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Rencontres prédemande
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- Avis
- Lettre datée du 13 novembre 2007
- Notes d'orientation de l'Office national de l'énergie concernant les rencontres prédemande
Bureau de gestion des grands projets (BGGP)
Le processus du BGGP s'applique à toutes les demandes de construction de nouvelles installations, déposées en vertu de l'article 52 (pipelines) et de l'article 58.16 (lignes de transport d'électricité) de la Loi sur l'ONÉ (18F juillet 2008)
Avis
L'Office national de l'énergie (l'ONÉ ou l'Office) tient à faire en sorte que les demandeurs éventuels aient la possibilité de comprendre pleinement ses processus. Les rencontres prédemande organisées entre les demandeurs éventuels et le personnel de l'Office constituent une des options offertes par l'ONÉ pour mieux faire comprendre son processus de demande et ses exigences en matière de réglementation. Les rencontres prédemande donnent à toutes les parties concernées l'occasion :
- d'échanger des renseignements sur les processus et d'établir des rapports avec des personnes‑ressources;
- de discuter des exigences en matière de dépôt;
- de déterminer les ressources requises.
Il semble également que la rencontre prédemande contribue au dépôt de demandes plus complètes, ce qui facilite le processus d'examen et améliore les délais de traitement.
L'Office a produit des Notes d'orientation concernant les rencontres prédemande pour aider les demandeurs éventuels à déterminer si une telle rencontre leur serait utile. Ces notes, révisées récemment, présentent les objectifs des rencontres prédemande, expliquent la façon d'en demander une et indiquent à quoi vous attendre durant ces rencontres. Elles ont été revues pour refléter la mise à jour des processus et attirer l'attention sur les exigences relatives aux rencontres.
Pour obtenir un exemplaire des Notes d'orientation de l'ONÉ concernant les rencontres prédemande, veuillez consulter le site Web de l'Office à l'adresse http://www.neb-one.gc.ca/clfnsi/rpblctn/ctsndrgltn/rrggnmgpnb/prpplctnmtng/prpplctnmtng-fr.html.
Pour demander la tenue d'une rencontre prédemande, veuillez communiquer avec le chef d'équipe de l'ONÉ responsable de la demande proposée. Si vous n'êtes pas certain de l'identité du chef d'équipe concerné, composez le 403-299-3860 ou le 1-800-899-1265 (sans frais).
Lettre datée du 13 novembre 2007
Dossier OF-Surv-MWP 01 (230-A000-2-6)
Le 13 novembre 2007
Destinataires :
Compagnies du ressort de l'Office national de l'énergie
Association canadienne des pipelines de ressources énergétiques
Association canadienne des producteurs pétroliers
Notes d'orientation de l'Office national de l'énergie concernant les rencontres prédemande
Madame, Monsieur,
Nous sommes heureux de vous faire parvenir les Notes d'orientation de l'Office national de l'énergie (ONÉ ou Office) concernant les rencontres prédemande, que vous trouverez ci-jointes. Elles ont depuis été revues pour refléter la mise à jour des processus et attirer l'attention sur les nouvelles exigences relatives aux rencontres. Vous pouvez également obtenir un exemplaire des Notes d'orientation concernant les rencontres prédemande en visitant le site Internet de l'ONÉ à l'adresse www.neb-one.gc.ca/clf-nsi/rpblctn/ctsndrgltn/rrggnmgpnb/prpplctnmtng/prpplctnmtng-fr.html.
Les rencontres prédemande avec les demandeurs éventuels peuvent contribuer au dépôt de demandes plus complètes, ce qui facilite le processus d'examen et améliore les délais de traitement. Bien que ces Notes visent surtout les demandes concernant des installations, les principes généraux et les processus s'appliquent aussi à d'autres sortes de demandes, y compris celles qui touchent les droits et tarifs ainsi que les exportations et importations de produits de base. Nous vous invitons à les consulter si vous avez l'intention de rencontrer notre personnel avant de déposer une demande.
Pour demander la tenue d'une rencontre prédemande, veuillez communiquer avec le chef d'équipe de l'ONÉ responsable de la demande proposée. Si vous n'êtes pas certain de l'identité du chef d'équipe concerné, composez le 403-299-3860 ou le 1-800-899-1265 (sans frais).
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
La secrétaire de l'Office,
Claudine Dutil-Berry
Pièce jointe
Notes d'orientation de l'Office national de l'énergie concernant les rencontres prédemande
- Objet des Notes d'orientation
- Objectifs des rencontres prédemande
- Demande de rencontre
- Préparation à une rencontre
- Contenu des rencontres prédemande
- Participants
- Après une rencontre
- Annexes
1.0 Objet des Notes d'orientation
Les Notes d'orientation visent à aider les demandeurs éventuels à déterminer si une rencontre avec le personnel de l'ONÉ serait utile, et à quel moment. Elles expliquent en détail les objectifs des rencontres prédemande, les étapes à suivre pour les solliciter, leur contenu et la nature des participants.
2.0 Objectifs des rencontres prédemande
Les rencontres prédemande visent à aider les demandeurs éventuels à mieux comprendre le processus de dépôt des demandes et les exigences réglementaires, et à faciliter le processus d'examen des demandes.
Tout en respectant le Code régissant la conduite des employés de l'Office national de l'énergie et les principes de justice naturelle, il est possible d'aborder une variété de sujets de façon appropriée au cours des rencontres prédemande1, notamment les suivants :
- Échange de renseignements sur les processus et établissement de rapports avec des personnes-ressources : Un demandeur éventuel peut obtenir de l'information sur les processus de l'ONÉ et les délais associés au traitement d'une demande2. La rencontre peut également servir à prendre connaissance des personnes-ressources qu'on peut consulter à l'ONÉ pour demander d'autres renseignements sur les procédures et les échéanciers, ou obtenir des mises à jour.
- Exigences en matière de dépôt : Le personnel de l'Office peut renvoyer un demandeur éventuel au Guide de dépôt de l'Office national de l'énergie, à des précédents traités par l'Office, et à d'autres politiques ou lignes directrices de nature à les orienter quant aux éléments à inclure dans une demande et aux besoins d'information connexes.
- Détermination des ressources requises : Le demandeur éventuel peut renseigner l'ONÉ sur les principaux éléments de la demande, de façon à l'aider à planifier les ressources en personnel ou les besoins de coordination avec d'autres organismes. Cette information pourrait aussi aider le personnel de l'Office à définir ou à suggérer des options pour ce qui est des mécanismes appropriés de règlement des différends. De plus, l'ONÉ peut prendre connaissance d'activités prédemande importantes qui intéressent de tierces parties (p. ex., consultations auprès du public et des intervenants, discussions avec d'autres ministères, etc.).
1. On peut consulter le Code régissant la conduite des employés de l'ONÉ à l'adresse Internet suivante : www.neb-one.gc.ca/clf-nsi/rthnb/whwrndrgvrnnc/cdfcndctfrnbmplys/cdfcndctfrnbmplys-fra.html.
2.Les délais de traitement véritables dépendent de la mesure dans laquelle la demande est complète, du
temps mis à répondre aux éventuelles demandes de renseignements de l'Office, des procédures établies
relativement à la participation de tiers, etc.
Ainsi, une partie peut solliciter une rencontre prédemande pour discuter des processus de l'Office ou d'une demande qui serait susceptible de comporter :
- des questions spéciales ou dont le demandeur n'a pas l'habitude de traiter;
- des enjeux techniques, environnementaux, commerciaux ou stratégiques qui sont nombreux, complexes ou de grande portée;
- des exigences temporelles particulières (p. ex., fenêtres de construction, échéancier des études de base).
Dans certains cas, ce processus peut être modifié afin de mieux répondre aux besoins propres à votre prédemande. Veuillez discuter des détails propres à une demande avec le chef d'équipe approprié.
3.0 Demande de rencontre
Avant de demander et d'avoir une rencontre avec des membres du personnel de l'Office, il est recommandé au demandeur éventuel d'examiner les dispositions pertinentes de la Loi sur l'Office national de l'énergie, des Règles de pratique et de procédure de l'Office national de l'énergie (1995), du Règlement de 1999 sur les pipelines terrestres, du Règlement de l'Office national de l'énergie concernant l'électricité et du Guide de dépôt de l'Office national de l'énergie, ainsi que toutes les autres dispositions réglementaires, lignes directrices ou politiques pertinentes. Tous ces documents se trouvent sur le site Web de l'ONÉ, à l'adresse www.neb-one.gc.ca, ou peuvent être obtenus auprès de la bibliothèque de l'Office3. Ces préparatifs aideront le demandeur ou les autres parties à mieux comprendre les processus de l'Office et la nature des renseignements à fournir lors du dépôt d'une demande.
3. La bibliothèque de l'ONÉ est située au 444, Septième Avenue S.-O., Calgary (Alberta), T2P 0X8; pour communiquer avec le personnel, composer le 403-299-3561 ou le 1-800-899-1265 (sans frais), ou écrire à l'adresse électronique suivante : bibliotheque@neb-one.gc.ca.
L'Office recommande que l'on sollicite la rencontre prédemande assez tôt dans la phase de préparation d'une demande, car c'est à ce moment que des orientations sur les parties pertinentes du Guide de dépôt de l'Office national de l'énergie, des précédents traités par l'Office ou d'autres documents et renseignements concernant les processus de l'ONÉ seraient les plus utiles.
Le demandeur éventuel qui sollicite une rencontre doit en préciser les objectifs et fournir assez de détails sur la demande projetée pour que l'Office puisse déterminer si la rencontre et le moment sont opportuns. La demande de rencontre doit être faite suffisamment à l'avance pour que le personnel de l'Office puisse examiner la question et se préparer convenablement à la rencontre. Il est suggéré de faire la demande au moins dix jours avant la date proposée de la rencontre.
Pour demander la tenue d'une rencontre prédemande, le demandeur éventuel est prié de communiquer directement avec le chef d'équipe de l'ONÉ responsable de la demande proposée. Si vous n'êtes pas certain de l'identité du chef d'équipe concerné, composez le 403-299-3860 ou le 1-800-899-1265 (sans frais).
Vous pourrez discuter avec le chef d'équipe de l'à-propos d'avoir une rencontre, et du moment opportun, compte tenu des objectifs proposés de la rencontre.
4.0 Préparation à une rencontre
Avant la rencontre, le demandeur éventuel établirait l'ordre du jour de la rencontre de concert avec un chef d'équipe de l'ONÉ. L'ordre du jour devrait préciser le nom, les rôles, les responsabilités et l'adresse de courrier électronique des participants, et être établi en utilisant le modèle fourni à l'annexe 1.
Le demandeur éventuel doit déposer auprès de l'ONÉ tout document qu'il a l'intention de présenter à la rencontre, et ce, au moins trois jours à l'avance.
Une fois qu'une demande a été déposée auprès de l'ONÉ, toutes les communications avec le personnel de l'ONÉ doivent passer par les Services juridiques ou le Bureau du secrétaire.
5.0 Contenu des rencontres prédemande
Puisque tous les documents présentés à une rencontre prédemande sont classés dans les dossiers de l'ONÉ, le demandeur éventuel devra être prêt à en remettre une copie au personnel à la fin de la rencontre.
Exemples de renseignements susceptibles d'être présentés et remis à l'Office :
- aperçu et portée du projet;
- raison d'être du projet;
- calendrier de la demande et des travaux de construction projetés;
- cartes établies à une échelle suffisante (topographie, accès, utilisation du territoire par l'homme, etc.) ou des photos illustrant le contexte environnemental;
- copies papier des exposés (p. ex., PowerPoint, etc.).
Les renseignements qui précèdent aideront le personnel de l'ONÉ à fournir les sections pertinentes du Guide de dépôt de l'Office national de l'énergie, des précédents traités par l'Office ou d'autres documents d'orientation utiles. De plus, ils pourraient aider l'Office à mieux évaluer les exigences sur le plan des ressources internes que pourrait susciter le dépôt de la demande.
Le personnel de l'ONÉ pourrait profiter de la rencontre pour établir si le demandeur éventuel est au courant d'autres processus de réglementation, tels que ceux qui sont associés à la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale, qui pourraient avoir une incidence sur la demande proposée.
Conformément au Code régissant la conduite des employés de l'ONÉ et aux principes de justice naturelle, le personnel de l'ONÉ ne peut pas fournir à la compagnie réglementée ou au demandeur éventuel des conseils précis sur le projet envisagé ou des questions de fond.
6.0 Participants
Il serait peut-être bon que le gestionnaire de projet ou un autre représentant au courant du projet présente l'information pertinente au personnel de l'ONÉ. Il devrait être secondé par un personnel composé, par exemple, de spécialistes dans les domaines suivants :
- ingénierie et questions techniques;
- questions environnementales et socio-économiques;
- santé et sécurité;
- consultations avec les Autochtones, les propriétaires fonciers et le public;
- droits et tarifs, finances et aspects économiques;
- marchés et approvisionnements;
- questions de réglementation et affaires communautaires;
De plus, il pourrait être utile pour la compagnie réglementée ou le demandeur éventuel de se faire accompagner par son conseiller juridique lors de la rencontre.
En règle générale, les membres du personnel de l'ONÉ qui assistent à la rencontre prédemande comprendront le chef d'équipe responsable du projet proposé, un avocat et des spécialistes compétents. Notons que le personnel de l'ONÉ qui assiste à la rencontre pourrait ou non être affecté à l'examen de la demande après son dépôt.
7.0 Après la rencontre
Le personnel de l'ONÉ prendra des notes concernant la rencontre prédemande et les fera parvenir au demandeur éventuel pour examen (l'annexe 1 présente un modèle). Toute différence entre les notes concernant la rencontre prises par le demandeur éventuel et celles de l'Office, ainsi que les commentaires, doivent être portés à l'attention du président de la rencontre. La version finale des notes sera envoyée au demandeur éventuel dans les trente jours suivant la rencontre prédemande.
Les notes concernant la rencontre et toute documentation fournie au cours de la rencontre seraient mises à la disposition du public sur demande.
L'Office pourrait effectuer un sondage afin d'évaluer le processus de rencontre prédemande. En pareil cas, le président de la rencontre indiquera la procédure durant la rencontre prédemande.
8.0 Annexes
- Annexe 1:Ordre du jour et modèle de notes concernant la rencontre
- Annexe 2: Liste de contrôle pour le demandeur éventuel
Annexe 1 : Ordre du jour et modèle de notes concernant la rencontre
| Rencontre prédemande - Projet XXXX | JJ MM AAAA XX h XX à XX h XX Salle XXXX |
|---|
| Président | ||||||||||
| Ordre du jour | ||||||||||
| Point | Description | Responsable | Temps (min) | Résultat attendu |
||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Présentations | Président | ||||||||
| 2 | Présentation de l'ordre du jour
|
Président | ||||||||
| 3 | Aperçu/présentation du projet XXXX | Représentant du demandeur éventuel | ||||||||
| 4 | Discussion sur le moment de la présentation de la demande, le moment de la tenue de l'audience et le processus de l'audience
|
|||||||||
| 5 | Discussion sur la structure de la demande et les exigences réglementaires
|
|||||||||
| 6 | Prochaines étapes
|
|||||||||
Participants proposés [nom de la compagnie]
XXX - Avocat
XXX – Titre, ministère, courriel
XXX – Titre, ministère, courriel
XXX – Titre, ministère, courriel
XXX – Titre, ministère, courriel
XXX – Titre, ministère, courriel
XXX – Titre, ministère, courriel
XXX – Titre, ministère, courriel
Participants proposés – ONÉ
XXX, chef d'équipe [équipe]
XXX, spécialiste de l'environnement
XXX, analyste financier
XXX, économie et réglementation financière
XXX, ingénieur
XXX, socio-économiste
XXX, avocat
XXX, analyste de l'approvisionnement
XXX, spécialiste des terres
XXX, analyste des marchés
XXX, agent des communications
XXX, spécialiste de la participation
| NOTES CONCERNANT LA RENCONTRE |
| Rencontre prédemande - XXXX |
| Date de la demande de rencontre |
| Date de la rencontre |
| Heure |
| Endroit |
| Rencontre convoquée par |
| Président |
| Preneur de notes |
Participants : [Nom, poste, responsabilités, courriel] Participants – [nom de la compagnie] : Participants - ONÉ : |
| NOTES CONCERNANT LA RENCONTRE (SUITE) | ||||
| Point | Messages clés | Mesure | Responsable | Échéance |
1. Point à l'ordre du jour |
||||
2. Point à l'ordre du jour |
||||
3. Point à l'ordre du jour |
||||
4. Point à l'ordre du jour |
||||
Examiné par :
□ Avocat (avant d'être envoyé au demandeur éventuel)
□ Demandeur éventuel
□ Avocat (après avoir été envoyé au demandeur éventuel)
Annexe 2 : Liste de contrôle pour le demandeur éventuel
Le présent document a été préparé au moyen des Notes d'orientation de l'Office national de l'énergie concernant les rencontres prédemande et il vise à aider le demandeur à suivre la procédure qui y est décrite. Prière d'adresser vos questions au chef d'équipe de l'ONÉ responsable de la demande.
| Calendrier | Tâche | Terminé |
| Demande de rencontre | ||
| Examiner les lignes directrices, les politiques et les règlements pertinents (par l'entremise de la bibliothèque ou du site Web de l'ONÉ). | □ | |
| Au moins 10 jours avant la date de la rencontre proposée. | Présenter la demande, déterminer les objectifs de la rencontre et fournir suffisamment de détails. | □ |
| Préparation à une rencontre | ||
| Préparer l'ordre du jour en collaboration avec le chef d'équipe de l'ONÉ; inclure le nom, les rôles, les responsabilités et l'adresse de courrier électronique des participants. | □ | |
| Au moins 3 jours avant la rencontre. | Présenter tous les documents qui seront apportés à la rencontre. | □ |
| Contenu des rencontres prédemande | ||
| Présenter les renseignements et les préoccupations au personnel de l'ONÉ (un représentant désigné par le demandeur éventuel effectue habituellement cette tâche). | □ | |
| Fournir au personnel de l'ONÉ des copies de tous les documents apportés à la rencontre. | □ | |
| Après la rencontre | ||
| Envoi dans les 30 jours qui suivent la rencontre | Revoir les notes concernant la rencontre préparées par le personnel de l'ONÉ. | □ |
| Répondre au sondage, s'il y a lieu. | □ | |
