Rapport annuel de l'Agence des
services frontaliers du Canada
2011-2012
Chapitre un : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Chapitre deux : Rapport statistique
L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) présente au Parlement, conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), son rapport annuel sur la gestion de la Loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi pour l'exercice financier commençant le 1er avril 2011 et se terminant le 31 mars 2012. Au cours de cette période, l'ASFC a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques satisfaisantes mises en œuvre au cours des années précédents.
L'objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels est de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. [1]
Comme en dispose le paragraphe 72(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « À la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d’application de la présente loi en ce qui concerne son institution. » [2]
Durant l’exercice 2011-2012, l'ASFC a adopté des procédures et des pratiques qui lui permettront de continuer à dispenser promptement des services aux Canadiens qui cherchent à exercer leur droit d'accéder à des renseignements aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui témoigneront du leadership dont elle a fait preuve dans la gestion de l’augmentation du nombre de demandes de renseignements personnels plus complexes qui requiert la collection d’information personnelle de plus en plus volumineuse et sensible.
Depuis 2003, l'ASFC fait partie du portefeuille de Sécurité publique, créé pour veiller à la protection des Canadiens et contribuer à une société paisible et sécuritaire. À cet égard, l'ASFC est chargée de fournir des services frontaliers intégrés pour faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les animaux et les végétaux, pour respecter les exigences prescrites par la loi.
L’ASFC s’acquitte de ses responsabilités avec un effectif d’environ 13 000 fonctionnaires, dont plus de 7 200 agents en uniforme qui fournissent des services dans quelque 1 200 points de service au Canada et dans 39 emplacements à l’étranger. [3]
Le 1er avril 2004, l'ASFC a créé la Section de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Cette section comportait au départ six employés car on avait évalué la charge de travail annuelle à 250 à 350 demandes. Au cours de l'exercice financier 2007-2008, étant donné une croissance des demandes, la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est devenue la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
La Division comporte quatre unités : une section de l'administration, deux unités de gestion des cas et une unité de la politique et de la formation. La section de l’administration reçoit toutes les demandes et s’occupe des consultations, elle garantit le contrôle de la qualité de toute la correspondance à la sortie et elle appuie les deux unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de gestion des cas transmettent à toutes les directions générales et régions les demandes d'extraction de renseignements; de façon quotidienne, elles donnent des orientations opérationnelles et prêtent leur soutien aux employés de l'ASFC. L'unité de la politique et de la formation élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires en matière de protection de la vie privée au sein de l'ASFC et elle dispense la formation utile aux employés de l'ASFC. Pendant la période visée par ce rapport en 2011-2012, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels comportait 40 équivalents temps plein et trois sous-traitants.
Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour l'ASFC est le directeur de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels fait partie de la Direction du secrétariat de l’ASFC, qui relève du vice-président de la Direction générale des affaires de l’ASFC. Pour respecter les pratiques exemplaires recommandées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) [4], le titulaire du poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est à trois niveaux du président, il jouit d'une délégation de pouvoirs et son supérieur hiérarchique direct est le directeur général, secrétariat de l’ASFC, qui lui-même rend des comptes au vice-président de l'ASFC.
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels travaille en étroite collaboration avec d’autres instances relevant du portefeuille de Sécurité publique du Canada, tels que le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), le Service correctionnel Canada (SCC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC), afin de mettre en commun les pratiques exemplaires et d’élaborer des processus simplifiés pour l’extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la Loi pour les demandes de renseignements personnels.
En 2009-2010, l'ASFC a créé l'Unité d'échange d'informations (UEI), qui fait partie de la Division des programmes, de la planification et de la législation, au sein de la Direction de la planification et de la gestion du rendement, à la Direction générale des programmes.
Cette unité dessert tous les programmes de l'ASFC grâce à des initiatives d'échange d'informations stratégiques et/ou horizontales qu'elle lance de son propre chef ou qu'elle coordonne. L'unité détermine les éventuelles modifications législatives ou réglementaires nécessaires, élabore les politiques internes de divulgation, revoit et rédige des protocoles d'entente qui visent l'échange d'informations et elle coordonne les activités d'échange d'informations au nom des participants internes ou externes, y compris des partenaires internationaux. Le mandat de l'Unité d'échange d'informations prévoit qu'elle donnera une orientation au programme de l'ASFC en ce qui concerne la communication de renseignements prévue à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et au paragraphe 107 de la Loi sur les douanes.
L'Unité d'échange d'informations doit veiller également à ce que les dispositions législatives, les politiques et les procédures concernant l'échange d'informations soient clairement et uniformément comprises au sein de l'ASFC. À cette fin, l'Unité élabore des programmes de formation qu'elle dispense aux employés de l'ASFC en consultation avec la Division de la formation et de l'apprentissage de la Direction générale des ressources humaines.
En 2011-2012, l'Unité d'échange d'informations s'est adonnée à de multiples activités qui touchaient la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment :
À la fin de l'exercice 2011-2012, l'effectif de l'Unité d'échange d'informations était de sept équivalents temps plein.
L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) s’attend à recevoir un nombre plus élevé de demandes compte tenu de son rôle de premier plan dans la mise en œuvre d’initiatives clés du gouvernement du Canada, telles que le Plan d’action « Par-delà la frontière » et le Plan d’action pour la réduction du déficit. De plus, la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels estime que des ressources considérables devront être consacrées aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée afférentes aux initiatives visées par le Plan d’action « Par-delà la frontière ».
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a mis en œuvre de nombreuses stratégies visant les opérations et les ressources humaines qui devraient aider à atténuer certaines des répercussions de ces initiatives et permettre à l’ASFC de poursuivre son excellent rendement en ce qui concerne ses obligations en matière d’accès à l’information.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels reçoit, coordonne et traite les demandes d'information présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et elle fournit un service rapide de grande qualité aux demandeurs. En outre, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels dispose d'un réseau de 18 agents de liaison en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels présents dans chacune des directions générales et régions de l'ASFC; ils aident à traiter les demandes en cherchant et en recueillant des dossiers et en coordonnant les recommandations au sein de leur direction générale ou de leur région. Cela permet à la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels d'optimiser l'efficacité du traitement des demandes afin que les demandeurs reçoivent leur information le plus rapidement possible.
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a renforcé l’administration du programme de protection des renseignements personnels dans l’ensemble de l’ASFC en mettant en œuvre un processus de récupération des dossiers rigoureux et plus responsable. Depuis janvier 2012, toutes les directions générales et les régions ont dû fournir une approbation venant d’un directeur et donner le nom d’experts en la matière pour chaque bureau de première responsabilité prenant part à la recherche, à la récupération et à la fourniture de recommandations touchant des dossiers en réponse à une demande de protection de renseignements personnels. Le nouveau processus est la première étape de la nouvelle méthode fonctionnelle de l’ASFC envers l’administration du programme. Un processus semblable sera mis en œuvre pour les consultations d’ici la fin de l’exercice. Des procédures seront établies, elles traiteront des retards dans le traitement des demandes de consultation provenant des autres institutions et elles simplifieront le processus de consultations des autres établissements fédéraux afin d’améliorer les temps de réponse.
L'ASFC a également une salle de lecture à la disposition des personnes qui souhaitent consulter nos publications ou d'autres documents publics. Les personnes intéressées peuvent avoir accès à notre salle de lecture en communiquant avec le Directeur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'ASFC. La salle de lecture est située à l’adresse suivante :
Immeuble Leima, 10e étage
410, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0L8
Téléphone : 613-941-7431
ATIP-AIPRP@cbsa-asfc.gc.ca
L’ASFC fait aussi partie d’un groupe de travail dirigé par le SCT qui étudie le développement d’une suite de logiciels pour le traitement des dossiers en vertu de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels qui pourraient servir à tous les établissements du gouvernement fédéral. Alors que l’ASFC recueille une quantité importante de renseignements de nature délicate, elle a demandé à ce qu’une composante sur la gestion de la vie privée soit incluse dans cette suite de logiciels afin de permettre aux gestionnaires de mieux gérer les AIP et les autres aspects de la vie privée non liés aux demandes de renseignements personnels.
Un des principaux facteurs pour la réception par l’ASFC d’une cote « Forte » dans le Cadre de responsabilisation de gestion 2,6 – Gouvernance et capacité était sa mise en œuvre et sa gestion d’un groupe de discussion modéré pour les professionnels de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dans l’ensemble du gouvernement fédéral sur les forums du GC du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le groupe des professionnels de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels permet aux spécialistes de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de partager les pratiques exemplaires, de discuter des solutions coordonnées, d’afficher du matériel de formation et généralement de coopérer afin de renforcer l’administration de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dans l’ensemble du gouvernement. Le SCT s’est chargé de modérer le groupe de discussion et a félicité l’ASFC pour ses efforts relativement à l’établissement et à la réussite du groupe.
L’ASFC a toujours joué un grand rôle en ce qui concerne le soutien et la promotion de l’accès à l’information, et l’exercice 2011-2012 n’a pas été une exception. En plus des activités susmentionnées, l’ASFC prend part à d’autres activités de direction :
L’ASFC a reçu 6 674 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2011-2012. Le taux de conformité aux délais prescrits était de 97,6 %, une réalisation remarquable pour l'ASFC, étant donné que le nombre de demandes reçues avait augmenté de 130,5 % par rapport à l'année précédente. Cela s’ajoute à l’augmentation de 109,1 % lors du dernier exercice.
L’augmentation du nombre de demandes de protection de renseignements personnels s’explique en bonne partie par les personnes qui veulent des copies de leurs dossiers, de leurs dates d’arrivée au Canada. Présentement, 77 % des demandes d’accès à l’information reçues par l’ASFC proviennent de personnes voulant leurs dossiers de voyageurs, elles s’en servent pour faire la preuve de leur résidence dans le cadre de programmes d’avantages sociaux administrés par Ressources humaines et développement des compétences Canada et CIC. La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels étudie actuellement d’autres solutions pour répondre aux demandes de ces clients tout en réduisant le fardeau administratif pour l’ASFC.
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels poursuit la modernisation de son modèle de prestation de services. En plus de l’introduction d’un processus de récupération des dossiers plus rigoureux, un nouveau processus de consultation électronique a été négocié avec Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) afin de promouvoir l’achèvement dans les délais opportuns de consultations de dossiers portant sur des cas d’immigration de clients habituels. Les dossiers portant sur l’immigration constituent 17 % de la charge de travail sur l’accès à l’information de l’ASFC, et alors que les dossiers de l’immigration sont une responsabilité conjointe de l’ASFC et de CIC, les consultations avec CIC représentent 50 % des consultations externes de l’ASFC.
L’ASFC continue à offrir par la voie électronique des réponses aux demandes d’accès à l’information, et dans les faits, les réponses électroniques constituent 7,5 % de toutes les demandes d’accès à l’information officielles fermées en 2011-2012.
Trouver et recruter des personnes qui possèdent les compétences et l'expertise nécessaires dans le domaine de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est un défi que doivent relever toutes les institutions fédérales. Par conséquent, le marché des analystes en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels est extrêmement compétitif. La création d’une bonne organisation avec des postes de bon niveau est essentielle pour assurer le succès de nos efforts de recrutement et de maintien en poste de nos employés.
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a mis en œuvre plusieurs stratégies sur les ressources humaines au courant des deux derniers exercices qui font que la Division est plus à même de maintenir son rendement actuel, ou à tout le moins de réduire les répercussions sur ce dernier, malgré les augmentations prévues du côté de la charge de travail pour les demandes d’accès à l’information. Elle a un excellent noyau d’employés expérimentés qui ont eu de nombreuses possibilités d’enrichir leurs connaissances et leur expertise au moyen d’occasions de nominations intérimaires et d’affectations. Elles font partie de stratégies mises en œuvre par la Division lors de l’exercice 2010-2011 et poursuivies en 2011-2012.
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a aussi engagé un étudiant universitaire sur une base occasionnelle qui s’est joint à l’unité de la politique et de la formation et elle envisage de poursuivre cette pratique lors de l’exercice 2012-2013.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels participe aussi activement à un groupe de travail sur le développement communautaire, dirigé par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce groupe est chargé de concevoir des modèles organisationnels génériques pour l'accès à l'information et la protection de renseignements personnels, de rédiger des descriptions de poste et d'énoncer les compétences génériques qui y sont associées dans le but de faire face aux différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et pour appuyer le perfectionnement des employés et de l'organisation dans ce domaine à l'échelle de l'administration publique centrale.
Le poste de conseiller stratégique pour le directeur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a été établi afin de permettre l’élaboration d’initiatives stratégiques clés comme un protocole sur les atteintes à la vie privée pour l’ASFC, un chef de la protection des renseignements personnels et un modèle de gouvernance du Comité de surveillance de la protection des renseignements personnels. En prévision de l’importance et de la complexité du travail concernant la protection des renseignements personnels découlant des initiatives du Plan d’action sur la sécurité du périmètre et la compétitivité économique, le conseiller stratégique sera responsable en 2012-2013 de la gestion de toutes les AIP liées à cette initiative pour les cinq prochaines années.
En 2011-2012, l'ASFC a concentré ses ressources dans les initiatives d'éducation visant à appuyer la mise en œuvre de procédures de traitement rationalisées et fondées sur la sensibilisation aux obligations en matière d'accès dans l'ensemble de l'ASFC. Ainsi, la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a tenu des séances d’information d’une demi-journée sur la sensibilisation à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels à la Bibliothèque publique d’Ottawa à laquelle 242 employés de la région de la capitale nationale ont assisté. Ces séances sont conçues pour faire en sorte que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout en mettant l’accent sur les demandes présentées en vertu des lois et des principes d’obligation à prêter assistance, ainsi que les autres éléments obligatoires énoncés à l’Annexe B des directives connexes du SCT. La même séance a déjà été donnée à 220 employés dans trois régions, et nous comptons l’offrir aux autres régions au prochain exercice financier.
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a aussi donné des séances personnalisées à certains participants dans des domaines très en demande, comme le programme du renseignement. Ces séances personnalisées ont été bien accueillies par 146 employés. Des séances à grande échelle et de la formation ciblée seront de nouveau offertes au cours du nouvel exercice.
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a travaillé avec la Gestion de l’information et la Direction de la formation et de l’apprentissage à la conception d’une séance de formation en ligne conjointe entre l’Accès à l’information et la protection de renseignements personnels et la Gestion de l’information. Cette séance sera achevée et donnée en 2012-2013.
En 2011-2012, la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a commencé à offrir une formation spécialisée sur l’AIP aux gestionnaires de projet ainsi qu’aux employés dans l’ensemble de l’ASFC. L’objet principal de cette formation était de souligner combien il est important que la protection des renseignements personnels soit une priorité dès le début d’un projet plutôt que de faire l’objet d’une mise à niveau coûteuse suivant la mise en œuvre.
En outre, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a organisé une activité d'apprentissage nationale pour les agents de liaison en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels et ce, en février 2012. Cette conférence a rassemblé 23 employés de l’ASFC qui en ont profité pour apprendre, aborder et échanger de l’information à propos des défis relevés dans les directions générales et les régions, en plus de discuter des améliorations possibles pour le nouveau processus de récupération. Le personnel de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a également participé à la conférence de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui a eu lieu en novembre 2011 à Ottawa. Les employés ont aussi assisté à des cours donnés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada comme le cours sur les exigences relatives aux rapports présentés au Parlement. Deux employés se sont inscrits au programme d'accréditation de l'International Association of Privacy Practitionners offert par l'Université de l'Alberta. Enfin, les employés ont bénéficié également du mentorat continu des analystes principaux, des chefs d'équipe et des gestionnaires au sein de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
En 2011-2012, la Division de l'accès à l'information a présenté une Info Source modifiée et actualisée conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor. Nous avons abordé certaines préoccupations du SCT soulevées dans le Cadre de responsabilisation de gestion de l’exercice précédent :
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels poursuivra son examen d'Info Source tout au long de l'exercice financier 2012-2013 conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
La Division a créé un groupe de discussion d’employés expérimentés provenant des diverses équipes. Le groupe se réunit une fois par mois pour discuter des questions opérationnelles continues et, par la même occasion, on tient l’examen du programme trimestriel qui sera mené par le réseau de liaison de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels qui jouera un rôle clé dans le cadre de l’examen et de l’amélioration des procédures et des processus opérationnels lors du prochain exercice financier.
L’ASFC a aussi mis à jour ses sites Web internes et externes sur l’Accès à l’information et la protection des renseignements personnels, ses documents sur l’acheminement à l’interne et sa correspondance avec les personnes présentant des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, tout en tenant compte de son obligation de faire respecter l’engagement visant à traiter les demandes de façon opportune, transparente et efficace.
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels s’est chargée officieusement de préparer les dossiers de l’ASFC comme s’ils avaient été demandés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme nous avons observé une augmentation des demandes officielles et non officielles reçues à l’ASFC au cours du dernier exercice, et afin de mieux gérer sa charge de travail, la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a créé des normes de service sur le traitement des dossiers au sein de l’ASFC. Ces normes ont été communiquées aux employés de l’ASFC en juillet 2011. La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a reçu 123 demandes non officielles de cette nature en 2011-2012.
En 2011-2012, il a été porté à notre attention que les bureaux de l’ASFC avaient référé des personnes ayant présenté des demandes d’information sur les douanes à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, entraînant ainsi des retards inutiles et du travail supplémentaire pour le processus d’accès. En consultation avec l’Unité d’échange d’informations de l’ASFC, la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a préparé une note de service afin de rappeler aux employés l’autorité de principe sur la communication de renseignements douaniers en vertu des lignes directrices stratégiques sur la communication de renseignements douaniers : article 107 de la Loi sur les douanes. La politique détermine les divers responsables de l’ASFC qui sont autorisés à communiquer des renseignements douaniers en vertu du paragraphe 107(9). La note de service a été envoyée aux directeurs généraux régionaux le 1er septembre 2011.
L’ASFC a aussi mis en œuvre de nombreuses mesures sur les pratiques en matière de renseignements personnels de l’ASFC. Ces mesures comprennent les suivantes :
Pour avoir promu et renforcé son programme d’accès à l’information en 2011-2012, l’ASFC a reçu une cotation « Forte » pour les trois sources de données du Cadre de responsabilisation de gestion : 12,4 – Accès à l’information, 12,5 – Vie privée et protection des renseignements personnels et 12,6 - Gouvernance et capacité.
L’ASFC croit que ses réalisations au cours du dernier exercice, ainsi que le soutien continu du Comité exécutif, constituent la base solide nécessaire pour poursuivre l’établissement et l’optimisation d’un programme solide et efficace d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels pour l’ASFC.
En octobre 2010, le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels de l'ASFC a été mis au point et le Commissariat à la protection de la vie privée en a été avisé. En mars 2011, le Plan d’action du Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels de l’ASFC a été soumis au Comité permanent du contrôle et le Comité a demandé à ce que le plan soit modifié et présenté de nouveau à l’automne 2011 de sorte qu’on y voit les contraintes budgétaires actuelles. Ce cadre est une analyse des carences dans la façon dont l'ASFC administre le programme de protection des renseignements personnels et il fournit une gamme de recommandations pour la formation, les outils, les mesures de rendement et les structures de gouvernance permettant de combler les éventuelles carences. Forte de ces recommandations, la Division de l'accès à l'information de la protection des renseignements personnels, en consultation avec les responsables des principaux programmes, a élaboré un plan d'action sur trois ans pour mettre en œuvre les recommandations du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels. Des progrès importants ont été réalisés relativement à plusieurs des principales recommandations :
L’ASFC croit que le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels et son plan d’action permettront de renforcer l’observation de l’ASFC à l’égard des exigences législatives et stratégiques, faisant ainsi preuve de transparence, de responsabilité et de leadership en matière de protection des droits à la vie privée.
En octobre 2010, le Commissariat à la protection de la vie privée a entrepris une vérification en matière de protection des renseignements personnels des voyageurs aériens au Canada et en particulier, l'utilisation par l'ASFC de caméras de télévision en circuit fermé aux aéroports internationaux du Canada. Cette vérification permettra d'évaluer les pratiques de gestion des renseignements personnels appliquées par l'ASFC en ce qui concerne les vidéos, compte tenu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en la matière. Le Commissariat à la protection de la vie privée a remis une ébauche des résultats de sa vérification en juillet 2011. L’ASFC a accepté ses recommandations et a préparé un plan d’action pour la mise en œuvre de plusieurs mesures, notamment :
En juin 2012, le ministre de la Sécurité publique a ordonné à l'ASFC d'arrêter toute forme de surveillance audio, à l'exception des entretiens enregistrés, jusqu'à ce qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ait été effectuée, et que la commissaire à la protection de la vie privée ait soumis ses recommandations au gouvernement.
Le Comité de vérification a approuvé une vérification de la protection et de la confidentialité des renseignements personnels en 2013-14 dans la cadre du Plan de vérification fondé sur le risque de l’ASFC de 2011-2012 à 2013-2014. L'objectif préliminaire de cette vérification serait d'établir si l'ASFC respecte les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels; l'accent serait mis sur les secteurs à risque élevé en ce qui concerne les renseignements personnels.
Durant l’exercice 2011-2012, l’ASFC a entrepris sept EFVP, dont deux ont été complétés durant le même exercice.
Les deux EFVP - ccmMercury - Système de correspondance ministérielle et Zones de contrôle des douanes (ZCD) – ont été remis au Commissariat à la protection de la vie privée afin qu’il les examine et les commente durant l’exercice 2011-2012.
Le logiciel ccmMercury sert à faire le suivi de la correspondance ministérielle et de la haute direction, y compris la correspondance de circonscription qui n'est pas traitée à l'ASFC, mais qui est habituellement renvoyée à l'auteur, au ministre de Sécurité publique Canada, au ministre de Citoyenneté et immigration ou à tout autre bureau ministériel connexe. Un résumé de l’AIP sera affiché sur le site Web de l’Accès à l’information et de protection des renseignements personnels de l’ASFC au http://www.cbsa-asfc.gc.ca/agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/atip-aiprp/pias-sefp-fra.html.
La mise en œuvre du règlement sur les ZCD dans des endroits désignés devrait avoir lieu au printemps 2012. En vertu de la loi, les ZCD visent à régler d'éventuels problèmes découlant de machinations internes où des voyageurs ou des employés profiteraient du fait qu'ils se trouvent dans certaines installations frontalières pour s'adonner à des activités criminelles lorsqu'ils sont en contact avec des voyageurs ou des marchandises qui n'ont pas été traités par les douanes. Des modifications législatives ont dû être apportées à la Loi sur les douanes (projet de loi S-2) afin d’améliorer la fonctionnalité opérationnelle de l’initiative sur les ZCD. Bien que la création des ZCD ne donne pas lieu à un élargissement des processus actuels de collecte de renseignements personnels, les modifications apportées à la Loi sur les douanes offrent néanmoins une plus grande souplesse opérationnelle à l’ASFC. L’AIP tient compte des inquiétudes relatives à la protection des renseignements personnels déterminées lors du processus ainsi que des recommandations formulées par le Commissariat à la protection de la vie privée en 2010. Un résumé de l’AIP sera affiché sur le site Web de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’ASFC au http://www.cbsa-asfc.gc.ca/agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/atip-aiprp/pias-sefp-fra.html.
Au cours de l’exercice financier 2011-2012, 167 divulgations ont été effectuées par l’ASFC en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de l’exercice financier 2011-2012, 20 divulgations ont été effectuées par l’ASFC en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans chacun des cas, seulement le fait que ces individus étaient renvoyés du Canada était divulgué conformément à la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.
Ces divulgations ont servi à démontrer que les objectifs et l’intégrité du système d’immigration ainsi que la protection de la santé et de la sécurité des canadiens ont été maintenus au Canada. Il est dans l’intérêt du public de savoir que le ministère de la Sécurité publique et de ses partenaires de ce portefeuille sont tous engagés à s’acquitter de ce mandat.
L’équilibre entre le besoin du public de savoir et de la protection de la vie privée d’un individu est une préoccupation de l’ASFC, et dans chacun de ces cas, il a été déterminé que l’intérêt public l’emportait sur toute atteinte qu’une divulgation de mesure de renvoi aurait sur ces individus.
Dans chacun des cas le Commissariat à la protection de la vie privée a été avisé avant la divulgation.
Durant l’exercice 2011-2012, l’ASFC a révisé le décret de délégation de pouvoirs pour l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Les nouveaux décrets de délégation de pouvoirs assurent une plus grande autonomie au directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et restreignent les pouvoirs au président, au premier vice-président, au vice-président de la Direction générale des affaires de l’ASFC, au directeur général du Secrétariat de l’ASFC et à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Pour un exemplaire signé d’une ordonnance de délégation des pouvoirs, voir l’annexe A.
Pour le rapport statistique de l’ASFC visant la Loi sur la protection des renseignements personnels, voir l’annexe B.
En 2011-2012, l'ASFC a continué de raffiner ses pratiques pour maintenir un haut niveau de service aux demandeurs, tout en faisant face à une augmentation de la charge de travail. D’après les statistiques, ces améliorations ont eu un effet positif puisque le taux des demandes traitées dans les délais prévus par la loi est resté élevé.
Au total, l'ASFC a reçu 6 674 demandes de renseignements personnels en 2011-2012, une augmentation de 130,5 % par rapport à l'année précédent. L'ASFC a répondu à 6 330 de ces demandes en 2011-2012, une proportion de 94,8 % du nombre total de demandes reçues. En tout, 306 demandes avaient été reportées de l'exercice 2010-2011, et 650 demandes ont été reportées à l'actuel exercice financier, 2012-2013.
Dans le cadre du traitement des 6 330 demandes, l'ASFC a passé en revue 368 496 pages, une moyenne de 58 pages par demande. L’augmentation du nombre de pages a des répercussions sur le traitement des demandes puisqu’il faut plus de temps pour la révision et le traitement.
Sur les 6 330 demandes traitées au cours de l'exercice financier 2011-2012, l'ASFC a répondu à 5 709 demandes, une proportion de 90,2 % de toutes les demandes reçues, dans un délai de 30 jours ou moins. En outre, l'ASFC a répondu à 445 demandes (7 %) dans un délai de 31 à 60 jours, à 103 demandes (1,6 %) dans un délai de 61 jours à 120 jours, et 73 demandes (1,2 %) ont exigé 121 jours ou plus pour leur traitement.
Sur toutes les demandes achevées, l’ASFC a réussi à répondre à 97,6 % d’entre elles à l’intérieur du délai réglementaire. Ce résultat témoigne de l'engagement qu'a pris l'ASFC de faire tous les efforts raisonnables pour répondre rapidement aux demandes.
La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux ministères de proroger le délai prescrit par la loi s’ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours. L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet une prorogation dans les cas suivants :
Au total, le délai a été prorogé dans 386 cas en 2011-2012. En raison de la nature des dossiers tenus par l’ASFC, la majorité des prorogations demandées s’expliquent par des consultations avec d’autres ministères comme CIC, la GRC et le ministère des Affaires étrangères et du Commerce extérieur. À cet égard, 289 demandes (74,9 %) ont fait l'objet de consultations. De plus, des prorogations se sont avérées nécessaires dans 97 cas (25,1 %) puisque le respect du délai original aurait nui aux opérations de l’établissement. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels n'a pas demandé de prorogation pour la traduction de documents.
Sur les 6 330 demandes au titre de la protection des renseignements personnels traitées en 2011-2012, l'ASFC a communiqué la totalité des informations demandées dans 48,1 % des cas (3 046 demandes). Étant donné la nature de notre travail, pendant la période visée par le rapport, il a fallu invoquer des exceptions dans la majorité des cas, c'est-à-dire 40,3 % (2 553 demandes). Seulement deux demandes (0,3 %) ont fait l'objet d'une exclusion.
Sur les derniers 11,5 % des demandes achevées (729 demandes), 6,7 % (421 demandes) étaient des demandes pour lesquelles il n’existait aucune documentation. En outre, 4,9 % des demandes instruites (308 demandes) ont été abandonnées. L’abandon peut survenir à n’importe quelle étape de l’instruction d’une demande. Enfin, toutes les demandes présentées relevaient de l'ASFC et aucune n'a fait l'objet des dispositions d'exclusion prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels visant à protéger les renseignements touchant des intérêts particuliers publics ou privés.
Les articles 18 à 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels énoncent les exceptions visant à protéger les renseignements personnels concernant des intérêts publics ou privés.
Bien que la majorité des renseignements soient de nature délicate, l'ASFC fait tout pour communiquer le plus d’information possible tout en respectant l'esprit de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La majorité des exceptions invoquées par l'ASFC relèvent de quatre articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'alinéa 22(1)b), qui protège la divulgation de documents qui pourraient éventuellement porter préjudice à l'application d'une loi fédérale ou provinciale ou à une enquête légitime a été invoqué dans 1 578 cas (23,8 %). L'article 26, qui protège des renseignements concernant un tiers a été invoqué dans 1 148 cas (17,3 %). L'article 21 qui interdit la divulgation de documents qui éventuellement pourraient porter préjudice aux relations internationales, à la défense du Canada ou à tout autre État allié ou associé au Canada a été invoqué dans 456 cas (6,8 %). L'alinéa 19(1)a), qui interdit la divulgation de dossiers contenant des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel a été invoqué dans 296 cas (4,5 %).
En ce qui concerne le rapport sur les exceptions, si on invoque 5 articles différents pour une demande, l'ASFC indique dans son rapport le recours à une exception aux termes de chaque article pertinent. Si la même exception était invoquée plus d’une fois pour une même demande, elle n’est citée qu’une seule fois dans le rapport.
En 2011-2012, l’article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada) n’a pas été cité.
Le paragraphe 29(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels expose comment le Commissariat à la protection de la vie privée reçoit les plaintes d'individus et fait enquête relativement à l'information de nature confidentielle détenue par une institution gouvernementale. Parmi les plaintes que le CPVP peut choisir d'instruire on compte : le refus d'accès à des renseignements personnels, l'allégation qu'on a mal utilisé ou divulgué illicitement des renseignements personnels détenus par un organisme gouvernemental ou le cas où un particulier n'a pas eu accès à ses renseignements personnels dans la langue officielle de son choix.
Au cours de l'exercice financier 2011-2012, 54 plaintes relatives à la protection des renseignements personnels ont été portées contre l'ASFC. Cela représente moins de 0,9 % de toutes les demandes traitées au cours de la même période. Ces plaintes ont porté sur un retard (8), le recours à des exceptions ou à des exclusions (7), l’utilisation ou la communication (3), la prorogation (2), le refus de communiquer des renseignements ou des informations manquantes (13) et diverses raisons (21).
Treize plaintes non réglées ont été reportées de l'exercice 2010-2011. La Division de l'accès à l'information de la protection des renseignements personnels a reçu 54 plaintes au titre des renseignements personnels en 2011-2012. Un total de 24 plaintes sont reportées à l'exercice financier 2012-2013. Pendant l'exercice 2011-2012, le Commissariat à la protection de la vie privée a réglé 43 plaintes touchant les renseignements personnels qui avaient été déposées contre l'ASFC.
Parmi les plaintes réglées, 10 se sont avérées justifiées, 21 n'étaient pas justifiées et 12 ont été abandonnées ou annulées. Dans le cas des plaintes justifiées, l’affaire est revue par des gestionnaires délégués et les processus sont adaptés aux besoins. Par exemple, dans le cas des prorogations, on détermine si le délai imparti était justifié étant donné la complexité de la demande.
Fondées avec recommandations - réglées | 1 |
Fondées avec recommandations - non réglées | 0 |
Fondées sans recommandation - réglées | 9 |
Non fondées | 21 |
Abandonnées/annulées | 12 |
Non justifiées | 0 |
Total | 43 |
Aucun appel n'a été interjeté devant la Cour fédérale au cours de l'exercice financier 2011-2012.
Pendant l'exercice 2011-2012, l'ASFC a encore amélioré sa capacité de répondre aux demandes de protection des renseignements personnels tout en garantissant les droits d'accès. Les activités de l'ASFC en matière de ressources humaines lui ont permis de rehausser son expertise au chapitre de l'accès à l'information, de garder ses employés et de les encourager à se perfectionner. Les nouveaux processus, ainsi que la formation et la sensibilisation des employés, ont contribué à réduire le délai de traitement alors que le volume des demandes et leur complexité sont à la hausse. Il reste toutefois des défis à relever, surtout dans le domaine des EFVP. Toutefois, les mesures prévues dans le cadre de gestion de la protection des renseignements personnels de l'ASFC nous permettront de faire face à ces défis et à ceux qui se présenteront dans les années à venir.
En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont le Ministre de la Sécurité publique et protection civile est, en qualité de responsable de l'Agence des services frontaliers du Canada investie par les dispositions de la Loi ou ce son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrête antérieur.
Poste | Loi sur l'accès à l'information et Règlement | Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement |
---|---|---|
Président | Autorité absolue | Autorité absolue |
Premier vice-président | Autorité absolue | Autorité absolue |
Vice-président, Direction générale des services corporatifs | Autorité absolue | Autorité absolue |
Directrice générale, Direction de secrétariat général | Autorité absolue | Autorité absolue |
Directeur, Division AIPRP | Autorité absolue | Autorité absolue |
Gestionnaire, Division AIPRP | Autorité absolue | Autorité absolue (sauf 8(2)(m) |
Chef d'équipe, Division AIPRP | Autorité absolue | Autorité absolue (sauf 8(2)(m) |
[1] Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C., 1985, ch. P-21, page 1
[2] Idem, p. 42-43
[3] Site Web de l’Agence des services frontaliers du Canada, À notre sujet – Ce que nous faisons, consulté le 12 avril 2012.
[4] Site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Rapport sur l'étude du SCT sur les Pratiques exemplaires pour les demandes d'accès à l'information faisant l'objet d'un traitement particulier, consulté le 12 avril 2012.