Gestion des coûts - Domaine de connaissances

Système national de gestion de projet
Projets opérationnels appuyés par les TI

TITRE :

Domaine de connaissances de la gestion des coûts

1. DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR :

DE 2010

2. AUTORITÉ :

Le présent document est publié avec l'autorisation du sous-ministre, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3. CONTEXTE :

Le présent domaine de connaissances sera mis en œuvre à l'aide de la politique sur le Système national de gestion de projets (SNGP) de TPSGC.

4. OBJECTIF :

Décrire les composantes et les exigences du SNGP qui s'appliquent à la gestion des coûts d'un projet.

5. RENSEIGNEMENTS :

La gestion des coûts comprend les processus relatifs à la planification, à l'estimation, à la budgétisation et au contrôle des coûts devant être exécutés pour qu'un projet soit réalisé selon le budget approuvé.

Les procédures de gestion des coûts servent à établir un budget et à surveiller le rendement associé à ce budget. Pour être efficace, la surveillance doit être axée sur l'utilisation réelle et prévue d'éléments, comme le temps des personnes, les matériaux, l'équipement, les installations et le transport.

Le plan de gestion des coûts établit la forme que prennent la planification, le fractionnement et le contrôle des coûts d'un projet ainsi que les activités et les critères liés à ces tâches. Ce plan fait habituellement partie du plan de gestion de projet.

Dans le contexte du gouvernement du Canada, la gestion des coûts est réalisée selon deux scénarios. Selon le premier scénario, une équipe de projet effectue une estimation et établit les coûts de base associés à la réalisation de la portée du projet. Ces coûts de base sont approuvés, puis l'équipe de projet contrôle les écarts par rapport à ceux-ci, au moyen des procédures de gestion des coûts et du processus de contrôle intégré des changements.

Selon le deuxième scénario, une proposition d'investissement, ou un processus semblable, permet d'établir au préalable le plafond budgétaire d'un projet. L'équipe de projet affecte ensuite les ressources en fonction de ce plafond budgétaire et assure la gestion des écarts budgétaires.

La gestion des coûts doit être prise en compte pendant toute la durée d'un projet. Ce processus est décrit ci-dessous en fonction des neuf phases du SNGP. Chaque projet doit avoir un plan de gestion des coûts; les documents connexes, comme les feuilles de calcul du suivi des dépenses budgétaires qui sont liées au plan de gestion des coûts, doivent être mis à jour tout au long du cycle de vie du projet au fil de l'évolution de ce dernier.

Objectif

L'objectif d'un plan de gestion des coûts consiste à fournir une méthode pour :

• établir le budget de base du projet et les outils de suivi connexes;
• définir la façon dont l'établissement de rapports sur les coûts sera effectué;
• décrire la façon dont les écarts de coûts seront gérés dans le cadre du projet.

Processus de gestion des coûts en fonction des étapes et des phases du SNGP

Étape de début de projet

Phase de définition

Une répartition des dépenses est fournie dans l'énoncé des exigences relatif aux activités de l'étape d'identification.

Étape d'identification de projet

Phase de lancement

Durant la phase de lancement, le chef de projet (aspect opérationnel) produit des estimations globales des coûts liés à la réalisation des activités de l'étape d'identification. Ces estimations sont incluses dans le Plan préliminaire de projet (PPP). Le PPP comprend un volet financier qui permet de décrire la source de financement et les approbations requises pour le financement du projet dès les premières étapes. Le PPP contient également une composante portant sur les coûts. Ce document présente le budget global de l'étape d'identification, une description du processus de gestion des flux de trésorerie, un ensemble précis d'activités, les produits livrables et leurs coûts respectifs ainsi qu'un processus global de gestion des coûts.

Phase de la faisabilité

Le rapport de la faisabilité, produit au cours de la phase de la faisabilité, comprend les exigences de coût globales pour l'étape de réalisation (coûts des immobilisations et coûts opérationnels pertinents). Des estimations de coûts globales, tenant compte des hypothèses, des contraintes ainsi que des fonds de prévoyance et des réserves pour éventualités, sont fournies pour toutes les options, afin d'évaluer ces dernières et de formuler des recommandations quant aux options viables qui devraient être analysées plus en profondeur.

Phase de l'analyse

L'analyse de rentabilisation et l'arrêté de projet sont les principaux produits livrables qui découlent de la phase de l'analyse. Les autres produits livrables comprennent un document sur l'architecture logique de la solution. L'examen et l'analyse des coûts contenus dans ces documents comprennent des coûts éventuels afférents à la passation de contrats. Une estimation détaillée des coûts, tenant compte des hypothèses, des contraintes ainsi que des fonds de prévoyance et des réserves pour éventualités, est préparée pour chaque option viable et pour l'option recommandée.

Phase de la clôture de l'étape d'identification

La phase de la clôture de l'identification vise à garantir que le nécessaire a été fait en ce qui concerne l'appréciation, l'établissement de rapports, l'évaluation, le transfert et les activités de clôture administrative, pour que le gestionnaire de projet de l'organisation chargée de la réalisation puisse procéder sans heurt à l'étape de réalisation.

À la suite de l'approbation préliminaire de projet (APP), obtenue lors de la phase d'analyse, l'équipe de projet s'assure que les documents préparés lors de cette phase comprennent un budget mis à jour et des relevés exacts des dépenses engagées jusqu'à la fin de l'étape d'identification de projet, et que les services et les matériaux reçus ont été payés.

Étape de réalisation de projet

Phase de la planification

Le gestionnaire de projet de l'organisation chargée de la réalisation doit élaborer un plan de gestion des coûts décrivant en détail la façon dont elle gérera les coûts associés au projet. En règle générale, il s'agit d'un plan complémentaire du plan de gestion de projet. Le gestionnaire opérationnel doit également produire un document complémentaire de suivi des coûts et du budget ainsi que des outils permettant de relever et de signaler les écarts.

Le processus détaillé de gestion des coûts relatif à l'étape de la réalisation comprend les quatre étapes principales ci-après.

Planification des ressources

Le processus détaillé de gestion des coûts débute par la planification des ressources qui seront utilisées pour réaliser le projet. Si les estimations sont établies au moyen de la technique ascendante, le gestionnaire du budget doit, pour déterminer les exigences en matière de ressources, analyser les tâches et les produits livrables décrits dans la structure de répartition du travail (SRT) en fonction de l'énoncé de la portée du projet, des politiques organisationnelles, des données historiques relatives aux projets antérieurs similaires, des ressources disponibles et de la durée prévue des activités. Le gestionnaire du budget examine des solutions de rechange concernant le calendrier et le choix des ressources. L'extrant de ce processus est une description des ressources nécessaires, des tâches de ces dernières, et de la durée de leur affectation. Cela comprend tous les types de ressources, les personnes, les installations, l'équipement et le matériel. Une fois que le plan des ressources est en place, le processus d'estimation peut commencer.

Si, pour l'essentiel, le budget et la portée sont préalablement établis, le gestionnaire du budget commence par examiner le plafond budgétaire préétabli et, en consultation avec le gestionnaire du projet, il détermine le nombre minimal de ressources disponibles requises pour réaliser la portée du projet. Le gestionnaire du budget attribue les fonds disponibles aux ressources qui sont considérées comme essentielles à l'achèvement des blocs de tâches liés au projet.

Estimation des coûts

Pour estimer les coûts de chaque activité, le gestionnaire du budget utilise les blocs de tâches de la SRT, les exigences en matière de ressources déterminées à l'étape précédente, les tarifs associés aux ressources (p. ex., les ressources provenant des centres de compétences qui utilisent des ententes ministérielles internes, comme les ententes sur les niveaux organisationnels ou les ententes avec le client pour le recouvrement des coûts) et la durée prévue des activités. Les documents d'estimation, les données historiques et les renseignements sur les risques servent pour leur part à déterminer les techniques et les méthodes qui permettent d'obtenir les estimations les plus précises. Les taux de rémunération du Conseil du Trésor (p. ex., déplacements), un Plan comptable général (p. ex., catégories de compte du grand livre) et les offres à commandes visant des biens et des services sont utilisés pour répartir les coûts dans les différents grands livres portant sur les prix fixes ou le coût des ressources matérielles.

Les estimations peuvent être réalisées au moyen de plusieurs types d'outils. Par exemple, le processus d'estimation ascendante est réalisé au moyen d'outils informatiques. L'estimation ascendante consiste à examiner chaque lot de travaux ou chaque activité et à estimer le coût de ce lot ou de cette activité sur les plans, notamment, de la main-d'œuvre, des matériaux, des installations, de l'équipement. Cette méthode est habituellement laborieuse, mais elle permet généralement d'obtenir des estimations précises si elle est fondée sur des documents d'entrée détaillés et bien préparés.

Établissement du budget

Les coûts estimatifs de chaque tâche de la SRT sont regroupés afin de connaître le coût global du projet et, par conséquent, d'établir le budget du projet ou les coûts de base. Le budget représente le plan des dépenses, qui détaille la façon dont les fonds seront dépensés et à quel rythme ils le seront. Les activités liées au projet, les estimations des coûts, les tâches de la SRT, la disponibilité des ressources et le financement prévu sont tous intégrés au calendrier du projet, afin d'affecter les fonds aux ressources et aux tâches. Le plan des dépenses établit les coûts de base ou le budget, en fonction desquels les mesures de contrôle des coûts seront appliquées pour garantir que le rythme des dépenses correspond au financement et à la disponibilité des ressources.

Contrôle des coûts

Le contrôle des coûts s'effectue tout le long du cycle de vie d'un projet. Le contrôle des coûts consiste à comparer les rapports sur le rendement des coûts avec les coûts de base afin de détecter des écarts. Les outils de contrôle des coûts comprennent des programmes informatisés, comme les feuilles de calcul Excel et MS Project, et des techniques, comme l'analyse de la valeur réalisée. Les extrants de l'exercice de contrôle des coûts comprennent les produits livrables suivants, qui seront mis à jour tout le long du cycle de vie du projet :

• estimation des coûts révisés;
• mises à jour du budget;
• mesures correctives;
• estimation des coûts totaux à la fin du projet.

Des mesures correctives sont prises dès que les coûts sont concernés. Parmi ces mesures, mentionnons la mise à jour du budget ou des coûts de base pour qu'ils correspondent aux réalités du projet et aux changements apportés à la portée.

Les activités suivantes sont accomplies lors du contrôle des coûts :

• surveiller les dépenses liées au projet et vérifier qu'elles demeurent conformes au plan de base concernant le rythme des dépenses et le total de celles-ci;
• mettre les prévisions à jour en fonction des données réelles et des changements approuvés;
• cibler les écarts de coûts et déterminer la cause de ces écarts;
• prendre des mesures correctives pour corriger les écarts.

Le gestionnaire de projet dispose de plusieurs moyens pour corriger les écarts. Dans les cas où les fonds sont insuffisants, des priorités relatives à l'échéancier, aux coûts, à la portée et à la qualité sont établies avec le client ou le responsable du secteur d'activité. Les changements apportés doivent être approuvés par le client. Dans certains cas, le gestionnaire de projet peut, sous réserve d'une approbation, modifier l'exécution du projet, sans en modifier la portée, afin que les dépenses respectent de nouveau les limites approuvées. Si le gestionnaire de projet reconnaît que les estimations initiales étaient inexactes, il peut demander des fonds supplémentaires ou réduire la portée du projet, selon l'approbation du client. Enfin, lorsqu'il est impossible de maintenir les coûts de base actuels, le gestionnaire de projet peut présenter une demande de modification du budget ou des coûts de base afin qu'une nouvelle base de référence approuvée soit établie. Les demandes de modification des coûts de base sont présentées, puis approuvées ou rejetées conformément aux processus de gestion des flux de trésorerie ou de gestion des changements.

Phase de la conception

Le gestionnaire de projet ou le gestionnaire du budget répète le processus décrit dans la phase de la planification. Le plan de gestion des coûts mis à jour ainsi que les formulaires et les documents connexes qui découlent de ce processus sont approuvés lors de l'approbation définitive de projet (ADP), soit le dernier point de vérification de cette phase du projet.

Phase de la mise en œuvre

Les données réelles sont entrées au fur et à mesure que les rapports sur le budget sont générés. Ensuite, le budget et les documents connexes de suivi des coûts sont examinés. En réponse aux demandes de modification, le gestionnaire de projet ou le gestionnaire du budget répète les étapes du processus décrites ci-dessus pour évaluer les répercussions sur le budget et les coûts. Les changements approuvés sont gérés conformément aux procédures de contrôle des coûts décrites ci-dessus.

Phase de la clôture de l'étape de réalisation

Une fois le projet terminé, l'équipe de projet prépare le rapport de clôture et le rapport sur les leçons apprises. Elle réalise également les activités administratives et les activités de clôture du contrat, et consigne le processus de façon approfondie. Le budget, les relevés des dépenses et des paiements et tout autre document complémentaire relatif aux finances ou à la gestion des coûts doivent être mis à jour. Un résumé de toutes les modifications proposées aux coûts et au budget, qu'elles soient approuvées ou refusées, doit être préparé. Ce résumé devrait également préciser la façon dont les écarts de coûts ont été gérés et indiquer si le fonds de prévoyance du projet ou d'autres sources de financement ont été utilisés.

6. PORTÉE :

Le présent domaine de connaissances s'applique à tous les projets de TPSGC.

Pour ce qui est des projets réalisés pour le compte d'autres ministères et financés par ceux-ci, les pratiques du SNGP doivent être mises en application conformément aux approbations et à la gouvernance du client, selon la procédure relative aux projets opérationnels appuyés par les TI des autres ministères.

7. DÉFINITIONS :

Budget

Selon le Guide du corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK®), un budget désigne toute estimation approuvée d'un projet, toute composante approuvée de la structure de répartition du travail ou toute activité prévue.

Coût

Le coût représente la somme des dépenses (réelle ou nominale) engagées dans le cadre d'une activité ou d'un élément particulier du coût de revient ou des dépenses attribuables à cette activité ou à cet élément.

Contrôle des coûts

Le contrôle des coûts consiste à comparer les rapports sur le rendement des coûts avec les coûts de base afin de détecter des écarts. Les activités suivantes sont accomplies lors du contrôle des coûts :

• surveiller les dépenses liées au projet et vérifier qu'elles demeurent conformes au plan de base concernant le rythme des dépenses et le total de celles-ci;
• mettre les prévisions à jour en fonction des données réelles et des changements approuvés;
• cibler les écarts de coûts et déterminer la cause de ces écarts;
• prendre des mesures correctives pour corriger les écarts.

Plan de gestion des coûts

Selon le Guide PMBOK®, un plan de gestion des coûts établit le format et précise les activités et les critères relatifs à la planification, au fractionnement et au contrôle des coûts d'un projet. Il s'agit d'un document complémentaire du plan de gestion de projet.

Gestion des coûts du projet

Conformément au Guide d'établissement des coûts du SCT, la gestion des coûts, dont l'objectif consiste à garantir que le projet est réalisé selon le budget approuvé, comprend les processus relatifs à la planification, à l'estimation, à la budgétisation et au contrôle des coûts.

Écart

Selon le Guide PMBOK®, un écart est une dérogation ou une divergence par rapport à une base de référence déterminée ou à une valeur prévue.

8. RESPONSABILITÉS :

On encourage fortement toutes les parties responsables de l'élaboration du processus de gestion des coûts du projet et des plans de gestion des coûts à consulter les autres chefs de projet et gestionnaires de projet ainsi que les gestionnaires principaux de projet au moment de rédiger le plan de gestion des coûts. On recommande également aux gestionnaires de projet et de budget de demander des conseils aux experts techniques et à d'autres experts en la matière de TPSGC. Ils devraient également tenir compte des données historiques de projets semblables réalisés à TPSGC et des leçons apprises dans le cadre de ces projets, lorsqu'ils produiront ou mettront à jour le plan de gestion des coûts, les budgets, les documents relatifs à l'établissement des coûts ou autres documents financiers connexes.

Chef de projet (aspect opérationnel)

Le chef de projet (aspect opérationnel) doit rendre des comptes au client ou au responsable du secteur d'activité, quant à la gestion efficace des coûts du projet. Plus précisément, il doit :

• veiller à ce que les estimations des coûts soient incluses dans le PPP en vue de l'étape d'identification;
• voir à ce les options décrites dans le rapport de faisabilité fassent l'objet d'une analyse indicative et approfondie;
• s'assurer que l'analyse de rentabilisation comprend une analyse des coûts relatifs aux options viables;
• veiller à ce que l'arrêté de projet soit représentatif des coûts liés à la réalisation de la portée du projet;
• élaborer et mettre en œuvre un processus de gestion des changements en vue de l'étape d'identification;
• s'assurer que des coûts finaux exacts sont déterminés pour le point de vérification qu'est l'ADP;
• gérer les processus relatifs à l'APP et à l'ADP, et fournir une analyse des coûts suffisamment détaillée pour justifier l'approbation des coûts à chacun des points de vérification;
• fournir aux cadres supérieurs responsables de l'aspect opérationnel des données sur les coûts réels et prévus;
• approuver les changements apportés aux coûts de base;
• obtenir une approbation de fonds.

Gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet est responsable de tous les éléments relatifs aux coûts du projet lors de l'étape de réalisation. Plus précisément, il doit :

• veiller à ce qu'un plan de gestion des coûts soit préparé;
• s'assurer que les ressources nécessaires à la mise en œuvre du plan de gestion des coûts sont disponibles (p. ex., employés, outils et documents requis);
• approuver le plan de gestion des coûts;
• élaborer et mettre en œuvre un processus de gestion des changements en vue de l'étape de réalisation;
• évaluer et valider les changements proposés quant aux coûts de base;
• gérer les changements proposés qui touchent les coûts de base au moyen d'un processus de gestion des changements;
• faire approuver le budget de base et les procédures de gestion des coûts;
• s'assurer que l'ensemble du personnel respecte les processus de gestion des coûts établis;
• établir des rapports sur le budget et les écarts de coûts.

Gestionnaire du budget

Remarque : Une personne pourrait devoir être affectée exclusivement au poste de gestionnaire du budget dans le cadre de projets d'envergure; autrement, en règle générale, ce rôle est joué par le gestionnaire de projet de l'étape de la réalisation.

Le gestionnaire du budget est responsable de l'élaboration du plan de gestion des coûts, de l'établissement des estimations de coûts et des coûts de base ainsi que de la réalisation du contrôle des coûts. Plus précisément, il doit :

• élaborer, mettre en œuvre et maintenir le plan de gestion des coûts, les estimations des coûts et le budget du projet;
• cibler et corriger les écarts de coûts;
• gérer le processus de contrôle des coûts;
• traiter les demandes de modification des coûts;
• s'assurer que l'ensemble du personnel affecté au projet respecte les processus de contrôle des coûts établis;
• établir des rapports sur les coûts réels et les coûts prévus;
• cibler les leçons apprises en matière de gestion des coûts et établir des rapports à cet égard.

Chefs de projet et membres de l'équipe de projet

Les chefs ou les membres de l'équipe de projet doivent :

• participer au processus d'estimation des coûts de leur domaine de compétence respectif;
• respecter les processus de contrôle des coûts et fournir les documents requis;
• vérifier les renseignements et les estimations;
• déterminer les leçons apprises et établir des rapports à ce sujet;
• répondre aux demandes de mesures correctives, au besoin.

Client ou responsable du secteur d'activité

Le client ou le responsable du secteur d'activité doit :

• financer le projet et obtenir un financement supplémentaire, au besoin;
• approuver l'analyse de rentabilisation, l'arrêté de projet et autres documents détaillés relatifs à l'estimation des coûts;
• fournir des directives et prendre des décisions opportunes sur les enjeux liés aux coûts;
• surveiller la répartition et l'utilisation des fonds, en consultation avec le gestionnaire de projet;
• approuver les changements recommandés qui ont une incidence sur les coûts de base;
• aider le gestionnaire de projet à prévenir l'élargissement non autorisé de la portée;
• prendre des décisions opportunes quant aux enjeux liés aux coûts du projet et aux problèmes, dès qu'ils surgissent.

9. RÉFÉRENCES :

• Politique du SCT sur la gestion de projets
• Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guide du corpus des connaissances en management de projet : Guide PMBOK®), 4^e édition, 2008 (disponible en anglais seulement)
• Énoncé des exigences
• Plan préliminaire de projet, Version « complète »
• Plan préliminaire de projet, Version « allégée »
• Rapport de la faisabilité
• Arrêté de projet, Version « complète »
• Arrêté de projet, Version « allégée »
• Plan de gestion de projet

10. PIÈCES JOINTES :

Aucune

11. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS :

Veuillez adresser toute demande de renseignements relative au présent domaine de connaissances au directeur, Centre d'excellence, Bureau d'exécution des projets, Direction générale des services d'infotechnologie.