Directive relative au SNGP pour les projets opérationnels appuyés par les technologies de l'information (TI)

• Annexe A - Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP
• Annexe B - Procédure relative au SNGP « allégé »
• Annexe C - Liste de vérification de la conformité au SNGP
• Annexe D - Procédure pour projets d'AM des TI

1. Date d'entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur en décembre 2010.

2. Contexte

En juin 2007, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a approuvé la Politique sur la gestion des projets. Les exigences de cette politique sont d'ailleurs prises en compte dans la Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Pour satisfaire aux exigences qui s'appliquent aux projets opérationnels appuyés par les TI, TPSGC a établi la présente directive ministérielle. La directive faisant l'objet du présent document doit être mise en œuvre de pair avec la Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP).

La présente directive vise à veiller à ce que la méthodologie du SNGP soit utilisée pour assurer une gestion efficiente, efficace et normalisée des projets opérationnels appuyés par les TI. Elle fournit des directives claires sur l'utilisation des principes et des méthodes de gestion de projet pour gérer les risques au Ministère. Elle permet de s'assurer que les intervenants comprennent, de façon uniforme, leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations en ce qui a trait à la gestion de projet. De plus, elle impose des responsabilités précises quant à la surveillance et à la conformité. La présente directive respecte les politiques du Ministère et du SCT ainsi que d'autres lois et règlements applicables.

3. Énoncé de directive

Conformément à sa politique, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada utilise le SNGP pour s'assurer que tous les projets entrepris :

• sont planifiés, gérés et réalisés à l'échelle nationale d'une manière uniforme et transparente quant à la portée, au calendrier et au budget;
• tiennent compte du concept de meilleur rapport qualité-prix;
• sont entièrement conformes à l'ensemble des lois et des règlements applicables de même qu'aux politiques du SCT.

4. Portée

La présente directive s'applique à tous les projets opérationnels appuyés par les TI de TPSGC qui répondent à l'un ou l'autre des critères suivants :

• le projet nécessite l'approbation du SCT;
• le coût estimatif d'un projet visant une nouvelle solution est supérieur à 1 M $;
• le coût estimatif d'un projet de tenue à jour est supérieur à 2 M $.

Remarque :

1. Pour les projets qui ne répondent pas aux critères ci-dessus, il faut utiliser la procédure relative au SNGP « allégé » (Annexe B - Procédure relative au SNGP « allégé »).
2. Dans le cas des projets financés par d'autres ministères ou des organismes, il faut appliquer la procédure relative au SNGP concernant les projets opérationnels appuyés par les TI qui sont financés par d'autres ministères et des organismes (Annexe D - Procédure pour projets d'AM des TI).
3. Les principes du SNGP s'appliquent à tous les projets.
4. Tous les projets de plus de 1 M $ doivent remplir une Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP).

5. Définitions

Estimation des services, ES (Service estimate, SE)

est produite en réponse à une demande de service. L'accord de financement est fondé sur cette estimation.

Évaluation de la complexité et des risques des projets, ECRP (Project complexity and risk assessment, PCRA)

est une évaluation du SCT qui établit le coefficient de risque et de complexité de chaque projet selon quatreniveaux, d'après des critères retenus pour chacun des domaines de connaissances de projets suivants : caractéristiques du projet, gestion stratégique, caractéristiques des contrats ou des acquisitions, ressources humaines, activités, intégration de la gestion de projets, et composantes techniques. TPSGC aura le mandat d'approuver les projets dont la note est égale ou inférieure aux pouvoirs délégués du Ministère qui sont établis dans l'Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet. Les ministres du CT ont le droit d'exiger qu'un projet, même si la note qu'il a obtenue dans le cadre de l'ECRP se situe dans les limites de la capacité ministérielle de TPSGC, soit présenté au SCT aux fins d'approbation.

Arrêté de projet (Project charter)

est un document publié par le créateur ou le parrain du projet qui confirme officiellement l'existence du projet et donne au gestionnaire de projet le pouvoir de consacrer des ressources organisationnelles aux activités de ce projet.

Outil de sélection pour les projets opérationnels appuyés par les TI (Screening tool for business projects, IT-enabled)

est une application simplifiée de TPSGC de l'outil d'évaluation de la complexité et des risques des projets du SCT. L'outil de sélection des projets applique des critères d'exception aux projets de tenue à jour dont la valeur est inférieure à 1 M $. Pour les projets de tenue à jour qui répondent à certains critères relatifs à un haut niveau de complexité, de risque ou de nature délicate, il faudra utiliser le SNGP et faire preuve de toute la rigueur de gestion de projets requise par le SNGP allégé.

Projet (project)

est une réalisation définie ayant un début et une fin, et qui vise l'obtention d'un produit ou d'un résultat unique.

Projets opérationnels appuyés par les TI (Business projects - IT-enabled)

sont :

• des projets visant de nouvelles solutions – ces projets permettent d'élaborer de nouvelles solutions pour réaliser des processus opérationnels et une prestation de services efficients et efficaces à l'aide des TI, y compris le remplacement d'une solution existante; certains de ces projets peuvent entraîner la transformation des pratiques opérationnelles; ou
• des projets de tenue à jour – ces projets permettent de mettre en œuvre les changements apportés aux produits, aux résultats, aux services, aux applications ou aux systèmes existants.

Responsable du secteur d'activité (Business line owner)

est le groupe responsable d'initier et d'obtenir les approbations du projet et de mettre en oeuvre la solution s'y rattachant.

Système national de gestion de projet, SNGP (National Project Management System, NPMS)

prescrit les exigences minimales de TPSGC à respecter au cours du cycle de vie d'un projet et il comprend les éléments suivants :

• Modèle du SNGP – Il définit des points de vérification distincts qui sont liés aux processus d'approbation des projets de TPSGC, et il établit les produits livrables requis à chaque phase du projet;
• Feuilles de route du SNGP – Il s'agit de documents d'orientation qui ciblent les activités et les tâches génériques requises à chaque étape et à chaque phase du SNGP. Ces feuilles de route visent à fournir la souplesse nécessaire à la définition d'exigences relatives à différents types de projet, en vue de répondre à des besoins précis;
• Site Web du SNGP – Il fournit des instructions techniques et un accès en ligne aux exigences du SNGP, ainsi qu'au modèle du SNGP, aux feuilles de route et aux modèles de produit livrable;
• Cadre d'amélioration continue – Il fournit le processus et la structure de gouvernance nécessaires à l'approbation et à la promulgation de nouveaux documents ou de documents modifiés relatifs au SNGP.

6. Responsabilités et obligations redditionnelles

1. Le sous-ministre doit :
   1. s'assurer que le Ministère effectue une évaluation précise de chaque projet, conformément à la Norme relative à la complexité et aux risques des projets du SCT;
   2. communiquer, au moment opportun, les préoccupations liées à la gestion de projet au SCT;
   3. appuyer la communication continue de leur rôle, de leurs responsabilités et de leurs obligations concernant la conformité à la présente directive aux intervenants du projet;
   4. approuver les recommandations et les modifications relatives à la présente directive.
2. Le président-directeur général, Direction générale des services d'infotechnologie (DGSIT), est responsable à l'échelle du Ministère :
   1. d'élaborer et tenir à jour des directives concernant la gestion des projets opérationnels appuyés par les TI;
   2. d'élaborer et fournir la formation aux employés de TPSGC;
   3. de verser de l'information dans le site Web du SNGP;
   4. d'assumer les responsabilités décrites dans la section 6.3 de la présente directive.
3. Les chefs des directions générales et des organismes ainsi que les directeurs généraux régionaux doivent :
   1. s'assurer que leurs employés sont au courant de la présente directive, surveiller la conformité au sein de leur direction générale et résoudre les problèmes de non-conformité;
   2. assurer l'application de la structure de gouvernance pour entreprendre des ECRP, conformément aux procédures du SNGP;
   3. produire des rapports sur le rendement et les risques des projets à l'intention de la haute direction.
4. Les employés de TPSGC participant à la gestion de projet doivent gérer les projets conformément à la politique ministérielle relative au SNGP et à la présente directive.

Dans les cas où les directions générales de TPSGC font appel à des organisations qui réalisent des projets pour assurer la gestion des éléments relatifs aux TI de leurs propres projets opérationnels appuyés par les TI, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont définies comme suit :

• Le responsable du secteur d'activité doit :
  1. agir à titre de directeur ou de chef de projet et être chargé d'obtenir les approbations de projet appropriées (approbation préliminaire ou définitive de projet) et de financer le projet;
  2. définir clairement la portée, le financement et le calendrier, conformément au cadre de gouvernance de sa direction générale.
• La DGSIT doit :
  1. agir à titre de gestionnaire de projet pour l'élément « technologie » du projet;
  2. apporter sa contribution à l'étape d'identification du projet, s'il y a lieu;
  3. réaliser la portée des travaux, comme il est défini dans l'arrêté de projet, avec le responsable du secteur d'activité qui en fait la demande;
  4. informer le client, le parrain ou le chef du projet de tout problème ou changement afin d'obtenir son approbation dans l'éventualité où la portée doit être modifiée.

7. Procédure

Conformément à la portée de la présente directive, les projets opérationnels appuyés par les TI doivent respecter les directives mentionnées dans le site Web du SNGP et être fondés sur les modèles qui y sont présentés. Le niveau de précision des documents et les exigences particulières des divers projets sont définis dans les feuilles de route du SNGP et se trouvent également dans le site Web du SNGP.

Le modèle du SNGP est composé de troisétapes et de neufphases, chacune comportant des produits livrables et des points de vérification comme il est décrit ci-après :

• l'étape de début de projet est le moment où on décide d'aller de l'avant ou non, et c'est à cette étape qu'on obtient une Approbation de l'énoncé des exigences (AEE);
• l'étape d'identification de projet est l'étape où on obtient une Approbation préliminaire de projet (APP) et où la décision relative au mécanisme de prestation est prise;
• l'étape de réalisation de projet est celle où les objectifs et les exigences du projet approuvés sont appliqués à la mise en œuvre complète d'un produit définitif.

Le tableau 1 de l'Annexe A - Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP établis relativement aux projets opérationnels appuyés par les TI. Le Plan préliminaire de projet (PPP) doit être mis à jour avant l'approbation de chacun des points de vérification, à l'étape d'identification.

Comme il est précisé dans la présente directive, certains projets feront l'objet d'une ECRP. Les détails relatifs à l'application de cette évaluation sont présentés dans le Guide de TPSGC sur l'application de l'ECRP. Il convient de préciser que certains projets feront l'objet d'une ECRP lors de leur détermination dans le Plan d'investissement intégré; toutefois, l'ECRP doit être confirmée de nouveau ou mise à jour, selon les procédures ci-dessous.

7.1 Étape de début

Les objectifs de l'étape de début sont les suivants :

• servir de forum dans le cadre duquel les propositions de projets opérationnels appuyés par les TI seront examinées afin de garantir leur conformité avec les stratégies relatives au portefeuille de TI de TPSGC et de prendre les mesures les plus efficaces qui soient à l'égard de ces stratégies;
• examiner les projets proposés ne faisant pas partie du Plan d'investissement intégré qui constituent une occasion ou qui pourraient être considérés comme un projet d'envergure en raison de leur visibilité, de leurs coûts ou des risques éventuels qu'ils présentent.

L'étape de début est composée d'unephase :

• Phase 1 - Phase de définition
  • Objectif : Déterminer le besoin ou l'occasion et évaluer le projet proposé afin de s'assurer que la proposition (y compris l'occasion) répond à un ensemble de critères établis, ce qui permet de déterminer si le projet sera mis en œuvre ou non.
  • Produit livrable : Énoncé des exigences (EE) / réalisation ou mise à jour de l'ECRP.
  • Point de vérification : Approbation de l'énoncé des exigences (AEE).

7.2 Étape d'identification

Les objectifs de l'étape d'identification sont les suivants :

• garantir qu'un projet soumis à l'APP a été évalué et analysé adéquatement, compte tenu du programme pertinent à la direction générale de TPSGC, et qu'il constitue le meilleur investissement;
• aider nos clients à cibler et à élaborer les projets qui conviennent le mieux à leurs objectifs ministériels et qui appuient le programme de TI du gouvernement.

L'étape d'identification est composée de quatrephases :

• Phase 2 - Phase de lancement
  • Objectif : Fournir une première description des buts, des objectifs, des exigences (principaux paramètres) et des enjeux connexes qui est suffisamment détaillée pour permettre de réaliser une évaluation préliminaire de la validité et de la pertinence du projet.
  • Produit livrable : Plan préliminaire de projet (PPP).
  • Point de vérification : Approbation du plan préliminaire de projet (APPP).
• Phase 3 - Phase de faisabilité
  • Objectif : Déterminer les exigences du projet et fournir la base d'information nécessaire pour évaluer l'éventail de solutions répondant aux exigences du projet.
  • Produit livrable : Rapport de faisabilité (RF).
  • Point de vérification : Approbation du rapport de faisabilité (ARF).

  Remarque : Lorsque les projets opérationnels appuyés par les TI sont considérés comme des projets « allégés », l'évaluation de la faisabilité est intégrée à l'analyse de rentabilisation, ce qui mène à l'obtention d'une seule approbation.

• Phase 4 - Phase d'analyse
  • Objectif : Déterminer et justifier la solution optimale qui permettra de répondre aux exigences et de faire face aux contraintes du projet. Établir le budget, le calendrier, les contrôles et les critères d'évaluation du projet qui seront soumis à l'APP.
  • Produits livrables : Analyse de rentabilisation et l'arrêté de projet (correspond au produit livrable « Rapport d'analyse des investissements » à la partie Modèle du SNGP) / reconfirmation ou mise à jour de l'ECRP.
  • Point de vérification : Approbation préliminaire de projet (APP).
• Phase 5 - Phase de clôture de l'identification
  • Objectif : Achever les activités de gestion de projet requises à l'étape d'identification de projet.
  • Produit livrable : Document de clôture de l'identification (DCI).

7.3 Étape de réalisation de projet

L'objectif de l'étape de réalisation est le suivant :

• exprimer les objectifs et les exigences de projet approuvés en termes techniques afin de permettre la conception détaillée, la mise en œuvre complète et le transfert du produit définitif, ainsi que la clôture officielle du projet.

L'étape de réalisation est composée de quatrephases :

• Phase 6 - Phase de planification
  • Objectif : Lancer les activités de démarrage du projet et s'assurer que les objectifs et les exigences du projet sont suffisamment détaillés pour permettre d'élaborer des directives exhaustives à l'intention de l'équipe du projet.
  • Produit livrable : Plan de gestion de projet (PGP).
  • Point de vérification : Approbation du plan de gestion de projet (APGP).
• Phase 7 - Phase de conception
  • Objectif : Former l'équipe du projet, élaborer une conception conforme aux objectifs et aux exigences du projet et produire les documents d'approbation nécessaires à l'Approbation définitive de projet (ADP).
  • Produit livrable : Document d'approbation (analyse de rentabilisation et arrêté de projet mis à jour, et conception définitive du produit) / reconfirmation ou mise à jour de l'ECRP.
  • Point de vérification : Approbation définitive de projet (ADP).
• Phase 8 - Phase de mise en œuvre
  • Objectif : Convertir la conception approuvée en produit ou en solution technique ou opérationnelle qui répond aux objectifs et aux exigences du projet et mettre le produit en exploitation, conformément aux normes et aux processus de gestion des services de TI des directions générales et du Ministère.
  • Produit livrable : Document de conception technique (transfert des produits livrables, TPL).
  • Point de vérification : Approbation du transfert (AT).
• Phase 9 - Phase de clôture
  • Objectif : Achever les activités de gestion de projet associées à l'étape de réalisation et évaluer le rendement du projet en fonction de ses objectifs et de ses exigences.
  • Produit livrable : Document de clôture (DC) - comprend un examen postérieur à la mise en œuvre.
  • Point de vérification : Approbation du document de clôture (ADC).

8. Références

Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor

• Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis;
• Politique sur la gestion des projets.

Publication de TPSGC

• Guide d'évaluation de la complexité et des risques des projets de TPSGC.

Autres publications

• Site intranet sur la délégation des pouvoirs;
• Site Web du Système national de gestion de projet.

9. Demandes de renseignements

Directeur général, Bureau d'exécution des projets
Direction générale des services d'infotechnologie
Téléphone : 819-956-8283

Le sous-ministre et
sous-receveur général du Canada,
François Guimont

Annexe A : Responsables de TPSGC ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP

Ce tableau présente les responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP (approbation non financière). En ce qui concerne les approbations financières de projets aux points de vérification de l'Approbation préliminaire de projet (APP) ou de l'Approbation définitive de projet (ADP), veuillez consulter le Barème 1, Délégation des pouvoirs , et les dernières restrictions administratives.

En ce qui a trait aux projets réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci, les pratiques du SNGP doivent être appliquées conformément aux approbations et aux règles de gouvernance du client, comme il est indiqué dans la procédure relative aux autres ministères qui se trouve à l'Annexe D - Procédure pour projets d'AM des TI de la présente directive.

Tableau 1. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets opérationnels appuyés par les TI de TPSGC - INTÉGRAL

Remarque : Le responsable de l'approbation à un point de vérification donné sera déterminé par le destinataire du produit final, le responsable de la réalisation du projet et l'envergure, la complexité et les risques du projet.

Phase du SNGP	Points de vérification du SNGP	Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition	Approbation de l'énoncé des exigences (AEE) Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP)	Directeur général, secteur d'activité
Étape d'identification de projet
Phase de lancement	Approbation du plan préliminaire de projet (APPP)	Directeur, secteur d'activité DGSIT (l'exécutif de la clientèle est consulté)
Phase de faisabilité	Approbation du rapport de faisabilité (ARF)	Directeur, secteur d'activité DGSIT (l'exécutif de la clientèle participe)
Phase d'analyse	Approbation préliminaire de projet (APP) ECRP	Directeur général, secteur d'activité Directeur général, organisation chargée de la réalisation Groupe d'investissement de la direction générale appropriée SCT si les pouvoirs délégués à TPSGC sont dépassés Remarque : Les propositions et les renseignements généraux relatifs à la présentation au CT doivent être examinés par le Comité des affaires opérationnelles (CAO), qui recommande s'il faut aller de l'avant. Le Comité d'examen des présentations au CT assure le contrôle de la qualité des présentations afin d'appuyer le CAO. Veuillez consulter le site suivant pour obtenir plus de renseignements sur le CAO : Structures des comités de gouvernance de TPSGC : Aperçu. Veuillez consulter les pouvoirs délégués.
Étape de réalisation de projet
Phase de planification	Approbation du plan de gestion de projet (APGP)	Directeur de projet, secteur d'activité Gestionnaire de projet, organisation chargée de la réalisation (personne responsable de la gestion quotidienne du projet)
Phase de conception	Approbation définitive de projet (ADP) ECRP	Directeur général, secteur d'activité Directeur général, organisation chargée de la réalisation Groupe d'investissement de la direction générale ou du Ministère approprié SCT si les pouvoirs délégués à TPSGC sont dépassés
Phase de mise en œuvre	Approbation du transfert (AT)	Directeur général ou directeur fonctionnel, secteur d'activité Recommandation du directeur de projet Remarque : Le gestionnaire de projet de l'organisation chargée de la réalisation assure la gestion des approbations opérationnelles relatives aux TI. Veuillez consulter les pouvoirs délégués.
Phase de clôture de la réalisation	Approbation du document de clôture (ADC)	Directeur de projet, secteur d'activité Remarque : Une entente doit être conclue ou une entente existante doit être modifiée pour s'assurer que le produit et les services fournis dans le cadre du projet sont appuyés après la clôture du projet.

Annexe B : Procédure relative au SNGP « allégé »

La présente procédure comprend une version simplifiée du processus et des produits livrables du SNGP « allégé ».

On devrait consulter les feuilles de route et les instructions techniques figurant sur le site Web du SNGP pour élaborer et réaliser des projets dans le cadre de la procédure relative au SNGP « allégé ». Cette procédure s'adresse au personnel de TPSGC qui élabore et met en œuvre des projets opérationnels appuyés par les TI financés par le Ministère.

En ce qui a trait aux projets réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci, les pratiques du SNGP doivent être appliquées conformément aux approbations et aux règles de gouvernance du client, comme il est indiqué dans la procédure relative aux autres ministères (Annexe D - Procédure pour projets d'AM des TI).

SNGP « allégé » – Minimum de produits livrables pour les projets opérationnels appuyés par les TI

Voici le minimum de produits livrables qui seront réalisés dans le cadre des projets opérationnels appuyés par les TI :

• un Énoncé des exigences (EE);
• un Plan préliminaire de projet (PPP) (certaines annexes peuvent être facultatives selon l'envergure et la complexité de l'objectif du projet);
• une analyse de rentabilisation abrégée;
• un arrêté de projet abrégé;
• un document de clôture (DC) abrégé;
• un rapport d'étape à l'intention de la haute direction, réalisé à un intervalle qui doit être défini dans le PPP;
• une Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) pour tous les projets de plus de 1 M $.

Procédures relatives au SNGP « intégral » et au SNGP « allégé » à l'égard des projets opérationnels appuyés par les TI – Critères de sélection

Les procédures relatives au SNGP « allégé » doivent être suivies pour les projets suivants :

• un projet visant de nouvelles solutions dont le coût estimatif est inférieur à 1 M $;
• un projet de tenue à jour dont le coût estimatif se situe entre 1 M $ et 2 M $;
• un projet de tenue à jour dont le coût estimatif est inférieur à 1 M $ qui répond à au moins un des critères contenus dans l'outil de sélection.

Tableau 2. Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des projets opérationnels appuyés par les TI – « allégé »

Remarque : Le responsable de l'approbation à un point de vérification donné sera déterminé par le destinataire du produit final et le responsable de la réalisation du projet.

Phase du SNGP	Points de vérification du SNGP	Responsable de TPSGC ayant le pouvoir d'approbation
Étape de début de projet
Phase de définition	Approbation de l'énoncé des exigences (AEE)	Directeur, secteur d'activité responsable
Étape d'identification de projet
Phase de lancement	Approbation du plan préliminaire de projet (APPP) Remarque : les modèles allégés sont acceptables.	Gestionnaire au sein du secteur d'activité ou du service responsable L'exécutif de la clientèle de la DGSIT est consulté.
Phase de faisabilité ou de l'analyse	Approbation préliminaire de projet (APP) Remarque : L'analyse de rentabilisation et le rapport de faisabilité sont combinés dans un seul document; l'arrêté de projet abrégé est obligatoire.	Directeur, secteur d'activité Directeur, organisation chargée de la réalisation Groupe d'investissement de la direction générale ou du Ministère approprié L'exécutif de la clientèle de la DGSIT participe.
Étape de réalisation de projet
Lorsque jugé approprié par la personne qui autorise le financement, l'Approbation définitive de projet (ADP) peut aussi être fournie en même temps que l'Approbation préliminaire de projet (APP), conformément aux pouvoirs délégués. Aucun changement de l'application des projets opérationnels appuyés par les TI du SNGP – Voir l'Annexe A - Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP.

Annexe C : Liste de vérification de la conformité au SNGP pour les projets appuyés par les TI

Étape 1 – Début du projet

Phase de définition
Approbation de l'énoncé des exigences (AEE)
Date :
Approuvé par :^*

Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP)
Date :
Approuvé par :

Étape 2 – Identification du projet

Phase de lancement
Approbation du plan préliminaire de projet (APPP)
Date :
Approuvé par :^*

Phase de faisabilité
Approbation du rapport de faisabilité (ARF)
Date :
Approuvé par :^*

Phase d'analyse
Achèvement de l'analyse de rentabilisation
Date :
Approuvé par :^*

Préparation de l'arrêté de projet
Date :
Approuvé par :^*

Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP)
Date :
Approuvé par :

Approbation préliminaire de projet (APP)
Date :
Approuvé par :^*

Étape 3 – Réalisation du projet

Phase de planification
Approbation du plan de gestion de projet (APGP)
Date :
Approuvé par :^*

Phase de conception
Achèvement de la conception
(Remarque : Cette phase comprend l'analyse de rentabilisation à jour, l'arrêté de projet à jour et la documentation technique concernant la conception de la solution.)
Date :
Approuvé par :^*

Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP)
Date :
Approuvé par :

Approbation définitive de projet (ADP)
Date :
Approuvé par :^*

Phase de mise en œuvre
Approbation du transfert (AT) / accord du client
Date :
Approuvé par :^*

Phase de clôture de la réalisation
Approbation du document de clôture (ADC)
Date :
Approuvé par :^*

* Consultez l'Annexe A - Responsables ayant un pouvoir d'approbation à l'égard des points de vérification du SNGP (SNGP intégral) ou l'Annexe B - Procédure relative au SNGP « allégé » (SNGP « allégé ») de la présente directive pour prendre connaissance des pouvoirs d'approbation.

Annexe D : Procédure relative au SNGP concernant les projets opérationnels appuyés par les TI qui sont financés par d'autres ministères et des organismes

1. Portée

La présente procédure s'applique aux projets réalisés par des organisations chargées de la réalisation des projets de technologie de l'information (TI) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte d'autres ministères et d'organismes et financés par ceux-ci, et qui sont par conséquent responsables des approbations de projet. Les pratiques relatives au SNGP doivent être appliquées conformément aux approbations et aux règles de gouvernance du client. En ce qui concerne les projets qui ont un coût estimatif inférieur à 1 M $ et qui sont considérés par l'autre ministère comme des projets comportant une complexité et un risque faibles, des modèles allégés, conformes aux principes du SNGP, peuvent être utilisés.

Pour élaborer et réaliser des projets dans le cadre de la présente procédure, il faudrait consulter les processus ci-dessous conjointement avec les modèles de produits livrables et les conseils techniques sur les domaines de connaissances qu'on trouve sur le site Web du SNGP. Les projets, tels qu'ils sont définis dans la portée de la présente procédure, doivent au moins être conformes aux processus ci-dessous lorsqu'on conclut des ententes et réalise des projets financés par d'autres ministères. Pour les projets de moins de 1 M $, on peut utiliser, conformément aux principes du SNGP, les modèles allégés de l'arrêté de projet et du Plan de gestion de projet (PGP). À la demande du ministère client, on peut augmenter le niveau de rigueur dans le cadre des projets. L'évaluation de la complexité, du risque ou de la sensibilité du but visé par le projet permettra de déterminer le niveau de rigueur.

Voici les produits livrables obligatoires relatifs à la gestion de projet à l'intention des autres ministères :

• un arrêté de projet et un calendrier de projet (y compris les mises à jour);
• un PGP (dont le contenu peut varier selon la taille, la complexité, le risque et le but visé du projet);
• un Document de clôture (DC) qui comprend les leçons apprises.

1. Préparation d'une entente et d'un arrêté de projet

   Le cycle de vie du projet commence lorsqu'une organisation externe présente une demande de service à une direction générale de TPSGC qui est responsable de la réalisation de projets. Un exécutif de la clientèle ou un gestionnaire des relations avec la clientèle répond à la demande et prépare une estimation des services en consultation avec les experts en la matière de l'organisation chargée de la réalisation des projets.

   Avant que l'organisation chargée de la réalisation des projets commence ses travaux, une entente (protocole d'entente, lettre d'intention, etc.) et un arrêté de projet doivent être négociés entre le client et l'organisation chargée de la réalisation des projets de TPSGC, puis approuvés, afin de confirmer les objectifs, la portée, le calendrier et le financement du projet, et afin d'établir leurs rôles et responsabilités respectifs à l'égard de l'exécution du projet, d'après ces documents préliminaires.

   Remarque : L'entente et l'arrêté de projet devraient être examinés avec le gestionnaire de projet principal responsable.

   Le gestionnaire principal de l'autre ministère, qui représente le client et l'organisation chargée de la réalisation des projets appropriée, doit signer l'entente de service et l'arrêté de projet pour confirmer l'engagement du client à l'égard du financement. (Veuillez consulter le site intranet sur la délégation des pouvoirs.)

   L'arrêté de projet doit être joint à l'entente pour confirmer l'engagement du client à attribuer des fonds au projet ainsi que la disponibilité des ressources de TPSGC pour élaborer et réaliser le projet défini. L'arrêté de projet vise également à confirmer la compréhension et l'approbation des buts et des objectifs, des principes directeurs, des rôles et des responsabilités ainsi que du processus de résolution de problèmes du projet.

   Avant de conclure l'entente et d'achever l'arrêté de projet, la portée et les objectifs du projet en matière de financement et de calendrier doivent être examinés et confirmés par le gestionnaire de projet. On trouve une liste de vérification des exigences à l'Annexe D, appendice A.

2. Préparation du Plan de gestion de projet (PGP)

   Le gestionnaire de projet de TPSGC examine les décisions et les plans antérieurs du client pour comprendre les exigences du projet et il confirme que le projet peut être entrepris conformément aux buts et aux objectifs du projet. Le client peut les avoir définis dans un document d'exigences opérationnelles.

   Le gestionnaire de projet de TPSGC prépare un PGP pour les travaux qui seront entrepris par le Ministère, lesquels pourraient comprendre la prestation de services.

   Un plan de transition est préparé pour appuyer le transfert des applications aux opérations du client.

   Le gestionnaire de projet de TPSGC met à jour les documents associés au PGP au fur et à mesure que le projet avance et que des décisions sont prises. (p. ex. le calendrier, le budget, le registre des risques)

3. Réalisation du projet

   L'équipe de projet et l'équipe technique exécutent les activités liées au projet conformément à la portée du projet précisée dans l'entente et l'arrêté de projet. L'équipe de projet permet de s'assurer que toutes les procédures contractuelles pertinentes sont suivies (veuillez consulter le domaine de connaissances du SNGP - Approvisionnement). Le gestionnaire de projet doit s'assurer que les produits livrables et les activités du projet sont examinés pour en déterminer la qualité et l'exactitude (veuillez consulter le domaine de connaissances du SNGP - Gestion de la qualité).

   Un plan de transition est mis en œuvre pour appuyer le transfert des applications aux opérations du client ou pour appuyer les étapes qui doivent être suivies pour transférer les services à l'organisation en service.

4. Clôture du projet

   Le Document de clôture (DC) du projet est préparé et approuvé. Ce document, qui doit inclure un rapport sur les leçons apprises, est envoyé au représentant approprié de l'équipe chargée de l'amélioration continue du SNGP.

   Un accord sur les niveaux de service peut être préparé ou un accord existant peut être modifié pour s'assurer que le produit et les services fournis dans le cadre du projet sont appuyés après la clôture du projet.

   Le gestionnaire de projet s'assure que le projet est clos sur le plan administratif et prévoit la réalisation de toutes les activités d'administration du contrat ainsi que l'archivage de ces documents, conformément au PGP.

   Le gestionnaire de projet recueille les commentaires du client.

2. Obligations redditionnelles

Les autres ministères et organismes qui font appel aux organisations chargées de la réalisation des projets de TPSGC pour gérer les éléments de TI de leurs projets appuyés par les TI :

• agissent à titre de parrain du projet et de responsable de clients et sont chargés de demander et d'obtenir les approbations de projet appropriées (Approbation préliminaire de projet, APP et Approbation définitive de projet, ADP) et de financer le projet;
• conformément à leur propre gouvernance ministérielle, sont chargés des activités qui sont réalisées et qui correspondent à celles des étapes de début et d'identification de projet du SNGP afin de définir clairement la portée, le financement et le calendrier du projet. L'aide de TPSGC peut être demandée dans le cadre de ces activités, notamment pour approuver toute modification majeure à la portée, au calendrier ou au budget du projet.

TPSGC :

• agit à titre de gestionnaire de projet et contribue à l'étape d'identification du projet (au besoin) pour l'élément « technologie » du projet;
• est responsable de la réalisation de la portée des travaux, comme il est défini dans l'arrêté de projet, avec l'autre ministère qui en fait la demande;
• agit à titre de personne-ressource principale auprès du responsable de clients ou du gestionnaire de projet du client;
• agit à titre de gestionnaire des relations avec la clientèle en étant le principal point de liaison entre l'organisme de services et l'organisation cliente. En tant que gestionnaire des relations avec la clientèle, le Ministère doit effectuer des estimations des services, négocier des ententes, commercialiser des services et des produits, améliorer la qualité de la prestation de services et assurer la satisfaction de la clientèle;
• assure la gestion quotidienne du projet, notamment celle des membres de l'équipe de projet, pour l'élément « technologie » du projet;
• conformément aux pouvoirs ministériels qui lui sont délégués, approuve les paiements relatifs au projet pour les services contractuels externes, exécute le processus d'assurance de la qualité et accepte les travaux prévus au contrat;
• informe le chef de projet de l'autre ministère client de tout problème ou changement afin d'obtenir son approbation dans l'éventualité où la portée doit être modifiée.

Annexe D - Appendice A : Liste de vérification - Entente / Arrêté de projet

Le gestionnaire de projet doit remplir cette liste de vérification avant de conclure une entente pour confirmer la compréhension de la portée du projet. La liste de vérification remplie doit être versée dans les dossiers du projet.

Approbations du client

Plus importante approbation de projet obtenue

• Approbation préliminaire de projet (APP)
  Date :
  Montant :
• Approbation définitive de projet (ADP)
  Date :
  Montant :
• Autre
  Date :
  Montant :

Définition de la portée du projet

• Des rôles et des responsabilités clairs ont été définis pour toutes les parties concernées, y compris les liens et dépendances
• Les objectifs et les exigences du projet sont suffisamment détaillés pour permettre la préparation de directives de projet appropriées en vue de la réalisation de celui-ci, p.ex.la portée est suffisamment définie par le ministère client pour permettre une définition adéquate de la portée, du calendrier et des objectifs en matière de coûts du projet, les facteurs de réussite essentiels, les hypothèses et les contraintes
• Les objectifs relatifs aux coûts du projet ont fait l'objet d'un examen et les ressources adéquates ont été fournies conformément au financement convenu dans l'entente et l'arrêté de projet
• Les objectifs relatifs au calendrier et aux échéanciers du projet ont fait l'objet d'un examen et ont été jugés acceptables par rapport aux objectifs établis dans l'entente et l'arrêté de projet

Ressources de l'organisation chargée de la réalisation des projets de TPSGC nécessaires à la réalisation du projet

• Les besoins en ressources de TPSGC dans le cadre du projet ont fait l'objet d'un examen et il a été confirmé que les ressources disponibles permettent de respecter les objectifs du projet, notamment :
  • le financement pour les ressources de TPSGC qui est établi dans l'entente
  • les ressources de TPSGC qui sont disponibles
• Les dispositions contractuelles nécessaires à la réalisation du projet ont été confirmées

Gestionnaire de projet :

Date de signature :