L'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

• L'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
• Délai de réponse aux demandes d'accès à l'information et de communication de renseignements personnels
• Principes sur l'assistance aux auteurs de demandes
• Qui peut faire une demande en vertu de la LAI?
• Qui peut faire une demande en vertu de la LPRP?

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sont entrées en vigueur le 1er juillet 1983. Ces lois accordent aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne (ou entité) se trouvant au Canada le droit d'obtenir des renseignements, sous quelque forme que ce soit, qui relèvent d'une institution fédérale. Ces lois visent à accroître la transparence et l'ouverture du gouvernement et à ainsi permettre aux citoyens de participer pleinement au processus démocratique.

La Loi sur l'accès à l'information (LAI) confère aux particuliers un droit d'accès aux documents détenus par une institution fédérale. Cette loi repose sur les principes clés suivants : le public a le droit d'avoir accès aux renseignements gouvernementaux, les exceptions à ce droit doivent être limitées et précises, et la décision de divulguer des renseignements doit être examinée par une entité indépendante du gouvernement.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège les renseignements personnels des particuliers détenus par une institution fédérale et accorde aux particuliers un droit d'accéder et de demander la correction de cette information. Pour demander une correction de vos renseignements personnels, veuillez utiliser le formulaire TBS/SCT 350-11. Selon l'article 7 de cette loi, les renseignements personnels ne peuvent servir qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou pour un usage compatible avec ces fins. Les renseignements protégés par la LPRP ne peuvent être diffusés sans le consentement de la personne concernée, à moins que ne s'applique une exception énoncée au paragraphe 8(2) de la LPRP.

Le président du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) est le ministre responsable de l'application de la LAI et de la LPRP à l'échelle du gouvernement. Le ministre de la Sécurité publique est chargé de l'application de ces lois au sein de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et il a délégué certains pouvoirs, droits et fonctions au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) (le directeur de la Division de l'AIPRP et de la politique des divulgations).

Délai de réponse aux demandes d'accès à l'information et de communication de renseignements personnels

Le délai prescrit par la loi pour répondre aux demandes d'accès à l'information et de communication de renseignements personnels est de 30 jours civils. La LAI permet à une institution fédérale de proroger le délai au-delà de 30 jours dans les cas suivants :

• la demande vise un nombre important de documents ou elle nécessite des recherches exhaustives, et l'observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
• il s'avère nécessaire de mener des consultations extérieures, et l'observation du délai initial s'avérerait impossible;
• il est nécessaire d'aviser un tiers que des renseignements personnels le concernant sont demandés.

Dans les cas suivants, la LPRP permet à une institution de prolonger d'au plus 30 jours civils le délai initial de 30 jours qui est prévu par la loi pour donner suite à une demande de communication de renseignements :

• l'observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
• il est nécessaire de mener des consultations, et celles-ci rendraient pratiquement impossible l'observation du délai initial.

Principes sur l'assistance aux auteurs de demandes

Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou Loi sur la protection des renseignements personnels, nous devons :

1. Traiter votre demande sans tenir compte de votre identité.
2. Offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande.
3. Fournir des renseignements au sujet de la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire du Canada approprié.
4. Communiquer avec vous dans un délai raisonnable si des précisions sur votre demande sont requises.
5. Faire tous les efforts raisonnables pour trouver et recueillir les documents ou les renseignements personnels demandés qui sont sous le contrôle de l'institution fédérale.
6. Appliquer les exceptions aux documents demandés ou les renseignements personnels de façon précise et limitée.
7. Fournir des réponses exactes et complètes.
8. Communiquer en temps opportun l'information demandée.
9. Fournir, s'il y a lieu, les documents ou les renseignements personnels sur le support et dans la langue officielle demandés.
10. Fixer un endroit approprié dans l'institution fédérale pour examiner l'information demandée.

Qui peut faire une demande en vertu de la LAI?

Toute personne se trouvant au Canada peut faire une demande en vertu de la LAI. Les citoyens canadiens et les résidents permanents peuvent également présenter une demande s'ils sont à l'étranger. Une personne qui n'a ni la citoyenneté canadienne ni le statut de résident permanent et qui se trouve à l'extérieur du Canada ne peut faire de demande, sauf si elle fait appel pour cela à un représentant qui est citoyen canadien ou résident permanent, ou qui se trouve en sol canadien. Chaque demande présentée conformément à la LAI doit être accompagnée de frais de communication de 5 $. Il convient de noter que l'article 11 de la LAI permet à l'ASFC d'exiger, au besoin, des frais supplémentaires pour le temps consacré à la recherche et à la préparation de documents, conformément au Règlement sur l'accès à l'information.

Qui peut faire une demande en vertu de la LPRP?

Toute personne se trouvant au Canada peut faire une demande en vertu de la LPRP. Les citoyens canadiens et les résidents permanents peuvent aussi faire une demande de l'extérieur du pays. Une personne qui n'a ni la citoyenneté canadienne ni le statut de résident permanent et qui se trouve à l'extérieur du pays ne peut faire de demande, et elle ne peut demander à un citoyen canadien, à un résident permanent ou à une personne qui se trouve au Canada de faire une demande pour son compte. Une demande pour le compte d'une autre personne doit être faite en vertu de la LAI. Il n'y a pas de frais à payer pour faire une demande de communication de renseignements en vertu de la LPRP.

Toute demande écrite faite en vertu de la LAI ou de la LPRP doit être aussi précise que possible, pour permettre une recherche efficace et pour éviter que des éclaircissements doivent être demandés à l'auteur de la demande. Pour de plus amples informations, cliquez sur les liens « Comment faire une demande… », qui se trouvent plus bas.

Les demandes reçues par l'ASFC sont traitées conformément à la LAI et à la LPRP, et seuls les fonctionnaires ayant besoin de connaître les renseignements en question prennent part au traitement des demandes. La confidentialité est assurée tout au long du processus.