Gestion de l'information - Domaine de connaissances

Système national de gestion de projet
Projets opérationnels appuyés par les TI

TITRE :

Procédure relative aux projets opérationnels appuyés par les technologies de l'information du Système national de gestion de projet - Domaine de connaissances « Gestion de l'information »

1. DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR :

DE 2010

2. AUTORITÉ :

Le présent document est publié avec l'autorisation du sous-ministre, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3. CONTEXTE :

La procédure faisant l'objet du présent document doit être mise en œuvre de pair avec la politique du Système national de gestion de projet (SNGP) de TPSGC et elle est principalement tirée du modèle de Plan de projet de gestion de l'information Ce modèle constitue le document source et devrait toujours être consulté afin d'y obtenir les renseignements à jour.

4. OBJECTIF :

Décrire les composantes et les exigences du SNGP qui s'appliquent à la gestion de l'information d'un projet.

5. RENSEIGNEMENTS SUR LA PROCÉDURE :

Le gouvernement du Canada crée une quantité considérable d'information qui permet d'offrir des programmes, des services et des produits à la population canadienne, ou au nom de celle-ci, d'appuyer la présentation des résultats au Parlement et de renforcer la responsabilité et la transparence des mesures. Comme l'information est importante et qu'elle est un facteur essentiel à la réussite de tout projet, il faut en planifier la gestion de manière structurée, afin que les objectifs ministériels soient atteints et que les programmes et les services soient offerts avec succès.

Objet du plan de gestion de l'information

• Déterminer toutes les ressources d'information relatives au projet;
• Favoriser la conformité aux politiques et aux normes du gouvernement, par l'application de pratiques exemplaires en gestion de l'information et le respect des exigences de Bibliothèque et Archives Canada en matière d'élimination des dossiers au gouvernement du Canada;
• Faciliter la sauvegarde, l'entreposage et la recherche de l'information générée dans le cadre d'un projet;
• Mettre en œuvre une solution équilibrée de gestion de l'information.

Objectifs du plan de gestion de l'information

• Veiller à ce que tous les membres de l'équipe de projet comprennent et assument les responsabilités liées à la gestion de l'information;
• Veiller à ce que l'information soit classée, conservée et entreposée convenablement conformément aux lois et aux politiques, en vue d'un usage ultérieur;
• Assurer que l'information est accessible, uniforme, fiable et exacte afin d'appuyer la bonne réalisation du projet.

Principes de gestion de l'information

Ci-après sont énoncés les grands principes de la gestion de l'information, qui encouragent l'utilisation efficace des ressources institutionnelles, facilitent la recherche d'information et assurent la protection et la conservation de l'information, conformément aux exigences opérationnelles, juridiques et politiques :

• Éviter la collecte d'information en double;
• Échanger et réutiliser l'information, tout en respectant les restrictions légales;
• Veiller à ce que l'information soit complète, exacte, à jour, pertinente et compréhensible;
• Appuyer l'accès à l'information, tout en respectant les exigences en matière de lois, de politiques et de protection de la vie privée;
• Protéger l'information des accès non autorisés, des pertes et des dommages;
• Conserver l'information en fonction de sa valeur opérationnelle, juridique, financière et historique.

Le diagramme suivant montre les sept (7) étapes du cycle de vie des ressources d'information.

Figure 1 - Cycle de vie de la gestion de l'information

Une version agrandie du diagramme - Cycle de vie de la gestion de l'information, est disponible sur une page séparée.

Création du plan de gestion de l'information

Utilisation du modèle de plan de gestion de l'information
ou du plan faisant partie du plan de gestion de projet

Le modèle de plan de projet de gestion de l'information porte le numéro de gestion des documents et des dossiers de l'entreprise. Il s'agit du document de planification standard en ce qui concerne les exigences relatives à la planification de la gestion de l'information. Le modèle de plan de gestion de projet comprend un plan de gestion de l'information qui peut être utilisé dans les cas où il n'est pas obligatoire de produire un document distinct compte tenu de l'objectif, de la taille ou de la complexité du projet.

Contenu recommandé du plan de gestion de l'information

• Section sur la gestion des données, des dossiers et des documents : Dresser la liste des données, des documents et des dossiers qui doivent être gérés pendant la durée du projet.
• Section sur le flux de l'information : Déterminer clairement le flux de l'information (au moyen d'un diagramme), de la création à l'entreposage, pour chaque type de document à gérer.
• Section sur les métadonnées : Insérer un tableau qui contient, par exemple, la description de la donnée, du dossier, etc, le nom de son propriétaire, le support de données et la date de création.
• Section sur le contrôle des versions des documents : Se reporter au document Norme d'appellation, de numérotation et de métadonnées de la DGSIT.
• Section sur le classification et le norme d'appellation : Se reporter au document Norme d'appellation, de numérotation et de métadonnées de la DGSIT.
• Section sur le support de données : Ce sujet est traité plus loin dans le présent document.
• Section sur l'accès et l'accès sécuritaire : Décrire les contrôles d'accès aux données, aux documents et aux dossiers, selon le besoin de connaître conformément aux lois et aux règlements. Se reporter à la politique ministérielle (PM) 002 - Politique sur la Loi sur l'accès à l'informationet la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Section sur la conservation : Indiquer pendant combien de temps l'information devra être conservée et la façon dont les dossiers essentiels seront protégés, aborder les questions de la continuité et de la reprise des activités, etc.
• Section sur l'élimination : Indiquer la méthode, les processus, les pouvoirs et le calendrier d'élimination pour chaque type de données, de dossiers et de documents.
• Section sur la gestion du savoir : Indiquer les pratiques de détermination, d'échange et de documentation du savoir.
• Section sur la stratégie et les outils de gestion du savoir : Définir la stratégie et les outils qui serviront à gérer le savoir dans le cadre du projet.
• Section sur les processus et considérations ministérielles ou législatives : Indiquer de quelle manière le projet sera conforme à la Loi sur les langues officielles, aux exigences en matière de numérisation de documents, etc.
• Section sur les normes de gestion de l'information : Décrire les normes particulières de gestion de l'information que tous les membres de l'équipe de projet doivent respecter.

Solution de gestion de l'information

Dans le cadre de la création et de la mise en œuvre du plan de gestion de l'information, la solution de gestion de l'information sert à associer l'information au support de données qui correspond le mieux aux exigences de chaque type d'information.

Les membres de l'équipe qui ont accès à la Gestion des documents et des dossiers de l'entreprise (GDD-E) devraient stocker leurs documents dans ce système, conformément à la structure des fichiers proposée qui se trouve à la fin de la présente section, à moins que l'organisation dispose déjà d'une structure bien organisée. Cette manière de faire simplifiera les activités de clôture du projet et facilitera la gestion des dossiers. Si des membres de l'équipe n'ont pas accès à la GDD-E, il est important de communiquer avec un spécialiste de l'information en communiquant à RCNDocumentsGEST.NCRRecordsMGT@tpsgc-pwgsc.gc.ca afin de déterminer les répertoires de renseignements et les supports de données les plus appropriés. Déterminer quels supports de stockage seront utilisés dans le cadre du projet, au moyen du tableau ci-après.

Support de données (exemple)

Déterminer le support de données qui sera utilisé pendant le cycle de vie du projet.

Support de données	Raison	Emplacement	Plan de reprise déterminé
Site Web	Fournit des renseignements sur le processus de réalisation et les communications du projet	Hébergé par la Direction générale des services d'infotechnologie (DGSIT), TPSGC	Internet City offre du soutien à 99,5 %, 12 heures par jour et 5 jours par semaine
GDD-E Outil du Ministère	Donne accès à l'ensemble des ébauches et des versions définitives des documents	Hébergé par la DGSIT, TPSGC	Prestation de service - soutien offert à 99,5 %, 12 heures par jour et 5 jours par semaine
Classeur	Documents imprimés	DGSIT et la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications, TPSGC	Heures de travail normales
Courrier électronique	Système servant à l'échange d'information	Hébergé par la DGSIT, TPSGC	Prestation de service - soutien offert à 99,5 %, 12 heures par jour et 5 jours par semaine
Disque partagé (Non recommandé)	D'autres possibilités ne respectent pas les exigences en matière d'information	Hébergé par la DGSIT	Prestation de service - soutien offert à 99,5 %, 12 heures par jour et 5 jours par semaine
Bases de données		Hébergé par la DGSIT, TPSGC

Calendrier de conservation et d'élimination de l'information

Pendant la clôture du projet, des documents et des dossiers relatifs à ce dernier peuvent devoir être éliminés de la GDD-E ou d'autres répertoires. Cela peut comprendre la conservation, le transfert, l'archivage et la destruction.

Le gestionnaire de projet doit dresser la liste des produits livrables qui seront créés pendant la durée du projet, puis les consigner dans le calendrier de conservation et d'élimination de l'information (qui doit être joint au plan de gestion de l'information). Lorsque la liste est complète, le gestionnaire de la gestion de l'information doit communiquer avec les spécialistes de la gestion de l'information du Ministère en écrivant à RCNDocumentsGEST.NCRRecordsMGT@tpsgc-pwgsc.gc.ca, afin d'établir les règles de conservation ou d'élimination convenant à chaque produit livrable.

Exigences linguistiques

Les gestionnaires de projet doivent s'assurer que les documents et les dossiers sont créés, transmis et gérés conformément à la Loi sur les langues officielles et au Règlement sur les langues officielles, et que le contenu de ces documents et de ces dossiers respecte la loi et le règlement précités.

Contrôle des versions des documents

Les numéros de version d'une ébauche doivent être écrits selon le modèle suivant : « version 0.1 ». À la discrétion de l'auteur, le numéro de la version augmente de 0.1, ou au moins une fois par version publiée. Si le contenu d'un document est modifié, l'auteur ou l'employé responsable de la tenue du document doit modifier le numéro de version de ce dernier puis sauvegarder la nouvelle version. Si un document est entré dans la GDD-E, l'application appliquera automatiquement la fonction de contrôle des versions, puis notera les changements apportés, par qui ils l'ont été et à quel moment. Le numéro de la version dans la GDD-E fait alors partie du nom du fichier et devrait apparaître sur la page couverture du document.

6. PORTÉE :

La présente procédure s'applique à tous les projets opérationnels appuyés par les technologies de l'information (TI) de TPSGC. Pour ce qui est des projets réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci, les pratiques du SNGP doivent être mises en application conformément aux approbations et à la gouvernance du client, selon la procédure relative aux projets opérationnels appuyés par les TI des autres ministères.

7. DÉFINITIONS :

Classification et classification des documents

Le plan ministériel de classification des documents par sujet est un système exhaustif et structuré qui sert à organiser et à trouver des documents pendant leur cycle de vie. À TPSGC, les documents sont classés par numéro dans deux catégories de sujets : administratifs et opérationnels.

Remarque : les employés ne sont pas responsables de l'attribution de numéros aux documents des diverses catégories. Pour obtenir de l'aide, communiquer avec le centre de documents de la direction générale concernée ou avec la Direction de la gestion des documents.

Donnée

Une donnée est un ensemble de faits discrets relatifs à des événements. La plupart des organisations saisissent des quantités importantes de données dans des bases de données très structurées comme les outils, les systèmes et les bases de données servant à la gestion des services et à la gestion de la configuration.

Document

Un document peut être un fichier de traitement de texte, une feuille de calcul, un calendrier des activités d'un projet, un fichier graphique, une conception assistée par ordinateur ou un dessin technique, une feuille numérisée en tant qu'image, un diaporama, un fichier audio ou vidéo, ou tout autre élément pouvant être enregistré dans un fichier électronique.

Information

L'information fournit un contexte aux données. Elle se trouve généralement dans du contenu semi-structuré comme des documents, des courriels et des fichiers multimédias.

La principale activité de gestion du savoir relative à l'information consiste à gérer le contenu de sorte qu'il soit plus facile de le saisir, de le chercher, de le trouver et de le réutiliser, et à tirer des leçons des expériences précédentes pour de ne pas répéter les erreurs et faire le travail en double.

Savoir

Le savoir est formé des expériences tacites, des idées, des intuitions, des valeurs et des jugements des personnes. Les gens apprennent de leurs expériences et de celles de leurs pairs, et acquièrent des connaissances par l'analyse de renseignements (et de données). C'est par la synthèse de ces éléments que de nouvelles connaissances sont créées.

Le savoir est dynamique et fondé sur le contexte. Le savoir rend l'information facile à utiliser, ce qui peut faciliter la prise de décisions. Dans la transition des services, le savoir n'est pas seulement fondé sur la transition en cours, mais il provient aussi des enseignements tirés de transitions précédentes, de la connaissance des changements récents et prévus et d'autres domaines dans lesquels le personnel expérimenté aura inconsciemment recueilli des données au cours d'une certaine période.

Métadonnées

Les métadonnées sont des données relatives à des données. Elles décrivent comment, quand et par qui un ensemble de données particulières a été recueilli, et comment les données sont formatées. Elles sont essentielles à la compréhension de l'information stockée dans les entrepôts de données (bases de données) et sont de plus en plus importantes pour les applications et les sites Web.

Fichier

Un fichier est tout document autre qu'une publication. Il peut s'agir d'une correspondance, d'une note, d'un livre, d'un plan, d'une carte, d'un dessin, d'un diagramme, d'une illustration ou d'un graphique, d'une photographie, d'un film, d'une microforme, d'un enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou de toute reproduction de ces éléments. Un fichier, c'est aussi un élément qui n'existe pas encore, mais qui peut être produit par des enregistrements informatisés (soumis à la réglementation).

Documents éphémères

Les documents éphémères ont une utilité temporaire et ne font pas partie intégrante d'un ensemble de documents administratifs ou opérationnels, ils ne sont pas régulièrement classés avec les documents courants ou dans les systèmes de classement et ne servent que pendant une période limitée, le temps de terminer une tâche courante ou de rédiger d'autres documents.

8. RESPONSABILITÉS :

On encourage fortement toutes les parties responsables de l'élaboration du plan de gestion de l'information à consulter les autres chefs de projets et gestionnaires de projet ainsi que les gestionnaires principaux de projet.

On recommande également aux gestionnaires de projet de demander des conseils aux experts techniques et à d'autres experts en la matière de TPSGC, et d'examiner les données historiques de projets semblables réalisés à TPSGC et les leçons apprises dans le cadre de ses projets, lorsqu'ils mettront à jour le plan de gestion de l'information et qu'ils effectueront le contrôle des versions et l'archivage des documents à la fin des étapes d'identification et de mise en œuvre.

Les rôles et les responsabilités relatifs à la gestion de l'information au gouvernement du Canada sont énoncés ci-après.

Client ou responsable du secteur d'activité

Le client ou le responsable du secteur d'activité doit effectuer les tâches suivantes :

• Superviser la conformité à toutes les lois fédérales et à l'ensemble des politiques et des directives du Ministère;
• Défendre les principes énoncés dans la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor, dont faciliter l'utilisation des systèmes électroniques dans la création, l'utilisation et la gestion de l'information pendant son cycle de vie;
• Superviser la planification stratégique et les activités de ressourcement liées à la gestion de l'information;
• Assurer que les exigences relatives à la gestion de l'information (la gestion des documents, le développement des systèmes, etc.) soient définies et consultées dès le début de la conception d'un programme opérationnel;
• Nommer un gestionnaire principal qui participera activement à un comité sur la gestion des documents et des fonds de renseignements et qui veillera au respect des principes de gestion des dossiers.

Chef de projet ou directeur de projet (aspect opérationnel)

Le directeur de projet est chargé :

• D'affecter des ressources à l'élaboration du plan de gestion de l'information;
• De nommer un gestionnaire de l'information qui exécutera les tâches qui lui seront assignées quotidiennement;
• De veiller à l'acceptation, à la mise en œuvre et au respect d'un plan de gestion de l'information.

Gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet est chargé :

• De s'assurer que tous les employés et toutes les personnes embauchées en vertu d'un contrat respectent les lois fédérales ainsi que les politiques et les directives du Ministère qui portent sur la gestion de l'information (voir la Section 6. Portée du présent document);
• De veiller à ce que tous les employés et toutes les personnes embauchées en vertu d'un contrat reçoivent la formation nécessaire sur la gestion de l'information;
• De planifier, de renouveler et de mettre en œuvre les activités de gestion de l'information, dont l'automatisation;
• De déterminer et de prendre en compte les exigences relatives à l'information dès le début de la conception d'un programme;
• De travailler en collaboration avec les spécialistes en gestion des dossiers ministériels sur l'efficience et l'efficacité des plans et des activités liés à la gestion de l'information.

Gestionnaire de l'information

Veuillez noter qu'une ressource spécialisée pourrait devoir se consacrer exclusivement à ce rôle dans le cadre des projets d'envergure. En ce qui concerne les petits projets, ce rôle est assumé par le gestionnaire de projet (réalisation).

Le gestionnaire de l'information est chargé d'établir des pratiques en gestion de l'information et de les appuyer. Plus particulièrement, ses responsabilités sont les suivantes :

• Préparer un plan de gestion de l'information, en collaboration avec le directeur de projet et le gestionnaire de projet et les spécialistes en gestion de l'information concernés;
• Mettre à jour le plan de gestion de l'information, au besoin ou lorsque de nouveaux problèmes surgissent;
• Donner des conseils aux membres de l'équipe quant aux enjeux relatifs au plan de gestion de l'information;
• Coordonner la mise en œuvre de la solution de gestion de l'information;
• Coordonner la formation sur les outils de la solution de gestion de l'information, au besoin;
• Assurer la liaison avec les spécialistes de l'information ou les conseillers en gestion de l'information du Ministère.

Spécialiste de la gestion de l'information

Les spécialistes de la gestion de l'information, y compris les bibliothécaires, les archivistes, les représentants de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, les spécialistes de la gestion des documents, les spécialistes de la gestion du Web, les spécialistes de la gestion des formulaires et les spécialistes de la sécurité, appuieront les efforts déployés en matière de gestion de l'information, c'est-à-dire :

• Fournir des conseils, des outils, des procédures, des normes et des lignes directrices en matière de gestion de l'information, conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et de Bibliothèque et Archives Canada;
• Assister le gestionnaire de l'information dans la mise en œuvre du plan de gestion de l'information;
• Informer le personnel affecté à la TI des exigences en matière d'information à l'échelle de l'organisation, afin d'appuyer l'élaboration et le fonctionnement de procédures, de systèmes, de normes et d'outils en TI;
• Evaluer les exigences précises en matière de ressources et de formation en gestion de l'information et travailler à répondre à ces besoins avec le gestionnaire de l'information.

Conseillers en gestion de l'information

Les conseillers en gestion de l'information sont les ressources qui relèvent de Gestion des connaissances et de l'information, et ils appuient la gestion de l'information, c'est-à-dire :

• Fournir des conseils et du soutien en gestion de l'information relativement à tous les aspects de la gestion de l'information;
• Fournir des conseils et des directives sur l'architecture de l'information;
• Emettre des commentaires sur le plan de gestion de l'information;
• Assister le gestionnaire de l'information dans la mise en œuvre du plan de gestion de l'information;
• Informer le personnel affecté à la TI des exigences en matière d'information à l'échelle de l'organisation, afin d'appuyer l'élaboration et le fonctionnement de procédures, de systèmes, de normes et d'outils en TI;
• Evaluer les exigences générales en matière de formation en gestion de l'information et travailler à répondre à ces besoins avec le gestionnaire de l'information.

Membres de l'équipe

Les membres de l'équipe doivent exécuter les tâches suivantes :

• Appliquer les principes, les normes, les lignes directrices et les pratiques efficaces de gestion de l'information dans l'exécution de leurs fonctions, dont la Politique sur la gestion de l'information;
• Gérer l'information pendant son cycle de vie et respecter les lois fédérales ainsi que les politiques, les directives, les normes et les lignes directrices du Ministère qui portent sur la gestion de l'information (voir la Section 6. Portée du présent document);
• Tenir des pistes de vérification en consignant les activités et les décisions, surtout pour ce qui est de messages transmis par courrier électronique;
• Appuyer l'élaboration de programmes en signalant à leur gestionnaire et aux spécialistes en gestion de l'information et en TI les enjeux et les exigences en matière d'information;
• Participer à la formation donnée sur la gestion de l'information, au besoin;
• Avoir recours à divers systèmes électroniques pour créer, utiliser et gérer les documents et les fonds de renseignements.

Intervenants

Les intervenants sont responsable de :

• Gérer l'information pendant son cycle de vie et respecter les lois fédérales ainsi que les politiques, les directives, les normes et les lignes directrices du Ministère qui portent sur la gestion de l'information (voir la Section 6. Portée du présent document).
• Tenir des pistes de vérification en consignant les activités et les décisions, surtout pour ce qui est des messages transmis par courrier électronique.

9. RÉFÉRENCES :

• Secrétariat du Conseil du Trésor - Orientation stratégique du gouvernement : gestion de l'information (expose les directives stratégiques approuvées dans le domaine de la gestion de l'information pour le gouvernement du Canada)
• Secrétariat du Conseil du Trésor - Politique sur la gestion de l'information (détermine la valeur de l'information pour le gouvernement du Canada et explique la nécessité de voir tous les employés participer à sa gestion)
• Secrétariat du Conseil du Trésor - Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information (détermine les responsabilités devant être assumées par les fonctionnaires, en fonction de leur niveau, en matière de gestion de l'information)
• Secrétariat du Conseil du Trésor - Gestion de l'information - lignes directrices (établissent les lignes directrices de la planification ministérielle de la TI et de la gestion de l'information)
• Ministère de la Justice - Loi sur l'accès à l'information
• Ministère de la Justice - Loi sur la protection des renseignements personnels
• Ministère de la Justice - Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
• Ministère de la Justice - Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, paragraphe 12(1)
• TPSGC - PM -  (à déterminer) : Politique sur la gestion de l'information (en cours d'élaboration)
• TPSGC - PM 096 : Politique de vérification interne de TPSGC
• TPSGC - PM 092 : Politique sur les langues officielles
• TPSGC - PM 086 : Politique sur les mesures d'adaptation au travail
• TPSGC - PM 083 : Demandes de renseignements présentées de vive voix par les parlementaires
• TPSGC - PM 068 : Correspondance ministérielle
• TPSGC - PM 067 : Gestion du courrier électronique
• TPSGC - PM 066 : Services de bibliothèque du Ministère
• TPSGC - PM 062 : Cadre de gestion de TPSGC en matière de communications dans Internet et l'intranet
• TPSGC - PM 061 : Politique sur la gestion des formulaires
• TPSGC - PM 052 : Programme de la sécurité ministérielle
• TPSGC - PM 051 : Programme de sécurité du Ministère
• TPSGC - PM 048 : La publicité
• TPSGC - PM 044 : Gestion des documents et des fonds de renseignements
• TPSGC - PM 026 : Enquêtes de la Direction générale de la vérification et de l'éthique
• TPSGC - PM 014 : Protection des renseignements personnels et particuliers au travail
• TPSGC - PM 002 : Politique sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Modèle de Plan de projet de gestion de l'information de TPSGC
• Norme d'appellation, de numérotation et de métadonnées de la DGSIT

10. PIÈCES JOINTES :

Aucune

11. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS :

Veuillez adresser toute demande de renseignements relative à la présente procédure au directeur, Centre d'excellence, Bureau d'exécution des projets, DGSIT.