offerts à l'interne dépendra de la direction générale, tout comme le mode de paiement.

Autres biens et services

L'équipe de projet pourrait aussi devoir acquérir d'autres biens et services pour appuyer la gestion du projet ou les processus d'élaboration du produit. Ces biens et services peuvent être acquis au moyen de n'importe quel outil d'approvisionnement disponible.

Produire la documentation nécessaire à une demande de propositions ou à un autre mécanisme d'approvisionnement approprié

Une fois le processus de demande de renseignements terminé, l'équipe de projet entreprend de mettre la dernière main aux documents d'approvisionnements nécessaires pour continuer le processus.

Parmi les principaux produits livrables relatifs à l'approvisionnement que l'équipe de projet doit élaborer, tous les produits livrables suivants doivent appuyer les options d'approvisionnement. Dans certains cas, les documents en question ont été commencés ou terminés pendant une phase précédente.

• l'énoncé des travaux;
• la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité;
• une demande de services d'approvisionnement (formulaire 9200);
• les critères d'évaluation (ils doivent être approuvés par le client avant que la demande de propositions soit envoyée);
• une grille de pointage détaillée (elle doit être approuvée par le responsable du client avant que la demande de propositions soit envoyée); et
• une demande de propositions.

De plus, une surveillance et des approbations appropriées à l'échelle de la direction générale et du Ministère, au besoin.

Phase de la conception

Pendant la phase de la conception, l'équipe de projet termine tous les documents techniques et opérationnels nécessaires à l'acquisition des biens et des services requis, dont les exigences de sécurité et les critères d'évaluation définitifs. Le gestionnaire de projet et le client passent en revue tous les documents, puis les approuvent.

Il est important de noter que si le travail effectué dans le cadre du projet initial mène à une demande de propositions (ou à un autre mécanisme d'approvisionnement) et qu'un expert-conseil a participé à l'élaboration de la demande de propositions en question, la firme qui embauche cet expert conseil ne peut présenter aucune soumission.

L'autorité contractante termine la stratégie de sélection des fournisseurs et tous les documents, ce qui comprend la traduction de ceux-ci. Le gestionnaire de projet approuve les documents et demande l'approbation définitive nécessaire pour continuer. Une fois l'approbation obtenue, la demande de propositions est envoyée.

L'équipe d'évaluation évalue la portion technique des propositions dès que la période de soumission prend fin.

L'agent des achats évaluera la portion financière des propositions et s'assurera que le processus d'évaluation est suivi.

Si un produit ou un fournisseur de service est choisi, l'agent d'approvisionnement attribue alors le contrat et termine la documentation contractuelle.

Phase de la mise en œuvre

Pendant la phase de la mise en œuvre, on se concentre sur les tâches suivantes :

• acquérir les biens et les services visés par le processus d'approvisionnement;
• s'assurer que les biens et les services répondent aux exigences du contrat;
• administrer le contrat conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Loi fédérale sur la responsabilité et aux autres lois et règlements pertinents; et
• tenir correctement les dossiers pour suivre les progrès et pour appuyer les paiements lorsqu'il est justifié de le faire.

Administration du contrat

L'administration du contrat est le processus par lequel on s'assure que les biens et les services fournis répondent aux exigences du contrat. Si le projet concerne plusieurs parties et experts, il est primordial de gérer les contacts entre les différents fournisseurs. En raison du caractère juridique des relations contractuelles, l'équipe de projet doit connaître parfaitement les implications juridiques des mesures prises dans le cadre de l'administration du contrat.

Classement des documents contractuels

L'équipe de projet classe les copies des documents contractuels et l'information qui s'y rapporte selon le plan de gestion de l'information. L'autorité contractante conserve pour sa part les originaux du contrat.

Feuilles de temps et factures

Le représentant désigné au contrat signe les feuilles de temps, en envoie une copie au Bureau d'exécution des projets, puis classe le document.

Le gestionnaire de projet compare les factures aux exigences du contrat puis les approuve, en fait des copies destinées au classement à l'interne et envoie la facture originale à la direction générale désignée, qui la traitera.

Suivi du contrat

Le suivi des contrats de services professionnels est assuré par le centre de compétences ou, dans le cas d'une organisation non matricielle, par l'unité d'où provient la ressource. Le gestionnaire de projet peut inclure le rapport de suivi dans le rapport d'étape global.

Approbation du contrat

Les pouvoirs de passation de contrat sont précisés dans le contrat.

Clôture du contrat

La clôture du contrat consiste à s'assurer que l'ensemble des travaux a été réalisé de façon satisfaisante et que les dossiers ont été mis à jour de manière à refléter les résultats finaux. Ces dossiers sont archivés en vue d'un usage ultérieur.

Le gestionnaire de projet vérifie que les exigences du contrat ont été respectées, puis documente les leçons apprises relativement à la passation de contrats. L'autorité contractante archive également l'information générée dans le cadre du contrat par suite des activités de gestion des approvisionnements et de suivi réalisées conformément au plan de gestion de l'information.

6. PORTÉE :

La présente procédure s'applique à tous les projets de TPSGC qui nécessitent un approvisionnement.

7. DÉFINITIONS :

Soumission

Une offre, une proposition ou une présentation de prix soumise en réponse à une invitation à soumissionner faite par une autorité contractante. Une soumission est la réponse à l'une des trois principales méthodes d'invitation à soumissionner, soit l'appel d'offres, la demande de propositions et la demande de prix.

Pouvoir d'approbation des contrats

Le pouvoir délégué par le ministre de TPSGC à la personne désignée pour occuper un poste, c.-à-d. le titulaire du poste, afin de permettre à ce dernier d'approuver, au nom du Ministère, des demandes de conclure ou de modifier des contrats ou de publier des offres permanentes dans les limites financières précises, sous réserve des lois et des règlements qui s'appliquent, des conditions générales et des procédures de TPSGC en vigueur; il constitue le pouvoir d'accepter au nom de l'État les conditions stipulées dans la demande. Voir « Pouvoir de signature des contrats ».

Autorité contractante

1. Le ministre compétent, conformément aux alinéas a), ou b) de la définition de « ministre compétent » figurant à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
2. Un établissement public dont le nom figure à l'annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3. Un membre du personnel de TPSGC autorisé à conclure des ententes conformément à l'instrument de délégation des pouvoirs.

Pouvoir de signature des contrats

Le pouvoir délégué par le ministre de TPSGC à la personne désignée pour occuper un poste, c.-à-d. le titulaire du poste, afin de permettre à ce dernier de signer, au nom du Ministère, un contrat, une modification à un contrat ou une offre à commandes après avoir vérifié que le pouvoir d'approbation a été dûment conféré et que les conditions stipulées dans les documents reflètent bien celles approuvées par le fondé de pouvoir d'approbation des contrats. Voir « Pouvoir d'approbation des contrats ».

Service électronique d'appels d'offres du gouvernement

Le service utilisé par le gouvernement fédéral pour afficher des avis (p. ex. avis de projet de marché, préavis d'adjudication de contrat ou avis d'adjudication de contrat) et pour distribuer les documents d'invitation à soumissionner. Ce service est offert par l'intermédiaire de MERX. Pour obtenir de plus amples renseignements sur MERX , composer le 1-800-964-MERX (6379) ou visiter son site Web.

Lettre d'intérêt

Une lettre d'intérêt, ou une demande de renseignements, est utilisée par l'acheteur qui souhaite recevoir des commentaires des fournisseurs. Elle pourrait éventuellement mener à un appel d'offres ouvert. Les lettres d'intérêt peuvent comprendre des documents joints.

Approvisionnement

L'approvisionnement est le processus de bout en bout d'acquisition ou d'obtention de personnel, de matériel, de services ou de biens par un service autre que gouvernemental ou militaire et par des moyens autorisés au titre des directives, des règlements et des cadres législatifs pertinents.

Plan de gestion des approvisionnements

Le document qui décrit comment les processus d'approvisionnement seront gérés, de l'élaboration de la documentation des approvisionnements jusqu'à la clôture du contrat. Il s'agit d'un document complémentaire du plan de gestion de projet. (d'après le Guide PMBOK®)

Proposition

Une offre qui constitue une solution à un problème, à un besoin ou à un objectif présenté dans la demande.

Demande de renseignements

Une demande de renseignements est une proposition demandée par un acheteur à un fournisseur potentiel ou à un fournisseur de service afin de déterminer quels biens et quels services sont offerts sur le marché, pour répondre à ses besoins et connaître la capacité de prestation et les forces du fournisseur.

Demande de propositions

Une demande de propositions du gouvernement du Canada est une invitation lancée aux fournisseurs par un processus d'appel d'offres afin qu'ils soumettent une proposition relative à un bien ou à un service particulier. Bien qu'on s'en serve généralement pour les besoins de plus de 25 000 $, la demande de propositions est souvent utilisée pour les besoins où le choix du fournisseur ne peut être basé simplement sur la proposition la moins-disante. Elle sert à choisir la solution la plus rentable, selon les critères d'évaluation qu'elle contient.

Offre à commandes

Une offre à commandes n'est pas un contrat. Il s'agit plutôt d'une offre déposée par un fournisseur éventuel qui propose au gouvernement, sur demande, des biens ou des services à des prix préétablis ou selon une tarification établie, conformément à des conditions définies et pour une durée prédéterminée. Un contrat distinct est conclu chaque fois qu'une commande subséquente à une offre à commandes est effectuée. Lorsqu'une commande subséquente est effectuée, les conditions sont déjà définies et l'acceptation de l'offre du fournisseur par le gouvernement est inconditionnelle. La responsabilité du gouvernement se limite à la valeur réelle des commandes subséquentes effectuées pendant la période précisée dans l'offre à commandes.

Arrangement en matière d'approvisionnement

Un arrangement en matière d'approvisionnement est un mécanisme d'approvisionnement par lequel le gouvernement peut envoyer un appel d'offres à un groupe de fournisseurs préqualifiés. Il ne s'agit pas d'un contrat et aucune des parties n'aura d'obligations légales par suite de la signature de ce seul arrangement. Un arrangement en matière d'approvisionnement vise à établir un cadre permettant le traitement rapide des contrats exécutoires pour des biens ou des services. Il comprend un ensemble de conditions utilisées par TPSGC.

Responsable technique

La personne responsable de fournir de l'information, des directives et des conseils quant à l'aspect technique d'un produit.

8. RESPONSABILITÉS :

La délégation des responsabilités à l'égard de l'approvisionnement est guidée par les principes du Guide des approvisionnements. On encourage fortement toutes les parties chargées de mener, de gérer, de contrôler ou d'administrer des activités d'approvisionnement à consulter les autres chefs de projet ou gestionnaires de projet, les gestionnaires principaux de projet, les experts techniques ainsi que les experts en la matière du Ministère lors de l'élaboration ou de la mise à jour des éléments suivants :

• les exigences;
• les documents d'approvisionnement;
• les procédures d'évaluation et de notation;
• les documents d'administration financière; et
• le plan de gestion des approvisionnements (normalement contenu dans le plan de gestion du projet).

REMARQUE : Plusieurs des tâches énumérées dans le présent document doivent être menées par un équivalent temps plein (ETP). Plus particulièrement, seul un ETP peut approuver ou autoriser les travaux requis.

Client ou responsable du secteur d'activité

Le client ou le responsable du secteur d'activité doit :

• s'assurer que l'approche axée sur le client est conservée;
• consulter les personnes pertinentes à propos des activités d'approvisionnement; et
• examiner, puis approuver les documents d'approvisionnement.

Chef de projet (aspect opérationnel)

Le chef de projet (aspect opérationnel) doit rendre des comptes au responsable du secteur d'activité ou au promoteur du projet quant à la gestion efficace des coûts du projet et à l'approvisionnement en ressources humaines et en matériel. Plus précisément, il doit :

• autoriser tous les documents de planification et d'approvisionnement;
• assurer la liaison avec le comité directeur du projet;
• agir en tant qu'interlocuteur principal du projet pour la Direction générale des approvisionnements; et
• assumer la responsabilité des activités d'approvisionnement dans le cadre du projet (ou déléguer cette tâche à un gestionnaire de l'approvisionnement).

Gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet doit exécuter les tâches suivantes :

• déterminer les biens et les services devant être acquis;
• déterminer les exigences de sécurité relatives au processus d'approvisionnement et aux produits livrables;
• approuver les énoncés des travaux;
• déléguer des tâches relatives au processus d'approvisionnement aux membres de l'équipe de projet;
• coordonner l'établissement des exigences techniques et des exigences opérationnelles qui doivent être incluses dans la documentation de la demande de propositions;
• approuver les exigences techniques et les exigences opérationnelles;
• approuver les critères d'évaluation;
• approuver les feuilles de temps et les factures; et
• établir des rapports sur les activités d'approvisionnement.

Agent d'approvisionnement (Direction générale des approvisionnements)

L'agent d'approvisionnement doit exécuter les tâches suivantes :

• s'assurer que toutes les activités d'approvisionnement de TPSGC répondent aux normes de qualité établies et qu'elles sont conformes aux politiques applicables et aux méthodes de réglementation;
• créer la demande de propositions et la demande de renseignements;
• élaborer un plan d'approvisionnement (qui est normalement contenu dans le plan de gestion de projet)
• surveiller le processus d'approvisionnement;
• déterminer la meilleure stratégie d'approvisionnement;
• coordonner l'élaboration des énoncés des travaux; et
• coordonner l'établissement des critères d'évaluation.

Équipe de projet

L'équipe de projet doit exécuter les tâches suivantes :

• établir les exigences techniques et les exigences opérationnelles;
• exécuter les tâches relatives au processus d'approvisionnement déléguées par le gestionnaire de projet;
• élaborer les énoncés des travaux; et
• établir les critères d'évaluation.

Équipe d'évaluation

L'équipe d'évaluation doit mener l'évaluation technique de la demande de propositions.

Comité d'examen des contrats dans les directions générales

À la Direction générale des services d'infotechnologie, l'examen des contrats est effectué par le Comité d'examen des contrats. Dans les autres directions générales, un comité d'examen ayant un mandat similaire s'en chargera.

Le Comité d'examen des contrats dans les directions générales doit exécuter les tâches suivantes :

• examiner les besoins d'approvisionnement d'une valeur supérieure à 250 000 $;
• conseiller l'équipe de projet sur des questions relatives à l'approvisionnement et répondre aux questions importantes en ce qui concerne les arrangements menant à la sélection, sur demande, des fournisseurs;
• rassembler les renseignements relatifs au contrat et tenir à jour un répertoire contenant les renseignements relatifs aux contrats de la d'information sur les contrats de la Direction générale des services d'infotechnologie; et
• examiner les exigences de sélection des fournisseurs pour s'assurer de profiter au maximum des arrangements en matière d'approvisionnement et d'harmoniser les stratégies de sélection avec la prestation des services et l'élaboration des stratégies de services partagés.

9. RÉFÉRENCES :

Guide de préparation d'un énoncé des travaux.

10. PIÈCES JOINTES :

Aucune

11. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS :

Veuillez adresser toute demande de renseignements relative à la présente procédure au directeur, Centre d'excellence, Bureau d'exécution des projets, Direction générale des Services d'infotechnologie.