Se brancher pour relever le défi:
Le gouvernement électronique et
la fonction publique du Canada

Notes pour une allocution de
Mel Cappe
Greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet

lors du
Forum des sous-ministres adjoints
Ottawa (Ontario)
Le 3 mai 2000

VÉRIFIER AU MOMENT DE L'ALLOCUTION

Introduction

• Merci. Je suis heureux d’être de nouveau parmi vous au Forum des SMA

• Le comité de planification a choisi l’un de mes sujets favoris
• il est d’ailleurs très populaire ces jours-ci
• mais il y a plusieurs points de vue – à preuve, Frank Ogden hier soir

• Dès le départ, je tiens à préciser ce que j’entends par gouvernement électronique

• cela a commencé avec la numérisation de l’information
• puis il y a eu la prestation des services, mais cela ne s’est certainement pas arrêté là
• ensuite, il y a eu des outils interactifs destinés à faire participer les citoyens à l’élaboration des politiques, des programmes et des services
• ce qui nous amène à la démocratie électronique
• puis à la promotion du « tout électronique »
• et enfin, à ses répercussions sur l’économie et la société

• Pourquoi voulons nous un gouvernement électronique ?

• c’est une question de pertinence et cela répond aux besoins des Canadiens face à la société et l’économie axées sur le savoir (SEAS)
• c’est un impératif socio-économique, à la fois moteur et levier
• il offre un énorme potentiel à la FP dans un grand nombre de domaines, et notamment dans celui du recrutement, du maintien en poste et de l’apprentissage

• Les principaux messages sont les suivants

• le gouvernement électronique est là pour rester
• Il faut agir dès maintenant, sinon nous raterons une occasion sans précédent
• nous avons tous un rôle à y jouer

• Je sais que vous êtes tous des gens très occupés – du matin au soir

• mais en réalité, le gouvernement électronique fait partie intégrante de notre travail
• il nous offre à tous, et aux SMA en particulier, d’excellentes possibilités
• des possibilités qui se sont manifestées de façon évidente lors d’un récent voyage à Washington
• il est également à noter que le Canada a contribué de façon importante aux travaux de l’OCDE sur l’utilisation de la technologie de l’information pour renforcer les liens entre le gouvernement et les citoyens

Le chemin parcouru – quelques réflexions personnelles

• Avant de parler de notre progression en matière de gouvernement électronique, permettez-moi quelques réflexions personnelles

• J’ai toujours été convaincu du caractère inévitable du gouvernement électronique

• j’ai d’ailleurs eu la preuve il y a neuf mois qu’il n’y aura pas de retour en arrière
• j’ai reçu des courriels de ma mère

• Cela montre à quel point Internet est omniprésent

• chez les jeunes comme chez les plus âgés, l’Internet fait fureur
• les citoyens veulent traiter avec nous en ligne

• Nous avons fait beaucoup de chemin depuis le bureau électronique (les machines à écrire à mémoire et les premiers télécopieurs) et nous nous dirigeons tranquillement vers un gouvernement électronique

• 1987 - j’ai envoyé mon premier message électronique, à CACC
• 1988 - j’ai eu mon premier ordinateur portable
• 1995 - mise sur pied de la « Voie verte sur l’autoroute de l’information »
• cette année - IMPÔTNET pour les déclarations de revenu, et remboursement en sept jours; je me suis inscrit en ligne au présent Forum

Le chemin parcouru – Des engagements fermes

• Le gouvernement du Canada manifeste son intérêt pour les questions d’électronique - depuis 6 ans déjà

• 1991-1992 - première présence sur le Web – ministères et programmes
• 1994 – Comité consultatif sur l’autoroute de l’information
• 1997 – le DduT établit la vision de connectivité
• 1998 – lancement du programme national de connectivité en six volets
• l’un de ces volets est la prestation de services électroniques axés sur les citoyens
• priorité à l’accès, au commerce électronique, etc.

• Octobre 1999 – Discours du Trône

• l’objectif du gouvernement du Canada est de devenir un « utilisateur modèle de la technologie de l’information et d’Internet »
• d’ici 2004, « être connus dans le monde entier comme le gouvernement le mieux branché avec ses citoyens. Les Canadiens et les Canadiennes auront accès à toute l’information et à tous les services gouvernementaux en direct, à l’endroit et au moment qui leur conviennent »

• Dans le 7e rapport annuel, j’ai souligné au Premier ministre que

« Moderniser la prestation des services a été la priorité de mes prédécesseurs à la tête de la fonction publique. C'est la mienne aussi. J'ajoute qu'il faut offrir un meilleur service aux Canadiens, surtout dans le contexte où tout est de plus en plus informatisé ».

Portrait actuel de la situation – Numérisation de l’information et modernisation de la prestation des services

• Où en est la fonction publique du Canada en matière de gouvernement électronique aujourd’hui?

• Elle s’améliore sur le plan de la numérisation de l’information

  • la majorité des ministères et organismes ont leur site Web, mais ne sont pas organisés par sujet/service et n’offrent pas de liens avec l’ensemble des organisations
  • Dans un article du 29 avril sur le site du gouvernement du Canada, le National Post écrivait :

"In addition to providing information on all federal government programs and services, searchable by department, the Government of Canada site is chock full of content on Canadian history, facts and symbol - complete with interactive quizzes to test your knowledge." (Traduction : Outre le fait de fournir de l’information sur tous les programmes et services fédéraux, que l’on peut rechercher par ministère, le site du gouvernement du Canada renferme une mine de renseignements sur l’histoire canadienne et une foule de faits et de symboles et, pour accompagner le tout, des questionnaires interactifs visant à mettre vos connaissances à l’épreuve.)

• Nous commençons à moderniser peu à peu la prestation des services et à les offrir de façon pertinente aux Canadiens

• de nombreux travaux sont déjà en cours au sein des ministères en vue de moderniser la prestation des services
• nous devons donc recentrer nos efforts et réaffecter nos ressources afin de focaliser l’attention du gouvernement électronique sur ce que nous faisons, comment nous le faisons et trouver des moyens de mobiliser notre fonction publique

• Quelques exemples d’innovation

• Les encans en ligne – comme celui de l’automne dernier, pour la mise aux enchères de deux bandes du spectre radio, qui a reçu un très bon accueil
• Le site du Réseau du leadership qui s’est mérité quatre étoiles du Sympatico Magazine : (www.leadership.gc.ca)

• Pour ce faire, nous devons nous mettre à l’œuvre – deux initiatives nous aideront à y parvenir

1. Service Canada

• viser à offrir des guichets uniques de services gouvernementaux par téléphone, sur le Web et en personne (www.tbs-sct.gc.ca/si-si)
• canaux multiples, il y aura toujours plusieurs possibilités

2. Gouvernement en ligne

• Initiative découlant du DduT – la ministre Robillard nous en dira davantage plus tard aujourd’hui
• premier jalon – déc. 2000 tous les ministères auront une présence : ils offriront des renseignements sur leurs programmes et services et mettront leurs principaux formulaires à la disposition des gens sous forme électronique
• lettres d’appel à tous les sous-ministres

Au-delà de l’information et des services...

• Le gouvernement électronique, ce n’est pas seulement fournir de l’information et des services par des moyens électroniques.

• mais la technologie et la prestation de services électronique transforment sans aucun doute notre façon de travailler ensemble
• et nous amènent vers d’autres générations de gouvernement électronique, notamment :

• La participation des citoyens

• En bout de ligne, nous utiliserons le volet électronique du gouvernement pour faire contribuer les citoyens de façon interactive à l’élaboration des politiques, des programmes et des services.
• Actuellement, dans le domaine des politiques, nous n’en sommes encore qu’au stade de l’information unidirectionnelle. Le site Web du Projet de recherche sur les politiques est un centre de ressources offrant aux chercheurs plus de 1 000 liens sur le sujet.
• Des travaux ont été entrepris en vue d’élaborer un cadre de politique et des projets pilotes dans le domaine de la mobilisation électronique des citoyens.
• Parmi ces projets, on compte notamment la conférence en ligne que RNCan tient toute l’année pour échanger de l’information sur la fiabilité des pipe-lines et le Dialogue rural.

• La démocratie électronique - le nouveau projet de loi électorale du Canada (C-2) laisse entrevoir la possibilité d’établir le vote électronique – le projet de loi est encore à l’étude au Parlement

... vers une démocratie électronique

• Nous sommes allés beaucoup plus loin que nous l’aurions cru, et en beaucoup moins de temps. Nous sommes passés de la bureautique à l’information électronique pour nous lancer ensuite dans la prestation de services électronique

• il reste beaucoup de chemin à parcourir avant d’en arriver à la démocratie électronique
• cela pourrait prendre du temps si nous attendons que les autres nous disent quoi faire et comment le faire
• ou nous pouvons agir dès maintenant et définir notre propre programme

• Ce n’est chose facile, car nous avons tendance à vouloir savoir où nous allons avant même de commencer

• la technologie évolue trop rapidement pour nos cycles quinquennaux habituels de planification
• certes, certaines questions techniques très fondamentales devront être réglées
• mais il ne s’agit pas seulement de questions techniques – il s’agit au fond d’améliorer le gouvernement

• Nous devons aller de l’avant, faire de notre mieux et apprendre au fur et à mesure

• c’est une occasion de tirer profit des leçons apprises par les autres pays
• mais il revient aussi à la fonction publique du Canada de le faire de façon positive, à la canadienne

Questions à aborder

1.  Le « clivage numérique »

• aux États-Unis, l’une des grandes préoccupations est le fossé qui existe entre ceux qui ont accès aux outils électroniques et ceux qui n’y ont pas accès
• Au Canada, le gouvernement s’est donné pour mission, dans le DduT, de bâtir une meilleure qualité de vie pour l’ensemble des Canadiens, et notamment de faire en sorte que tous les citoyens aient accès au gouvernement électronique
• Les spécialistes et les chercheurs canadiens tentent de réduire le « clivage numérique » - p.ex Rescol, le Programme d’accès communautaire
• reconnaître que le gouvernement électronique peut présenter des possibilités intéressantes
• surmonter les obstacles géographiques
• l’accès aux services ne doit pas être fonction de la mobilité (p. ex. la Gazette du Canada)
• laisser le choix aux citoyens d’utiliser les services lorsque cela leur convient
• offrir des services bilingues

2.  Sécurité et protection des renseignements personnels

• il faut pouvoir envoyer et recevoir de l’information en toute confiance sur Internet, en sachant que personne d’autre n’y a accès – les transactions doivent être privées, confidentielles et sécuritaires (pour les grands-mères électroniques de ce monde)
• Les citoyens veulent savoir quels renseignements les concernant seront utilisés, comment ils le seront et comment ils seront partagés, conservés et gérés au sein de l’administration fédérale, et ils veulent pouvoir donner leur accord
• nous ne sommes pas le secteur privé; nous avons donc des responsabilités différentes lorsque nous conseillons les ministres sur les moyens de conserver la confiance du public.

3.  Les politiques, la législation et la réglementation

• il faut être en mesure de bien conseiller les ministres sur les politiques, les lois et les règlements relativement à la mise en place du gouvernement électronique
• il faut le faire en conformité avec les démarches techniques
• ce sera une mine d’or virtuelle pour la recherche sur les politiques et l’élaboration des politiques
• par exemple :
• nos outils traditionnels d’élaboration et d’adoption des politiques et des lois nous permettront-ils d’atteindre les objectifs visés en matière de gouvernement électronique? (p. ex. sur les plans de l’administration, des taxes et impôts, de l’infrastructure, du commerce, etc.)
• comment le gouvernement électronique peut-il nous aider à communiquer avec les Canadiens et à les consulter plus efficacement?
• comment le gouvernement électronique influera-t-il sur les conseils que nous prodiguons aux ministres au sujet des politiques et de la réglementation à adopter? (p. ex. le contenu canadien dans un monde de gouvernement électronique, la diffusion de la culture canadienne sur Internet)
• Le projet de loi C-6 constitue déjà un premier succès dans ce domaine

4.  Répercussions sur la gouvernance

• le gouvernement électronique est la quintessence de notre ère post-structurelle
• une autre mine d’or virtuelle à exploiter
• la structure des organisations est maintenant établie en fonction des réseaux et des partenariats
• structure, hiérarchies, rôles et relations, processus décisionnels
• il est nécessaire de rendre des comptes lorsqu’on regroupe des services
• création de portails

5.  Échéances et attentes

• la technologie réduit les délais d’exécution et donne la possibilité de répondre instantanément, ce qui accroît la valeur marginale d’une nanoseconde
• c’est une perception qui alourdit notre charge de travail
• c’est vrai dans un sens
• mais c’est également une occasion de laisser tomber certaines façons plus traditionnelles de faire les choses
• p. ex. simplement en offrant certains renseignements en ligne, le ministère de la Justice a évité à chaque agent des RH 25 appels téléphoniques par jour

• devons-nous préciser aux citoyens ce à quoi ils doivent s’attendre ou changer nos procédures pour mieux les accommoder
• nous risquons de perdre de vue l’une des fonctions les plus importantes de la bureaucratie, soit celle de tenir dûment compte de tout

6.  Dernier cas à régler... mettre de l’ordre dans nos propres affaires

• tout d’abord, il est impossible d’envoyer un message électronique à tous les employés de la FP
• questions relatives aux systèmes - même si les ministères utilisent de plus en plus les mêmes systèmes de base, ces derniers sont souvent personnalisés et ne sont pas tous compatibles
• Le SCGI devra se pencher sur la connectivité à la FP
• de plus, il existe à l’intérieur des ministères et entre eux un certain isolement qui nuit à notre capacité de présenter l’information de manière utile aux Canadiens
• il faut s’organiser pour que les mécanismes horizontaux fonctionnent mieux et plus rapidement
• il faut construire des ponts plutôt que construire des empires
• les ministères doivent collaborer entre eux
• il faut collaborer avec les autres niveaux de gouvernement, au pays comme à l’étranger

• il a fallu attendre dix ans les Pages bleues classées par sujet - on ne peut se permettre d’attendre aussi longtemps pour aller en ligne!
• une question connexe se pose, celle de promouvoir les services que nous offrons en tant qu’institution – il est important que notre image soit bien identifiée et que l’ensemble de l’administration fédérale maintienne une présence.

Où allons-nous?

• Où en sera le gouvernement électronique dans 10 ans?

• nous aurons amplement franchi l’étape de la numérisation de l’information
• pour passer à la prestation électronique intégrée des services
• puis aux moyens électroniques de faire participer les citoyens à l’élaboration des politiques, programmes et services gouvernementaux
• nous nous approcherons alors de la démocratie électronique

• Par exemple, après avoir vu un spectacle au CNA, (parce que nous aurons toujours besoin d’assister, en personne, à des spectacles) je pourrai m’arrêter dans le hall d’entrée pour

• vérifier si l’Agence des douanes et du revenu du Canada a bien calculé mon impôt sur le revenu et déposé mon remboursement dans mon compte (et si je ne suis pas d’accord avec leurs calculs, je pourrai les contester)
• renouveler mon permis de conduire
• envoyer un courriel à mon conseiller municipal pour me plaindre du ramassage de mon recyclage

• Ou encore, ne serait-il pas intéressant

• qu’une mère déjà passablement occupée puisse informer un palier de gouvernement de l’arrivée de son petit dernier pour qu’on lui attribue un numéro d’assurance-sociale et qu’on lui livre un passeport, un certificat de naissance et une carte d’assurance-maladie
• lorsque vous déménagez, de pouvoir en informer un niveau de gouvernement une seule fois pour que le changement d’adresse soit fait par tous les organismes avec lesquels vous faites affaire (revenu, services publics, etc.)
• au moment de votre retraite, que votre régime de pension et autres programmes entrent en vigueur automatiquement

• Ce n’est là qu’une partie du portrait – ce que vous ne verrez pas à l’écran sera encore plus important

• travail horizontal
• diminution du cloisonnement qui existe entre les ministères
• moyens divers
• aucune distinction entre l’administration centrale et les régions
• disparition de la distinction entre les politiques et les opérations
• intégration efficace de la technologie de l’information aux autres fonctions du gouvernement

Conclusion

• Trois messages

• le gouvernement électronique est ici pour rester – c’est bien plus que la simple numérisation de l’information et il reste encore du travail à faire (RH électroniques)
• Il y a urgence – il faut des engagements clairs à l’égard du gouvernement électronique, à commencer par la prestation de services et une orientation précise vers la démocratie électronique. Le gouvernement électronique est également une grande priorité pour moi et pour votre sous-ministre. Il faut agir maintenant.
• Le gouvernement électronique se réalisera avec ou sans vous. Vous avez là une occasion unique de jouer un rôle de chef de file et d’orienter les événements.

• En tant que SMA vous êtes très bien placés pour laisser votre marque; vous avez là une rare occasion d’influer sur l’avenir du gouvernement du Canada et sur celui du pays

• Gouvernement électronique – ne peut ni être centralisé, ni être l’affaire d’une seule personne
• Le SCGI assurera le leadership
• en tant que leaders de la FP, les SMA ont un rôle majeur à jouer pour que ces changements se produisent

• Le gouvernement électronique est un outil puissant qui nous aide à transformer la fonction publique du Canada et en faire un employeur de choix

• Quatre des valeurs de la fonction publique prennent donc un sens nouveau

• démocratie, professionnalisme, éthique et valeurs humaines

• Le gouvernement électronique nous invite à examiner de plus près notre façon de gérer les gens et de développer des leaders à tous les niveaux (et pas seulement dans les domaines techniques) :

• déléguons, collaborons et gérons un certain niveau de risque – nous sommes dans une zone grise
• faisons confiance à nos employés et donnons-leur la latitude voulue pour relever les défis et trouver des solutions
• habilitons nos employés à s’exprimer au nom du gouvernement du Canada et pas seulement au nom de leur ministère ou d’un programme
• exploitons le potentiel
• faisons la promotion des idées et de l’entreprenariat
• encourageons les penseurs, les rêveurs et les gens d’action

• cela renforcera les autres éléments fondamentaux d’une saine gestion sur lesquels insistera la ministre Robillard – fonctions de contrôle modernes, responsabilisation, gestion de l’information

• Quel est donc le lien avec ce que nous sommes en train d’accomplir en matière de recrutement, de maintien de l’effectif et d’apprentissage?

• il nous faut recruter la prochaine génération de travailleurs, un bassin de talents divers issus de l’ère de l’informatique
• il faut nous assurer que nos employés apprennent à fonctionner dans un mode numérique
• il nous faut créer des milieux de travail où l’on encourage et valorise les idées nouvelles

• En tant que SMA, votre leadership, votre appui et votre participation enthousiaste sont essentiels

• dans le cadre de l’examen de la gestion collective, vous avez dit que vous vouliez qu’on vous fasse participer davantage aux plans d’activités de l’administration fédérale
• voici donc l’occasion pour nous de travailler ensemble

• Le gouvernement électronique nous oblige à réfléchir sur de nombreuses questions importantes dans ce nouveau monde de l’informatique. Comme le faisait récemment observer Tod Johnson, président et chef de la direction de Media Matrix Inc.,

"With motion pictures, it took 30 years before someone thought of doing a close-up. On the Internet, we probably haven’t discovered the close-up yet. (Traduction : Au cinéma, il s’est écoulé 30 ans avant que quelqu’un pense à faire un gros plan. Avec Internet, nous n’avons probablement pas encore découvert le gros plan.)

• Grâce à votre leadership et à votre appui, nous établirons les bonnes connexions et nous relèverons le défi du gouvernement électronique.

• Je suis impatient de connaître votre opinion et d’entendre vos questions. Merci. Thank you.