Pourquoi le Centre des services de paye a rejeté votre demande d’intervention de paye (et quelles mesures devez-vous prendre)
Le Centre des services de paye de la fonction publique reçoit tous les jours de nombreuses demandes d’intervention de paye. Si vous faites attention et fournissez tous les renseignements demandés au moment de remplir le formulaire, le Centre des services de paye transmettra votre demande à la bonne unité aux fins d’un traitement rapide. Toutefois, si les renseignements fournis sont inexacts ou incomplets, le Centre des services de paye rejettera votre demande. Familiarisez-vous avec les raisons de rejet les plus communes et apprenez comment éviter le rejet de votre demande la prochaine fois que vous soumettrez une demande d’intervention de paye.
Sur cette page
- Raisons de rejet de votre formulaire de demande d'intervention de paye
- Champs obligatoires du formulaire de demande d'intervention de paye
- Liste de vérification : Remplir le formulaire de demande d’intervention de paye
- Qu’arrive-t-il si le Centre des services de paye rejette votre demande d’intervention de paye
Raisons de rejet de votre formulaire de demande d'intervention de paye
Le Centre des services de paye de la fonction publique pourrait rejeter votre formulaire de demande d’intervention de paye (DIP) pour les raisons suivantes :
- Les renseignements fournis :
- sont incomplets ou ne sont pas joints à la demande;
- contiennent des documents erronés;
- ne sont pas accompagnés de la documentation à l’appui;
- contiennent des données erronées;
- exemple : le type de travail ne correspond pas à la documentation;
- ne sont pas admissibles ou sont illisibles.
- Un problème est associé aux renseignements de l’employé, notamment la demande :
- comprend un mouvement unique visant plus d’un employé;
- comprend un mouvement en bloc visant plus de 15 employés;
- est envoyée au nom d’un employé non desservi par le Centre des services de paye.
- Un problème technique est survenu, c’est-à-dire :
- que des pièces jointes sont recto verso;
- que la demande ne peut être ouverte en raison d’un problème de chiffrement;
- que la documentation dépasse 5 Mo;
- qu’une des pièces jointes dépasse 35 pages;
- que le format de fichier est invalide ou corrompu;
- qu’une erreur de traitement est survenue :
- mauvaise version du formulaire;
- demande envoyée aux mauvaises coordonnées (courriel, télécopieur ou adresse postale);
- échec de la vérification de la signature d’autorisation ;
- échec de la vérification de la signature de l’employé
- échec de la vérification dans le système de gestion des ressources humaines;
- échec de la vérification de la source fiable.
Champs obligatoires du formulaire de demande d'intervention de paye
Si vous remplissez correctement les champs obligatoires de votre formulaire de demande d’intervention de paye (DIP), il est très probable que le Centre des services de paye de la fonction publique soit en mesure de traiter efficacement votre demande.
Si vous remplissez le formulaire à la main, votre écriture doit être lisible. Les formulaires non lisibles seront rejetés. Assurez-vous de remplir les champs obligatoires suivants :
- Nom : prénom et nom de famille de l’employé (s’applique au formulaire de DIP 446-5)
- Code d’identification de dossier personnel ou CIDP (s’applique au formulaire de DIP 446-5)
- Remarque : Ce champ n’est pas obligatoire pour le type de tâche « Nouvelle embauche ».
- Adresse de courriel
- Nom du ministère (s’applique au formulaire de DIP 446-5 et au formulaire DIP en bloc 446-6)
- Type de travail visé par la demande (s’applique au formulaire de DIP 446-5)
- Sous-type de travail visé par la demande (s’applique au formulaire de DIP 446-5 et au formulaire DIP en bloc 446-6)
- Nom du demandeur/adresse de courriel (s’applique au formulaire de DIP 446-5 et au formulaire DIP en bloc 446-6)
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Remarque : Inscrivez votre propre nom lorsque le sous-type de travail est « Retenues volontaires ».
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- Date d’effet de l’événement (s’applique au formulaire de DIP 446-5)
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Remarque : Si aucune date d’effet de l’intervention de paye ne s’applique, utilisez la date de soumission.
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- Source fiable, le cas échéant (s’applique au formulaire de DIP 446-5 et au formulaire DIP en bloc 446-6)
Nombre total de pages (si vous remplissez le formulaire en format PDF, il faut inclure dans ce nombre la DIP et chaque autre page).
Pour en savoir plus
- Comprendre les types et sous-types de travail
- La source fiable et les demandes d'intervention de paye
Liste de vérification : Remplir le formulaire de demande d’intervention de paye
Avant de soumettre votre formulaire de DIP au Centre des services de paye, assurez-vous que tous les champs sont remplis, qu’il ne contient aucune erreur et qu’il respecte les lignes directrices établies par le Centre des services de paye.
Confirmez que vous devez soumettre un formulaire de DIP
Le Centre des services de paye traite les demandes relatives à la paye de 46 ministères et organismes. Toutes les questions liées à la pension, y compris les demandes de relevés de prestations d’assurance, doivent être envoyées au Centre des pensions du gouvernement du Canada.
La plupart des documents envoyés au Centre des services de paye doivent être accompagnés d’un formulaire de DIP, sauf les communications provenant des intervenants suivants :
- compagnies d’assurance;
- syndicats;
- institutions financières.
Les documents peuvent être envoyés sans DIP au Centre des services de paye à l’adresse suivante : tiersrequetecentredepaye.paycentrethirdpartyrequest@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Il ne faut pas envoyer d’ordonnances de saisie-arrêt du ministère de la Justice ou de retenues obligatoires de l’Agence du revenu du Canada ou de Revenu Québec. Ces ordonnances doivent être envoyées sans DIP à l’adresse suivante : tiersrequetecentredepaye.paycentrethirdpartyrequest@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Si votre ministère est desservi par le Centre des services de paye, utilisez le formulaire de rétroaction sur Phénix pour :
- présenter une demande de renseignements généraux (exemple : questions relatives à la paye);
- demander des copies de vos relevés d’impôt.
Si un employé recevant les services du Centre des services de paye est muté à une organisation non desservie par le Centre des services de paye, la nouvelle organisation pour communiquer avec nous par courriel pour coordonner la mutation à l’adresse suivante : pwgsc.mirtransfer-Transfertmir.tpsgc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Aucune DIP n’est nécessaire dans ces cas.
Dans tous les autres cas, il faut soumettre un formulaire de DIP pour un employé desservi par le Centre des services de paye.
Ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye
Utilisez la bonne version du formulaire
Conseil : Étant donné que le formulaire de DIP est appelé à changer sans avis, nous vous conseillons de toujours y accéder en ligne au lieu de télécharger une copie sur votre bureau.
Remplissez le formulaire et joignez-le à la demande
Reportez-vous à la section Champs obligatoires du formulaire de demande d’intervention de paye.
Sélectionnez les bons types et sous-types de travail
Certaines combinaisons de types et sous-types de travail nécessitent des documents à l’appui précis.
Consultez la page Rôles et responsabilités liés au processus de paye pour en savoir plus sur la documentation à l’appui.
Vous pouvez également consulter la page Comprendre les types et sous-types de travail.
Demandez à la source fiable de votre ministère de signer le formulaire de DIP, au besoin
Toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers ou sur le budget d’un gestionnaire doivent être signées par un gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34.
Voici des exemples de mouvements que peuvent soumettre des employés par eux-mêmes sans la signature d’une source fiable :
- paiements en espèces;
- retenues (mouvements d’exception ne pouvant être exécutés dans Phénix);
- retenue d’impôt supplémentaire;
- dons de charité;
- chèques (déclaration de chèques perdus ou volés);
- modification des avantages sociaux (volontaires) :
- seulement lorsqu’elle ne peut être dans le libre-service de Phénix);
- demandes de prestations d’invalidité :
- partie à remplir par l’employé;
- Changement des retenues d’impôt fédéral (TD1) ou provincial.
Consultez la page La source fiable et les demandes d'intervention de paye et communiquez avec l’agent de changement de votre ministère pour connaître la liste des sources fiables.
Assurez-vous que vos documents sont complets et exempts d’erreurs
Confirmez que les données appropriées sont entrées dans le système de gestion des ressources humaines PeopleSoft ou dans Phénix.
Assurez-vous que le formulaire est lisible.
Assurez-vous d’avoir rempli le formulaire.
Vérifiez si les documents à l’appui correspondent à l’employé pour lequel vous soumettez la DIP.
Assurez-vous que l’employé a signé tous les documents à l’appui, le cas échéant (par exemple : formulaires de congé, paye pour services supplémentaires, feuilles de temps, dépôt direct).
Vérifiez que la source fiable a bien signé le formulaire, le cas échéant.
Assurez-vous que la personne autorisée a signé le formulaire, le cas échéant.
Confirmez que les types et sous-types de travail concordent avec les documents à l’appui.
N’insérez pas de types ou sous-types de travail qui ne sont pas inclus dans les menus déroulants.
Vérifiez si l’ensemble de la demande ne dépasse pas 5 Mo.
Vérifiez que les pièces jointes ne dépassent pas 35 pages.
Assurez-vous que les pièces jointes sont imprimées d’un seul côté.
Limitez le nombre d’employés par demande
Remplissez un (1) formulaire de DIP par employé.
Le Centre des services de paye rejettera une DIP qui contient des renseignements personnels sur plus d’un employé.
Respectez les restrictions si vous soumettez une demande d'intervention de paye en bloc. (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
N’envoyez que des types de fichiers valides et non corrompus par courriel
Il est préférable de n’envoyer qu’une (1) seule DIP par courriel pour éviter de perdre de l’information ou de semer la confusion.
Le Centre des services de paye accepte les fichiers de formats .doc, .docx et PDF.
Remarque : Les fichiers de format WAV, JPEG, PDF ou les feuilles de calcul Excel, sauvegardés au moyen d’Adobe LiveCycle et renvoyant aux systèmes SGDDI ne seront pas traités.
Évitez un problème de chiffrement
Le Centre des services de paye préfère la solution de chiffrement Entrust. Si vous disposez d’une autre application de chiffrement, il se peut que le Centre des services de paye soit incapable d’ouvrir votre demande.
Chiffrez seulement le courriel et non les pièces jointes.
Communiquez avec l’équipe chargée des technologies de l’information de votre ministère si vous avez des questions concernant le chiffrement.
Pour toute autre question ou préoccupation, veuillez communiquer avec le Centre des services de paye de la fonction publique.
Qu’arrive-t-il si le Centre des services de paye rejette votre demande d’intervention de paye
Si le Centre des services de paye ne peut traiter votre demande, vous (ou la personne qui a soumis la DIP en votre nom) recevrez dans les 24 heures suivant son envoi un courriel vous informant que votre demande a été rejetée. Ce courriel est transmis par une boîte aux lettres non surveillée au Centre des services de paye, alors nous vous prions de ne pas répondre au message. Veuillez noter que la salle du courrier ne conservera pas votre demande initiale.
Si vous présentez votre demande par courrier ou par télécopieur, vous recevrez un avis de rejet par courrier ou par télécopieur.
Pour protéger la vie privée des employés, la salle du courrier du Centre des services de paye ne retourne pas à l’expéditeur les documents originaux. Si vous transmettez votre demande d’intervention de paye par télécopieur ou par courrier, veuillez inclure des copies certifiées des documents personnels comme les certificats de naissance.
Soumettre de nouveau une demande d’intervention de paye
Si votre première demande est rejetée :
- remplissez la liste de vérification;
- soumettez de nouveau tous les documents dans un seul envoi, y compris le formulaire de DIP.
Pour toute demande urgente, paye manquante ou avance de salaire d’urgence, nous recommandons de ne pas insérer un numéro de cas existant dans la DIP. Créez plutôt un nouveau cas pour veiller à ce qu’aucun renseignement essentiel ne soit négligé.