Cas # 2012-042

Remboursement des frais de scolarité - Première Réserve

Sommaire de cas

Date de C & R : 2012–06–29

Le plaignant, un réserviste, a envoyé un plan d’apprentissage individuel (PAI) en 2003 afin de pouvoir participer à un programme de remboursement des frais de scolarité (RFS). Après de nombreuses demandes d’information, le plaignant a été informé par son unité en 2006 qu’il était impossible de retrouver le PAI initial. En 2007, le plaignant a présenté une demande de remboursement pour les frais de scolarité qu’il avait engagés de 2002 à 2005. On lui a dit que sa demande ne respectait pas les critères établis. Le plaignant a déposé un grief en février 2007 pour demander le remboursement de ses frais de scolarité.

En décembre 2008, le commandant du plaignant s’est prononcé en faveur de la demande de RFS du plaignant énonçant que ce dernier avait effectivement envoyé son PAI dans le délai imparti, mais que son unité l’avait perdu. En janvier 2009, le plaignant a renvoyé un PAI, pour approbation. Toutefois, le dossier du plaignant n’a pas été approuvé par l’Académie canadienne de la Défense (ACD).

En septembre 2011, le plaignant a communiqué avec le bureau du directeur général – Autorité des griefs des Forces canadiennes (DGAGFC) pour demander des renseignements à propos de son grief. Il a alors découvert que son grief n’avait jamais été inscrit. Par conséquent, quatre ans et demi après avoir été envoyé, le grief a été inscrit, a fait l’objet d’un accusé-réception de la part du DGAGFC et a été envoyé à l’ACD pour qu’elle rende la décision de l’autorité initiale (AI). Toutefois, avant que l’AI ne puisse rendre une décision, on a demandé à son personnel de renvoyer le dossier pour qu’une décision soit rendue par l’autorité de dernière instance.

À titre de question préliminaire, selon le Comité, le fait de récupérer le dossier du bureau de l’AI avant la fin du délai prévu par la réglementation applicable, contournait la procédure de règlement des griefs.

Le Comité a indiqué que la directive concernant le programme de RFS en vigueur au moment où le plaignant a commencé ses cours était la directive 04/01 du sous ministre adjoint (Ressources humaines - Militaire) (SMA (RH Mil)). En 2004, on a fait l’annonce d’un programme nouvellement approuvé dans le cadre de l’article 201.801 des Directives sur la rémunération et les avantages sociaux (DRAS). Le bureau de l’ACD a confirmé qu’avant l’entrée en vigueur du nouveau programme de RFS, il n’existait pas d’exigence quant à un PAI.

Selon le Comité, dans un grief similaire, on a découvert que la directive 04/01 du SMA (RH Mil) n’avait pas reçu l’approbation nécessaire du Conseil du Trésor (CT) avant d’être mise en œuvre. Dans la décision rendue sur ce grief, le chef d’état- major de la Défense (CEMD) a expliqué que le programme avait été entièrement rétabli à partir du 1er septembre 2004 et qu’une approbation avait également été obtenue à l’égard des fonds déjà déboursés conformément à la directive 04/01 du SMA (RH Mil).

Compte tenu de ce qui précède, même si les fonds déboursés par erreur ont été par la suite autorisés, le Comité était d’avis que, puisque la directive 04/01 du SMA (RH Mil) n’était pas une réglementation autorisée par le CT, elle ne pouvait être utilisée maintenant comme fondement pour approuver la demande de RFS du plaignant pour les années scolaires 2002–2003 et 2003–2004.

En ce qui concerne la demande du plaignant pour l’année scolaire 2004 2005, le Comité a conclu que le plaignant avait démontré qu’il avait de bonnes raisons d’envoyer sa demande en retard; de plus, le personnel de l’ACD a confirmé que le choix du plaignant quant au diplôme et à l’institution d’enseignement, ainsi que sa demande de remboursement financière auraient satisfait aux critères de la politique applicable et auraient été approuvés, si cette demande n’avait pas été perdue par l’unité du plaignant. Le Comité a conclu que le plaignant devrait obtenir le remboursement du montant maximal permis pour l’année scolaire 2004–2005 conformément à l’article 210.801 des DRAS.

Le Comité a mentionné que le CEMD pourrait souhaiter exprimer des regrets au sujet de la manière dont la demande de RFS et le grief du plaignant ont été traités.

Le Comité a recommandé que le CEMD accueille en partie le grief.

Le Comité a recommandé que le CEMD ordonne aux autorités concernées de rembourser le plaignant en lui accordant le montant maximal prévu à l’article 210.801 des DRAS pour les frais de scolarité engagés pour l’année 2004–2005.

Sommaire de la décision du CEMD

En attente de la décision du CEMD